U podstaw decyzji o skorzystaniu z outsourcingu zwykle leży kilka podstawowych powodów. Albo firma nie ma umiejętności niezbędnych do wykonania danej funkcji, albo chce obniżyć koszty. Bywa, że przedsiębiorca chce poprawić jakość danej funkcji biznesowej lub chce skoncentrować się na strategii, zarządzaniu i nie myśleć o dodatkowych obowiązkach.
Kluczowym momentem decydującym o powodzeniu outsourcingu jest wybór firmy — zleceniobiorcy i podpisanie umowy outsourcingowej, bowiem zagrożenia związane z outsourcingiem są przede wszystkim związane z wyborem partnera i ułożeniem sobie z nim odpowiednich relacji. Odpowiednie sformułowanie oczekiwań w stosunku do firmy outsourcingowej oraz stopień spełniania tych oczekiwań powinny być absolutnym kryterium w procesie wyboru partnera. W każdym przypadku firma outsourcingowa powinna wykazać się odpowiednimi zasobami i umiejętnościami niezbędnymi do wypełniania powierzonego działania.
Nie od rzeczy jest sprawdzenie referencji od dotychczasowych klientów firmy, obszaru realizowanych usług, stopnia zadowolenia ze współpracy itp. Proces wyboru partnera, zależnie od złożoności funkcji, która ma zostać przekazana w outsourcing, może trwać nawet kilka miesięcy. Podczas wyboru partnera niezbędne jest również sprawdzenie jego sytuacji finansowej i prognoz na przyszłość. Pogorszenie jego kondycji czy wręcz upadek firmy świadczącej usługi outsourcingowe może mieć dla jej klientów bardzo poważne konsekwencje. Należy pamiętać, iż każde niedopatrzenie na etapie wyboru może skutkować problemami w późniejszych etapach współpracy — to tak jak z małżeństwem — zły wybór partnera sprawia, że dalsze pożycie nie układa się tak, jak to sobie wyobrażali narzeczeni.
Bardzo ważnym elementem jest kontrakt — umowa outsourcingowa. To właśnie ona, a raczej jej niedoskonałości, np. nieuregulowanie pewnych aspektów współpracy i wzajemnego świadczenia usług, są częstą przyczyną zagrożeń związanych z outsourcingiem.
Najczęściej spotykanym zagrożeniem jest jednak rozbieżne rozumienie praw i obowiązków każdej ze stron. Im bardziej skomplikowana funkcja biznesowa została oddana w outsourcing, tym więcej w umowie powinno się znaleźć szczegółów opisujących wzajemne relacje zarówno w sytuacjach standardowych, jak i wyjątkowych, wymagających odrębnej ścieżki postępowania.
Jacek Pączek starszy menedżer w dziale audytu i usług doradczych Pricewaterhouse- Coopers