Perspektywa finansowa 2014-20 dobiega końca. W tym roku instytucje publiczne ogłaszają ostatnie konkursy dotacyjne ze starego rozdania. Zgodnie z tzw. zasadą N+3 projekty mogą być realizowane i rozliczane do końca 2023 r.
Warto, aby beneficjenci dotacji znali wymagania, które obowiązują ich po podpisaniu umowy o dofinansowanie.
– Przedsiębiorca powinien wiedzieć, że wspomniana umowa przewiduje maksymalną, przysługującą mu wysokość grantu. To nie oznacza jednak, że beneficjent otrzyma taką kwotę ostatecznie, nawet jeśli zrealizuje zakres rzeczowo-finansowy projektu i osiągnie jego planowane cele – zauważa Katarzyna Wołczkiewicz, starszy konsultant w Crido.
Zwraca uwagę na prawidłowość zakupów, np. urządzeń i usług badawczych.
– Beneficjent musi zadbać o konkurencyjność wydatków. Jest to szczególnie istotne w przypadku zakupu maszyn, urządzeń, usług badawczych i robót budowlanych. Zamówienie powinno być poprzedzone odpowiednim oszacowaniem jego wartości. To pomoże przedsiębiorcy wybrać właściwy tryb przetargu: z wolnej ręki, w drodze rozeznania rynku lub zgodnie z zasadą konkurencyjności – podkreśla Katarzyna Wołczkiewicz.
W każdym z tych trzech przypadków ważne są parametry procedury zamówienia. Chodzi o sposób upublicznienia ogłoszenia, termin składania ofert i formę zawarcia umowy.
– Naruszenie przez beneficjenta zasad właściwego trybu udzielenia zamówienia może wiązać się z uznaniem części lub całości kosztów danego zakupu za niekwalifikowane. W efekcie będzie musiał zwrócić część dotacji – przestrzega starszy konsultant w Crido.
Warto podkreślić, że realizacja projektu z dofinansowaniem unijnym wiąże się również z koniecznością przestrzegania zasad ewidencjonowania i dokumentowania wydatków projektowych.
– Przedsiębiorca powinien prowadzić wyodrębnioną ewidencję księgową. Będzie ona pomocna w identyfikacji poszczególnych operacji finansowych związanych z projektem – wyjaśnia Katarzyna Wołczkiewicz.
Ponadto musi archiwizować dokumenty potwierdzające poniesione wydatki. Chodzi o dokumenty księgowe wraz z potwierdzeniem zapłaty oraz związane z przeprowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia, a także umowy, oświadczenia i protokoły odbioru.
Bardzo ważnym obowiązkiem beneficjenta jest regularne składanie wniosków o płatność, zazwyczaj co trzy lub sześć miesięcy w zależności od konkursu dotacyjnego. Jeżeli w danym okresie przedsiębiorca nie poniósł żadnych wydatków, powinien złożyć wniosek sprawozdawczy opisujący przebieg realizacji projektu. Jeśli tego nie zrobi w określonym terminie, musi liczyć się z rozwiązaniem umowy o dofinansowanie.