Wysoka cena, utrata wiedzy i brak bezpieczeństwa — tak najczęściej mówi się o usługach outsourcingowych. Czy słusznie?
Outsourcing obrósł wieloma mitami. Pierwszy z nich to wysokie koszty usług.
— Outsourcing jest sposobem na regulację sfery kosztowej, uczynienia jej przejrzystą i podlegającą stałej kontroli — zapewnia Adam Gębski, menedżer ds. sprzedaży ZETO w Poznaniu.
Według Wojciecha Darłowskiego, dyrektora Centrum Systemów Informatycznych Itelligence, często za te same pieniądze, które dotąd konsumowały działy IT, dostawca zewnętrzny jest w stanie zapewnić usługi na wyższym poziomie. A jeden wysoko wykwalifikowany pracownik pracuje na potrzeby kilku firm. Dużą rolę odgrywa też rozłożenie stałych kosztów utrzymania infrastruktury informatycznej — klimatyzacja serwerowni bądź tworzenie kopii zapasowych. Klienci wciąż mają tendencje do porównywania stawek za usługi do wynagrodzenia pracowników.
— Zapominają przy tym o takich aspektach, jak gwarancja wykonania usługi, możliwość skorzystania ze wsparcia bez obciążeń prawa pracy czy wreszcie traktują outsuorcing jako dynamiczną metodę na szybkie reakcje na zapotrzebowanie rynku — zauważa Grzegorz Młynarczyk, odpowiedzialny za ofertę Software Mind w zakresie outsourcingu IT.
Wniosek? Outsourcing nie zawsze jest droższy od własnego działu IT.
Utrata kontroli
Czy outsourcing rzeczywiście musi oznaczać utratę kontroli nad obszarem IT?
— Nieprawda. Wszystko zależy od organizacji pracy na linii klient — usługodawca. Dobrze zorganizowany outsourcing oznacza jasną definicję podziału obowiązków między klientem i dostawcą — twierdzi Wojciech Darłowski.
Powierzenie prac na zewnątrz rodzi wewnątrz firmy kluczowej lęk utraty wiedzy o produkcie lub jej usługach. Źle zarządzany dostawca, owszem, może stworzyć takie ryzyko, jednak przy minimalnym nakładzie można się przed tym skutecznie zabezpieczyć.
— Do polecanych rozwiązań należą: praca on-site, dedykowany project manager do kontroli dostawcy, niezależny audytor weryfikujący prace czy wreszcie odpowiednio skonstruowane wymogi na przekazywanie wiedzy w formie dokumentacji, szkoleń i warsztatów — wyjaśnia Grzegorz Młynarczyk.
Im precyzyjniej spisana jest umowa, tym większe poczucie bezpieczeństwa klienta i jego przekonanie o pełnej kontroli nad obszarem IT. Według Wojciecha Darłowskiego, dobrze spisana umowa to taka, która — punkt po punkcie — rozwiewa obawy klienta.
— Postrzegamy zarządzanie kontraktem jako budowanie dobrych, długoterminowych relacji z klientem. Zarządzanie zmianami jest kluczowe. Jasno określona odpowiedzialność, regularne spotkania, na których zmiany są akceptowane, i ścieżki eskalacji w przypadkach spornych nie tylko nie paraliżują prac, ale przede wszystkim znacząco podnoszą dostępność powierzonych systemów — opisuje Grzegorz Balicki, zastępca dyrektora Ośrodka Przetwarzania Danych Incenti.
Bezpieczeństwo
Dane oddane w outsourcing są mniej bezpieczne niż pod opieką własnego zespołu.
— Nieprawda. Zdobywanie większości danych przez wywiadownie gospodarcze odbywa się przez podkupywanie ludzi z odpowiednią wiedzą. W przypadku wynajęcia firmy outsourcingowej istnieje znacznie niższe prawdopodobieństwo takiego zdarzenia — o wiele trudniej uzyskać informację, jaka firma i który pracownik jakie dane posiadają. Po drugie, zewnętrzni pracownicy obsługujący systemy nie są zorientowani, które dane są newralgiczne — przekonuje Wojciech Darłowski.
Dane powierzone zewnętrznej firmie są znacznie bardziej bezpieczne niż te przechowywane we własnym zakresie.
Outsourcer oferuje bowiem nowoczesne centra danych. Posiada też specjalistyczne procedury dotyczące bezpieczeństwa przekazywania i przetwarzania oraz przechowywania powierzonych firmie danych — dodaje Adam Gębski, menedżer ds. sprzedaży ZETO w Poznaniu.