Prawie każde przedsięwzięcie z dofinansowaniem unijnym wiąże się z realizacją zakupów. W grę wchodzi m.in. nabycie maszyn, urządzeń, usług badawczych czy robót budowlanych. Zakupy o wartości powyżej 50 tys. zł muszą być wykonywane zgodnie z tzw. zasadą konkurencyjności. Jest ona opisana w unijnych wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków.
– Przebrnięcie przez wszystkie zapisy dotyczące wspomnianej zasady i ich odpowiednia interpretacja jest często sporym wyzwaniem. Przedsiębiorcy mają problem z właściwą realizacją procedur zakupowych. Jest ona dla nich najtrudniejszym elementem prowadzenia projektu z dofinansowaniem unijnym – mówi Magdalena Wolińska, menedżer w Crido.
Przedstawiciele biznesu mają wątpliwości, czy powinni umieszczać informacje o budżecie przeznaczonym na zakup np. urządzeń czy usług badawczych w internetowej bazie konkurencyjności.
– Żadne przepisy czy wymagania unijne nie nakazują tego. Beneficjent, który publikuje zapytanie ofertowe w bazie konkurencyjności, nie musi wypełniać pola związanego z budżetem. Natomiast może wskazać jego szacunkową wartość – wyjaśnia Magdalena Wolińska.
Wielu przedsiębiorców zastanawia się również nad tym, czy przy okazji publikacji wyników postępowania, powinni przedstawić ceny wszystkich ofert, które wpłynęły w ramach przetargu.
– Jakie należy podać obowiązkowe informacje? Dotyczą one nazwy wybranego wykonawcy, jego siedziby i ceny zamówienia. Nie ma konieczności publikowania wszystkich ofert cenowych oprócz wygranej – zaznacza Magdalena Wolińska.
Zwraca jednak uwagę, że formularz nowej bazy konkurencyjności wymusza na zamawiającym wprowadzanie danych dotyczących wszystkich otrzymanych ofert pomimo tego, że taki wymóg nie wynika z wytycznych unijnych.
– Niespełnienie go, może skutkować tym, że zamawiający spotka się z zarzutem niezachowania właściwej ścieżki audytu lub wręcz podawania nieprawdziwych danych – przestrzega Magdalena Wolińśka.
Ekspertka zauważa ponadto, że w zapytaniu ofertowym przedsiębiorca może określić inny sposób składania ofert niż za pomocą bazy konkurencyjności?
– Unijne wytyczne nie wskazują jednoznacznie, jak należy to robić. Sposób składania ofert powinien jednak być klarownie przedstawiony w zapytaniu ofertowym – wyjaśnia Magdalena Wolińska.
Czasami wybrany wykonawca może zgłosić się do zamawiającego, aby udzielić mu dodatkowego rabatu na całą wartość zamówienia. Ekspertka podkreśla, że taka sytuacja jest dopuszczalna, ale pod warunkiem, że nie zmienią się parametry wspomnianego zamówienie. Wykonawca nie może np. rozszerzyć lub zmniejszyć jego zakresu czy zastosować technologie inne niż pierwotnie planował.