Jak zarządzać samochodami firmowymi? Najlepiej przez 24 godziny na dobę i oczywiście... oszczędnie.
Żeby ogarnąć wszystkie czynności związane z administrowaniem firmowym parkiem aut, menedżer floty musi korzystać ze specjalistycznej prasy flotowej, motoryzacyjnej i ekonomicznej. Powinien także brać udział w konferencjach i szkoleniach poświęconych poszczególnym aspektom zarządzania flotą, a przede wszystkim posługiwać się specjalistycznym oprogramowaniem.
— Podstawowym narzędziem szefa floty powinien być dobry program monitorujący koszty i organizację parku aut. Właściwa rejestracja kosztów połączona z kontrolingiem to podstawa. Kiedy te obszary są już uporządkowane, kolejnymi krokami powinny być weryfikacja sposobu zdobywania samochodów, organizacja serwisu mechanicznego, opon i ubezpieczenia, sposobu zakupu paliw, a na koniec sposobu sprzedaży aut wycofanych z eksploatacji. Kiedy doprowadzi się do sytuacji, w której wszystko działa idealnie i w żadnym z obszarów firma nie przepłaca... należy zacząć od nowa, czyli sprawdzić, czy z upływem czasu organizacja nie zmieniła się na tyle, aby np. ograniczyć liczbę samochodów — opowiada Michał Soćko ze Stowarzyszenia Kierowników Flot Samochodowych
Od czego zacząć
Budowanie firmowego parku samochodowego to skomplikowane przedsięwzięcie, do którego należy podchodzić bardzo skrupulatnie.
— Punktem wyjścia jest właściwe dobranie floty, a tego nie da się zrobić bez wnikliwej analizy i precyzyjnego zdefiniowania potrzeb firmy. Należy określić, jaki jest profil przedsiębiorstwa — czy ma ono przedstawicieli w terenie, a jeśli tak, to czy w Polsce, czy za granicą, czy zatrudnia przedstawicieli handlowych, którzy będą dużo jeździć, czy prezes i zarząd też powinni mieć służbowe samochody, jaką pracę będą wykonywać poszczególne auta. To pozwoli ocenić, czy niezbędne są samochody osobowe, czy ciężarowe, dobrać markę, modele, rodzaje silników. Nie da się tego zrobić od ręki, bez poznania firmy od podszewki — twierdzi Włodzimierz Młodziński, kierownik działu transportu w Universal Express Group.
Kolejne czynności menedżera floty to określenie jej wielkości, wybranie sposobu jej finansowania, a także rodzaju tankowania i serwisowania.
— Wielkość floty jest bardzo ważna. Inaczej się rozmawia z firmą, która ma dziesięć samochodów, inaczej — gdy ma sto, a jeszcze inaczej — jak ma tysiąc. Oczywiście, im więcej pojazdów, tym większe wydatki. Ale przedsiębiorstwo, które ma ich dużo, dla producentów, ubezpieczycieli czy serwisantów staje się poważnym partnerem do rozmów. Może negocjować stawki. Kolejna rzecz to forma zakupu samochodów, sposób ich finansowania — czy kupuje je z własnych środków, czy korzysta z innych instrumentów finansowych, jak leasing czy wynajem długoterminowy. Należy dokładnie przeanalizować, co się najbardziej opłaca. Nie obejdzie się też bez stworzenia wewnętrznego regulaminu korzystania z floty — wylicza Włodzimierz Młodziński.
Oszczędzać na wszystkim
Trudno mówić o oszczędzaniu, jeśli zamierza się kupić kilkadziesiąt samochodów, utrzymywać je w należytym stanie, ubezpieczyć i na bieżąco tankować.
— Nieco przewrotnie powiem, że najprostszym sposobem obniżenia kosztów floty jest ograniczenie liczby aut — żartuje Michał Soćko.
Jednak co innego oszczędności, a co innego rozrzutność. Są koszty, których nie da się uniknąć, ale są też takie, które można znacznie ograniczyć, i to nie tylko bez szkody, ale z pożytkiem dla floty. Można na przykład szkolić kierowców. Jak twierdzi Włodzimierz Młodziński, pieniądze wydane na ten cel przynoszą trzykrotny zysk. Dzięki kursom jeżdżą oszczędniej, zużywając mniej paliwa i nie niszcząc aut. Przy okazji, a może przede wszystkim, rzadziej uczestniczą w wypadkach samochodowych, więc firma oszczędza na naprawach.
Niezwykle ważny jest wewnętrzny regulamin określający, co wolno we flocie. Powinien dokładnie ustalać, na jakich zasadach pracownikowi wolno korzystać z samochodu służbowego. Pozwoli to uniknąć nieporozumień, a szefowi floty da możliwość kontrolowania parku samochodowego. Poza tym należy wyrobić w pracownikach korzystających ze służbowych aut nawyk codziennego sprawdzania, czy wszystko z samochodem jest w porządku. Codzienne dbanie o pojazd gwarantuje większe przebiegi między naprawami. A jeżeli samochód przejedzie kilka do kilkunastu tysięcy kilometrów miesięcznie, to oszczędności mogą być znaczne. Ale tak naprawdę, koszty trzeba ciąć, gdzie się da.
— Oszczędzać należy na tym, co stanowi największy udział w budżecie floty. Począwszy od negocjacji dotyczących zakupu nowych pojazdów, formy ich nabycia, wyboru optymalnego rodzaju silnika, wyposażenia, przez koszty paliwa, serwisu (np. rodzaj stosowanego oleju silnikowego, opon), optymalnego ubezpieczenia, skończywszy na należytej wycenie pojazdów przeznaczonych do sprzedaży — mówi Jacek Częścik ze Stowarzyszenia Kierowników Flot Samochodowych.
— Oszczędzać trzeba na wszystkim — podsumowuje Włodzimierz Młodziński.
Co ponadto jest potrzebne menedżerowi floty?
— Osobom rozpoczynającym karierę proponuję skupić się na właściwej organizacji pracy, systematycznym budowaniu pozycji w firmie i jednoczesnym obserwowaniu rynku i zachodzących na nim procesów — radzi Michał Soćko.
— Należy być systematycznym, komunikatywnym, otwartym na innowacje a jednocześnie odpornym na stres, bo tak naprawdę menedżer floty odpowiada nie tylko za flotowy majątek przedsiębiorstwa, ale również, pośrednio, za bezpieczeństwo osób korzystających z samochodów służbowych — podsumowuje Jacek Częścik.