Za korzystanie z pełnego outsourcingu IT cały czas decyduje się w Polsce niewiele przedsiębiorstw. Zewnętrzne podmioty zarządzające systemami klientów kierują swoją ofertę, ze względu na wysokie koszty, do grupy największych firm.
W zależności od potrzeb i stanu finansów, firmy mogą korzystać z różnego zakresu usług outsourcingowych — od utrzymywania i konserwacji sprzętu, przez jego dzierżawę, po całościową obsługę. Argumentem przemawiającym za outsourcingiem ma być redukcja nakładów na obsługę informatyki. Utrzymanie własnego działu informatycznego ma być droższe od wynajęcia firmy outsourcingowej, która zyskując na efekcie skali, może zaoferować konkurencyjne ceny.
Przedstawiciele branży IT przyznają jednak, że outsourcing nie zawsze jest najtańszym sposobem utrzymania systemu informatycznego. Zwłaszcza przy małych i prostych instalacjach zlecenie obsługi firmie zewnętrznej może okazać się droższe. Poza tym same usługi są zbyt drogie dla wielu klientów, a największe przedsiębiorstwa, umieszczane w zestawieniach Top 500, przeważnie mają własne centra informatyczne. Dla nich outsourcing oznaczałby rezygnację z części zainwestowanych środków.
— Usługi outsourcingu świadczone są przez duże podmioty i kierowane do największych firm, przede wszystkim ze względu na ceny. Na rynku nie ma oferty dla mniejszych firm. Propozycje utrzymują się na poziomie 100 tys. złotych rocznie, a według mnie, żeby zainteresować outsourcingiem mniejsze przedsiębiorstwa, opłata za opiekę nad systemem powinna wynosić mniej więcej 15 tys. rocznie — uważa Arkadiusz Owczarzy, prezes spółki A100.
— Oddanie obsługi IT na zewnątrz powinno być uzależnione od skali firmy. W małych podmiotach nie ma takiej potrzeby. Oszczędności mogą być zauważalne dopiero w przedsiębiorstwach dużych, mających około 100 aktywnych w danym momencie użytkowników aplikacji informatycznej. Poza tym dla dużej firmy, istotny jest centralny wariant zarządzania zasobami — uważa Arkadiusz Owczarzy.
Hortex Holding oddał w zarządzanie firmie zewnętrznej, CFT Europe, całość zagadnień IT. Prezes Hortexu twierdzi, że choć koszty utrzymywania własnego działu IT i obsługi z zewnątrz są porównywalne, to jednak outsourcing będzie dominującym modelem w tej firmie w przyszłości.
— W zeszłym roku firma Hogart przeprowadziła dla nas analizę kosztów związanych z IT. Wynika z niej, iż ponoszone przez nas nakłady na outsourcing są porównywalne do kosztów, jakie byłyby związane z posiadaniem własnego działu IT — przyznaje Tomasz Kurpisz, prezes Hortex Holding.
Przedstawiciele firm współpracujących na zasadach outsourcingu z firmami informatycznymi podkreślają, że zatrudnienie i utrzymywanie pracowników z kwalifikacjami odpowiednimi do nadzoru nad zaawansowanymi urządzeniami komputerowymi lub zintegrowanymi systemami informatycznymi nie jest łatwe.
— Dostrzegam niezbyt rozsądne przekonanie, że zakup programu kończy inwestycje w IT, bo będzie on działał bez ingerencji. Firmom wydaje się, że potrafią wszystko zrobić własnymi siłami. A w przypadku nowoczesnych, zaawansowanych rozwiązań należy posługiwać się wykwalifikowanymi fachowcami, którzy np. mogą zagwarantować bezawaryjność w przypadku powiększenia bazy danych o kilka tysięcy rekordów — twierdzi Grażyna Szponder, wiceprezes Domu Wydawniczego Rebis.
Przedstawiciel koncernu samochodowego, zlecającego na rynkach zachodnich obsługę IT od lat 70., zwraca uwagę na długoterminowe skutki decyzji o współpracy z zewnętrznym podmiotem.
— Ogólnie informatyzacja polskich przedsiębiorstw to okres kilkunastu lat. To za krótko, żeby docenić korzyści płynące z out-sourcingu. Owszem, na krótki czas samemu zajmować się swoim systemem jest taniej. Jednak po pewnym okresie personel wewnętrznych działów IT nie ma możliwości rozwoju, odchodzi z pracy, a znalezienie i wyszkolenie nowych pracowników już nie jest tanie — zauważa Artur Nowak, kierownik działu systemów Opel Polska.
— Pierwszy raz Hortex zdecydował się na outsourcing po podjęciu decyzji o wdrożeniu zintegrowanego systemu informatycznego. Uznaliśmy, że na okres wdrożenia niezbędne są dodatkowe siły ludzkie oraz ekspertyza. Do pomocy zatrudniliśmy firmę z doświadczeniem we wdrażaniu tego typu systemów. Pozytywne doświadczenia z czasu wdrażania systemu Oracle zachęciły zarząd do rozszerzenia usługi na całość IT — mówi Tomasz Kurpisz.
