Rynek outsourcingu kadrowo- -płacowego w Polsce rośnie po około 7 proc. rocznie. Na koniec 2014 r. jego wartość ma wynieść ponad 430 mln zł. Np. liczba klientów HRK Payroll Consulting przez cztery lata wzrosła o ponad 40 proc.
— Chodzi przede wszystkim o przesunięcie działań administracyjnych na zewnątrz, aby działy HR mogły się skupić na strategicznym kształtowaniu polityki kadrowej. Digitalizacja sprawia, że pracownicy chcą mieć bieżący dostęp do swoich danych, zarządzający — możliwość szybkiej analizy statystyk, a instytucje kontroli — łatwy dostęp do szczegółowych procedur.
Oznacza to więcej pracy niż dotąd, więc firmy chętnie przekazują na zewnątrz te dodatkowe obowiązki — mówi Małgorzata Wiśniewska-Janus, dyrektor HRK Payroll Consulting. Dodaje, że informatyczne systemy kadrowo-płacowe gromadzą miliony danych, a przekazanie administrowania nimi na zewnątrz zwiększa ich bezpieczeństwo.
— Ponad 40 proc. rynku w Polsce obsługuje około 10 największych dostawców. Reszta jest rozdrobniona na różnej wielkości biura księgowe. Z usług mniejszych podmiotów korzystają głównie małe i średnie firmy, dla których najważniejsza jest cena — wyjaśnia Dariusz Terlecki, dyrektor sprzedaży i marketingu ADP Polska.
Działania kadrowe i płacowe najchętniej zleca się firmom, które gwarantują jakość i zgodność z prawem, wzrost bezpieczeństwa, podział ryzyka z usługobiorcą, oszczędność czasu i pieniędzy. — Badania pokazują, że powierzenie administracji kadrowej i płacowej zewnętrznym specjalistom może być
nawet o około 40 proc. tańsze niż prowadzenie jej samemu. Redukcja tych wydatków poprawia EBITDA, co przekłada się na wzrost wartości firmy. Poza tym model outsourcingowy pozwala uelastycznić wiele kosztów związanych z usługami kadrowymi, czyli przenieść je z jednorazowych wydatków inwestycyjnych do stałych kosztów operacyjnych, co znaczne ułatwia planowanie budżetu — twierdzi Dariusz Terlecki. Jak wybierać zewnętrzną firmę? Trzeba mieć pewność, że ma doświadczenie i jest stabilna. Warto sprawdzić jej referencje i dokonania.
Podpowiedzią mogą też być certyfikaty jakości usług, kompetencji pracowników i bezpieczeństwa danych.
— Najważniejsze jest precyzyjne określenie zakresu usług i podziału odpowiedzialności prawnej i finansowej za nie. W imieniu usługobiorcy prowadzimy bazy danych, zarządzamy aktami osobowymi, naliczamy płace, sporządzamy kompleksowe raporty wynikowe i dokumentację dla ZUS-u i urzędu skarbowego. Musi on więc mieć pewność, że usługa będzie realizowana zgodnie z najwyższymi standardami, a odpowiedzialność prawno-finansowa jest tego najlepszym gwarantem — wskazuje Dariusz Terlecki.
Małgorzata Wiśniewska- Janus radzi, aby sprawdzić rodzaj firm, które usługodawca obsługuje, ich wielkość, strukturę, kapitał. — Nie bez znaczenia jest też poziom obsługi klienta, a także profile zawodowe osób, które będą odpowiadały za obsługę kadr i płac — dodaje szefowa HRK Payroll Consulting. Jeśli outsourcing kadr i płac łączy się ze zwolnieniami w firmie, dobrze jest, jeśli usługodawca może np. przeprowadzić outplacement lub nawet zaoferować zwalnianym zatrudnienie.