Nie warto stawiać na swoim

Pomysły na organizację konferencji warto skonsultować z fachowcami

Organizowanie konferencji oferuje wiele ośrodków i hoteli. Ale przed wyborem lepiej się chwilę zastanowić.

— Konferencje z reguły organizuje się w dużych miastach wojewódzkich, ale ścisłe centrum nie zawsze jest dobrym wyborem. Jeśli celem klienta jest np. integracja uczestników, czyli zacieśnienie kontaktów między nimi, lub zatrzymanie ich, aby podjęli dyskusję na konkretny temat, to zdecydowanie lepiej wybierać miejsce odseparowane, które zapewni spokój i ciszę — tłumaczy Magdalena Pawlik, dyrektor generalny firmy Art Anima Biznes.

Dlatego warto zwrócić uwagę na oferty na obrzeżach miasta lub poza nimi. Duże znaczenie ma też liczba uczestników.

— Konferencję dla około 100 osób można zorganizować już w tydzień, do 10 dni. Ale jeśli jest do duży event, np. dla około tysiąca osób i więcej, wówczas na organizację trzeba poświęcić pół roku — wskazuje Magdalena Pawlik.

Jak tłumaczy Joanna Jabłońska, dyrektor ds. sprzedaży i marketingu firmy Activezone, określenie przedziału minimalnej i maksymalnej liczby uczestników pozwoli bezpiecznie i odpowiednio wcześniej zarezerwować odpowiedni obiekt.

— Korzystanie z nowoczesnych narzędzi ułatwia zarządzanie projektem. Zazwyczaj tworzymy stronę internetową eventu, gdzie można też rejestrować udział w konferencji. To szybki i sprawdzony sposób, pozwalający na zgromadzenie bazy danych wszystkich uczestników. Zdarza się jednak, że klienci próbują samodzielnie rejestrować uczestników, czasem nawet używając do tego faksu. To straszne utrudnienie, które wydłuża organizację szczególnie, gdy lista uczestników sięga kilkuset — ostrzega Joanna Jabłońska.

Jak podkreśla, poleca klientom nowoczesne rozwiązania komunikacyjne, np. za pomocą aplikacji na telefony komórkowe uczestnicy podczas konferencji mogą sprawdzać program imprezy, listę gości czy zapisywać się na konkretne wykłady. Specjaliści wskazują, że chociaż klienci na ogół mają dobre pomysły dotyczące organizacji konferencji, to jednak czasem lepiej, by zdali się na doświadczenie fachowców.

— Niekiedy klient chce na siłę „ukulturalniać” uczestników. Mieliśmy taką sytuację, gdy klient uparł się na swój pomysł, chociaż od początku wiedzieliśmy, że zakończy się to klapą. Konferencja była organizowana dla gości z typowo męskiej branży, miała być zakończona dyskusją, dlatego dobrym rozwiązaniem byłoby trochę alkoholu i jakiś subtelny damski głos na żywo w tle. Tymczasem klient wybrał warsztaty sushi i zespół kaszubski. Oczywiście większość uczestników nie była zadowolona — opowiada Magdalena Pawlik.

Dobrym pomysłem może być połączenie konferencji z programem atrakcji typu zwiedzanie czy uroczysta kolacja z pomysłem.

— Konferencje często oprócz funkcji edukacyjnej mogą doskonale służyć promocji produktów czy usług skierowanych bezpośrednio do uczestników. Mogą to być produkty klienta lub firm trzecich, które chca się promować podczas konferencji — mówi Joanna Jabłońska.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Rafał Fabisiak

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Kariera / Nie warto stawiać na swoim