Równie częstym, jak wysokość opłat, powodem nieufnego podchodzenia firm do outsourcingu są obawy o utratę bezpośredniej kontroli nad ważnymi elementami zarządzania i uzależnienie się od zewnętrznej firmy.
— Według mnie, nie należy obawiać się kradzieży firmowych danych przez obsługującego sprzęt informatyka. To musiałoby być działanie celowe, niejako na zamówienie, więc dane mógłby wynieść z firmy także jej pracownik — twierdzi Grażyna Szponder.
Decyzja o oddaniu infrastruktury IT pod opiekę zewnętrznemu podmiotowi nie zawsze oznacza rezygnację z własnych pracowników. W rozumieniu outsourcingu, który stara się stosować polski oddział Opla, jest miejsce na wewnętrzną firmową komórkę informatyczną.
— Mamy własny dział informatyczny, zajmujący się koordynacją i nadzorowaniem działań partnerów oraz kontrolą jakości świadczonych przez nich usług. Jest to model wynikający z przyjętej przez firmę definicji outsourcingu. Do zadań firmowej komórki IT należy także obsługa systemów automatyki produkcji — informuje Artur Nowak.
Pojęcie outsourcingu obejmuje także obsługę przez firmę zewnętrzną infolinii. Firmy różnych branż decydując się na powierzenie niezależnemu podmiotowi prowadzenia kontaktów z klientami nie muszą od podstaw tworzyć zespołu telefonistów. W przypadku firm wytwarzających papierosy jest to jedyna forma bezpośredniego dotarcia do klienta z promocją w związku z obowiązującą ustawą o zakazie promocji i reklamy wyrobów tytoniowych.
— Zdecydowaliśmy się na outsourcing naszego call center, gdyż takie rozwiązanie jest tańsze i bardziej efektywne, dzięki odpowiednio przeszkolonym konsultantom — zaznacza Monika Kiełtyka, kierownik ds. zakupów marketingowych w firmie Philip Morris Polska.
Outsourcing informatyczny w praktyce przybiera różne postaci. Jedną z nich jest zlecenie obsługi nad całością infrastruktury teleinformatycznej podmiotowi zew-nętrznemu. Taki sposób przyjął Dom Wydawniczy Rebis, w którym za zarządzanie siecią i systemem odpowiedzialna jest firma Exact Software, a firma Plus odpowiada za urządzenia.
— W momencie tworzenia firmy niezbędny jest system informatyczny, potrzebne są komputery. Przyświecała mi idea, żeby dane wprowadzone na jednym stanowisku były widoczne na pozostałych, uprawnionych do tego. Aby stworzyć system IT na wymaganym poziomie potrzebny jest odpowiedni sprzęt i ludzie. Samemu trudno stworzyć wysoko wyspecjalizowany zespół informatyków. Nie znam przypadku, żeby ktoś potrafił odpowiednio zająć się sprzętem i systemem. Stąd pomysł, żeby zlecić obsługę zewnętrznym firmom. Tak jest taniej — przekonuje Grażyna Szponder.
Firmy działające w wielu krajach, a korzystające z usług zewnętrznych firm przy obsłudze infrastruktury teleinformatycznej, najczęściej nawiązują porozumienie z globalnymi partnerami. Tak jest w przypadku General Motors. Na całym świecie dla Opla pracują firmy EDS, Cap Gemini Ernst & Young oraz AT&T. W Polsce EDS opiekuje się desktopami, utrzymuje system pocztowy i systemy produkcyjne w Gliwicach, CGEY obsługuje system sprzedaży w Warszawie. AT&T ma za zadanie dbać o sieć.
— Przyczyn podjęcia decyzji o oddaniu IT w outsourcing jest dużo. Zatrudnianie własnych wykwalifikowanych pracowników jest drogie, zewnętrzni z wyspecjalizowanej firmy obsługującej wielu klientów są tańsi, bo korzysta się z ich usług tylko, gdy są potrzebni. Dostajemy dobre usługi za dobrą cenę i nie trzeba samemu specjalizować się w informatyce. Trzeba pamiętać, że naszą podstawową działalnością jest produkcja samochodów, a nie rozwijanie specjalistycznej kadry informatycznej — zastrzega Artur Nowak.
Konieczność kalkulacji kosztów sprawia, że w poszukiwaniu oszczędności w firmach wydzielane są działy mające zajmować się infrastrukturą teleinformatyczną. W ten sposób spółka A100 uzyskała kontrakt na opiekę nad systemami Toruńskich Zakładów Materiałów Opatrunkowych.
— Zajmujemy się od 1999 r. systemem 21 firmy Geac, wdrożonym w około 20 oddziałach TZMO, z licencjami na blisko 200 użytkowników. Oprócz tego prowadzimy serwis komputerowy i zarządzamy siecią. Coraz więcej na rynku zależy od techniki, firmy potrzebują systemu informatycznego, bo bez niego nie można zapanować nad biznesem. Potrzebni im są informatycy doskonalący swoje umiejętności w różnych projektach — uważa Arkadiusz Owczarzy.