Jakie nowinki teleinformatyczne powinno wdrożyć przedsiębiorstwo, aby ograniczyć koszty działalności, podnieść wydajność pracowników, a w rezultacie osiągnąć przewagę konkurencyjną? Specjaliści wymieniliby wiele różnych rozwiązań, ale zapewne najczęściej padałyby dwa pojęcia: „mobilność” i „cloud computing” (chmura obliczeniowa).
Technologie te skutecznie szturmują świat firmowego IT. Również za sprawą specjalistów od marketingu, którzy stają na głowie, by przedstawić je jako lek na niemal wszystkie bolączki biznesu. Prawda jest jednak taka, że te nowości w niektórych przypadkach są potrzebne, a w innych okazują się tylko kosztownym balastem.
Nie wszystko dla każdego
Według statystyk, z Facebooka korzysta ponad 16 mln Polaków i aż jedna czwarta z nich codziennie loguje się do tego portalu społecznościowego za pomocą telefonu komórkowego. Niektórzy robią to także w pracy. Firmy chcą się dopasować do oczekiwań tych osób, a przy okazji zyskać na mobilności. Zapewniają więc zatrudnionym dostęp do swoich danych i dokumentów za pośrednictwem urządzeń przenośnych. Dzięki temu specjaliści i menedżerowie mogą swoje obowiązki służbowe wykonywać w dowolnym miejscu.
— O mobilnym dostępie do aplikacji warto pomyśleć wtedy, gdy korzyści z niego są jednoznaczne. Przykładem może być obieg informacji w kontaktach z klientami, tudzież zarządzanie informacją pracowniczą, finansową i kapitałem ludzkim przedsiębiorstwa. Wówczas system działa jak klasyczny portal WWW, umożliwiając przeglądanie i wprowadzanie danych zdalnie za pośrednictwem internetowej przeglądarki — tłumaczy Franciszek Szweda, wiceprezes ds. rozwoju w BPSC.
Innymi słowy: jeśli inwestować w rozwiązania mobilne, to głównie z myślą o przedstawicielach handlowych i serwisantach, którzy u klienta przyjmują zamówienia lub zlecenia. Ale czy księgowi, dyrektorzy finansowi lub kadrowcy również powinni zostać uzbrojeni w smartfony i tablety?
— Przeglądanie na małym ekranie tysięcy dokumentów sprzedaży z ostatniego miesiąca albo listy płac setek pracownikównie jest najlepszym pomysłem. Zatem oferowanie mobilnych gadżetów osobom, których zadania wymagają raczej klasycznych rozwiązań, mija się z celem. Zwłaszcza, jeśli zwykle pracują przy swoich biurkach, a nie w terenie — wskazuje Franciszek Szweda.
Dodaje, że wprzęgnięcie mobilności do bardziej zaawansowanych procesów może pociągać za sobą komplikacje prawne dotyczące wymagań co do bezpieczeństwa, ochrony danych osobowych i poufności informacji. Wszystko to powoduje konieczność użycia bardziej wyrafinowanych metod szyfrowania i stawia pod znakiem zapytania opłacalność wdrożenia.
Najpierw analiza
Podobnie jest z chmurą obliczeniową, czyli z sięganiem po teleinformatykę w formie usługi udostępnianej przez internet. Powierzenie zasobów technologicznych i danych zewnętrznym partnerom niekiedy bywa tańsze, ale czy nie lepiej czasem poprzestać na IT w modelu tradycyjnym?
— Rozwiązanie on-premise, czyli stacjonarne, często wymaga sporych nakładów inwestycyjnych. Poza tym podczas eksploatacji może zaskakiwać kolejnymi nieprzewidzianymi dużymi wydatkami — uświadamia Robert Skrzypczak, ekspert rozwiązań Microsoft Dynamics ERP w polskim oddziale Microsoftu. Jego zdaniem, im mniejsza firma, tym korzyści z chmury są większe. Dzięki cloudowi — podkreśla — nawet biznesowy mikrus może pokonać bariery dużych inwestycji IT i zyskuje dostęp do technologii,których nie powstydziliby się liderzy rynku.
Wiktor Doktór, prezes Fundacji Pro Progressio, widzi to jednak inaczej. W kontekście tzw. centrów kontaktowych zwraca uwagą, że często lepiej zainwestować w stworzenie i utrzymanie własnego środowiska technologicznego, niż wybierać outsourcing IT. Przyznaje, że koszty rozwiązań stacjonarnych — serwerów, licencji dla określonej liczby stanowisk, nagrywarki rozmów — rozpoczynają się od kilkudziesięciu tysięcy złotych, a w modelu cloudowym są wyraźnie niższe (comiesięczny abonament).
Ale — zaznacza — pieniądze to nie wszystko. Przy wyborze konkretnego rozwiązania użytkownikom powinny przyświecać też inne cele: jakość technologii, kompetencje dostawcy lub outsoucera, optymalizacja procesów czy wpływ na zwiększanie zysków. Dużo zależy też od skali działalności przedsiębiorstwa.
— Najmniejsze firmy zwykle nie potrzebują wyodrębnionego działu obsługi klienta. Tym bardziej nie muszą korzystać z zewnętrznych usług. Dopiero przy bardziej złożonych operacjach contact center, kiedy oprócz telefonu używa się także faksów, poczty elektronicznej lub czata, warto pomyśleć o chmurze — podpowiada Wiktor Doktór.
Uważa też, że w poszukiwaniu informatycznego Świętego Graala firmy często kierują się modą. Tymczasem warto najpierw zapytać, czy w ich przypadku posiadanie pewnych technologii w ogóle ma sens. Czasem lepiej poprzestać na rozwiązaniach starych, lecz sprawdzonych.