Dla wielu z nas słowa: „nie mam czasu dla rodziny”, „nie mam kiedy odpocząć” brzmią niczym mantra. Można to zmienić.
Czas jest dobrem ograniczonym. Nie da się go niczym zastąpić, kupić czy zmagazynować. Doba trwa tylko 24 godziny. Dlatego trzeba ją racjonalnie wykorzystać, bo zaoszczędzenie godziny dziennie daje ponad pół dnia w tygodniu i aż sześć tygodni w roku.
— Z badań holenderskich wynika, że średni czas pracy menedżerów wynosi 70 godzin tygodniowo. Ale ponad 22 godziny z niego są zmarnowane — mówi Jolanta Krawczyk, właścicielka firmy eduPartners, szkolącej z zarządzania czasem.
Minuta, dwie — to godzina
Marcin Ryński, analityk IT PSE-Info oraz student Polish Open University w Warszawie, kilka miesięcy temu przeszedł taki kurs.
— Wzrosła moja wydajność w pracy. Mam więcej czasu dla siebie. Dzień lepiej sobie poukładałem i wydaje mi się, że bardziej profesjonalnie podchodzę do zadań — mówi Marcin Ryński.
Według Szymona Milonasa z firmy szkoleniowej ProFirma, kurs przyda się każdemu.
— Pomoże zarówno szefom, menedżerom, jak i pracownikom. U każdego w pracy są ludzie, którzy kradną czas. Koleżanka prosi o rzucenie okiem na jej projekt, kolega pokazuje zdjęcia z wakacji. Zabiera to tylko minutkę. Ale ona przez cały dzień urasta do godziny — wyjaśnia Szymon Milonas.
— Właściwie nie ma osoby, która może powiedzieć: nie marnuję czasu. Dlatego warto przejść szkolenie — dodaje Jolanta Krawczyk z firmy eduPartners.
Ankieta prawdę ci powie
Szkolenie prowadzi się metodami interaktywnymi. Składa się ono z symulacji, gier, ćwiczeń i wykładów.
— Kursanci uczą się, jak ułożyć harmonogram pracy, analizować zadania do wykonania pod względem ich ważności, jak przekazywać uprawnienia i jak organizować zebrania pracowników — mówi Jolanta Krawczyk.
Układanie harmonogramu polega na podzieleniu czynności. Jedne muszą być wykonane przez danego pracownika. Inne można scedować na kogoś drugiego. Są też takie, które pojawiają się cyklicznie i sporadycznie. Trzeba wtedy określić limity i rezerwy czasowe.
— Na początku prosimy uczestników o sporządzenie budżetów czasu. Wtedy okazuje się, na co tak naprawdę go poświęcają i co im go zabiera — mówi Szymon Milonas.
Uczą się też delegowania obowiązków. Wielu menedżerów nie docenia tego sposobu pracy. Tymczasem dzięki niemu nie tylko zyskują czas, ale mogą również rozwijać umiejętności swoich podwładnych.
— Pokazujemy też, jak odmawiać. Jeśli szef zleca nam zadanie na jutro, a wiemy, że tego nie da się tak szybko zrobić, trzeba po prostu powiedzieć, że to niemożliwe i zaproponować realny termin — dodaje Szymon Milonas.
Po szkoleniu zamkniętym w eduPartners przeprowadzane jest badanie jego wyników. Kursanci wypełniają ankietę, w której oceniają moduły szkoleniowe, trenerów i nabyte umiejętności.
— W minimum dwa miesiące po kursie można zbadać wyniki treningu dla życia organizacji. Osoby, które go przeszły, i osoby decyzyjne wypełniają wtedy ankiety i uczestniczą w konsultacjach — mówi Jolanta Krawczyk.
Dla dużych i małych
Szkolenia przechodzą pracownicy zarówno dużych, jak i mniejszych przedsiębiorstw.
— W dużych łatwiej podzielić pracę, prościej przekazać uprawnienia czy znaleźć zastępstwo. Większe problemy występują w mniejszych firmach, gdzie w razie choroby jednego z pracowników często jego zadania przejmuje prezes — zwraca uwagę Jolanta Krawczyk.
Koszty zależą od tego, czy wybiera się szkolenie otwarte czy zamknięte.
— Na otwartych spotykają się osoby z różnych firm i branż. Cena wynosi 600-650 zł od osoby za dzień. Z kolei zamknięte, poprzedzone badaniami i analizą problemu, kosztuje około 4 tys. zł za grupę 15-16-osobową — wyjaśnia Jolanta Krawczyk z eduPartners.
Koszt w ProFirmie to około 10 tys. zł od grupy za dwa dni.
Bywa, że zaraz po kursie ludzie mają masę planów. Chcą wiele zmienić. Twierdzą, że będą prowadzić kalendarz, wszystko zapisywać, planować, raz dziennie czy raz w tygodniu sprawdzać, co zrobili. Potem się okazuje, że już nie planują, nie korzystają z kalendarza i harmonogramu.
— Nie chodzi o to, by „przejść” szkolenie lub „mieć je za sobą”. Ale o to, by rzeczywiście wdrożyć w życie to, czego się nauczyło — podsumowuje Szymon Milonas.
Ale jak się nie ma czasu? Znów iść na szkolenie?