Wybór miejsca na zorganizowanie konferencji to dla firm sprawa prestiżu — najczęściej decydują o nim samodzielnie, rzadziej pytają o radę szkoleniowców. Najpopularniejsza jest Warszawa, dysponująca elegancką bazą hotelową. Często na miejsce szkolenia firmy wybierają także wytworne dworki.
Udana konferencja musi być zorganizowana na europejskim poziomie. Równie ważne jak treść merytoryczna i renoma prelegentów jest odpowiednie miejsce. Dla organizatorów konferencji istotny jest prestiż wydarzenia, a ten gwarantują eleganckie hotele, zwykle zlokalizowane w centrach miast, z dobrym zapleczem konferencyjnym. I to właśnie one są najbardziej oblegane przez firmy.
— Nasza firma organizuje od sześciu lat, raz w roku konferencję poświęconą komunikacji — Face, a wcześniej także Leadership. Konferencje odbywały się w warszawskich hotelach: Jan III Sobieski oraz Sheraton. Od ubiegłego roku Face odbywa się w Bristolu — przyznaje Dominika Klimkiewicz, konsultant GFMP Management Consultants.
— Klienci zainteresowani zorganizowaniem konferencji lub szkolenia dla pracowników najczęściej wolą wracać w już znane miejsca. Zwykle mają więc gotową propozycję ośrodka, gdzie odbędzie się spotkanie, sami zajmują się logistyką i rezerwacjami. Nam zleca się organizację merytoryczną. Zawsze kluczowy jest cel spotkania. Inne kryteria wpływają na wybór miejsca na szkolenie w formie wykładu czy warsztatu, a inne na spotkanie integracyjne. Bardzo ważna jest sala konferencyjna — jej wielkość, wyposażenie, rodzaj i jakość sprzętu technicznego, klimatyzacja, nagłośnienie, oświetlenie itd. — mówi Iwona Czapska, koordynator szkoleń Door Poland.
Dodaje, że w przypadku szkoleń w Warszawie najczęściej proponuje klientom Centrum Szkoleniowe przy ul. Włodarzewskiej. Wiele firm preferuje jednak szkolenia i konferencje na obrzeżach miast.
— Wtedy zapraszamy uczestników do dworków i pałacyków, starając się, by klimat miejsca dodatkowo urozmaicił ich pobyt. W czasie wolnym od zajęć proponujemy np. biesiadę przy ognisku czy bankiet — mówi Iwona Czapska.
Polacy preferują konferencje wyjazdowe — łączą przyjemne z pożytecznym. Warszawskie hotele i sale wykładowe uczelni wykorzystywane są częściej na szkolenia jednodniowe, także z udziałem zaproszonych prelegentów. Z przyczyn logistycznych ośrodki za miastem wybierają firmy, które mają wiele oddziałów rozproszonych po całym kraju.
— W Warszawie nasze konferencje najczęściej odbywają się w hotelach Wera, Warszawianka i Okęcie, w ośrodku banku PKO BP, a także na SGH oraz w salach Krajowej Szkoły Administracji Publicznej. Znacznie częściej organizujemy wyjazdy poza Warszawę. Jako lokalizację wybieramy Białobrzegi, Stare Jabłonki, Jahrankę. Dla jednego z klientów sala konferencyjna wynajmowana jest w Oświęcimiu w hotelu Kamieniec — wyjaśnia Monika Stefaniak, konsultant ds. szkoleń w Yes Consensus.
Prestiżowa konferencja kosztuje. Na cenę składa się wynajęcie sali, opłacenie prelegentów, catering, noclegi, organizacja wieczornej rozrywki, a często także dojazd uczestników. Koszt samej sali jest zróżnicowany i zależy od jej wielkości, miejsca gdzie się znajduje i wyposażenia. W hotelu Jan III Sobieski wynajęcie najtańszej sali konferencyjnej o wielkości 25 mkw. kosztuje 25 EUR plus 22 proc. VAT za godzinę. Najdroższa, wielkości 224 mkw. dla 300 osób, to koszt 900 EUR plus 22 proc. VAT (razem 1198 EUR, czyli ponad 5 tys. zł) za dzień. W ośrodkach za miastem ceny są znacznie niższe — od 400 zł do 2 tys. zł za dzień.
— Koszt sali konferencyjnej w wynajmowanym przez nas Centrum Szkoleniowym w Warszawie wynosi 1 tys. zł za dzień. W przypadku wyjazdów poza Warszawę dodatkowy koszt noclegu i wyżywienia zależy od lokalizacji i standardu wybranego miejsca. Ten standard zawsze sprawdzamy wcześniej — twierdzi Iwona Czapska.