Jesteśmy dużą firmą zajmującą się sprzedażą detaliczną. Mamy sieć sklepów, którą zamierzamy poszerzyć. Czy w związku z tym lepiej powiększyć dział księgowy czy zdecydować się na usługi firmy zajmującej się outsourcingiem księgowości?
n Utrzymanie kompetencji licznego personelu księgowego na właściwym poziomie merytorycznym wymaga dużych nakładów finansowych. Ciągłe zmiany przepisów podatkowych wywołują poczucie niepewności kadry zarządzającej i zwiększają ryzyko biznesowe. Idea outsourcingu mówi, że odpowiedzialność za zadania niebędące podstawowymi, strategicznymi, czyli niebudującymi przewagi konkurencyjnej, należy przekazać podmiotom zewnętrznym. Korzystanie z outsourcingu oznacza przede wszystkim zwiększenie efektywności i zmniejszenie kosztów. Czas zaoszczędzony dzięki rezygnacji z inwestowania w zarządzanie działem księgowości można spożytkować na rozwój biznesu. Zyskujemy też bezpieczeństwo (firma zewnętrzna przejmuje odpowiedzialność — również finansową — za wykonywane czynności), wysoką jakość merytoryczną i organizacyjną — zwłaszcza terminowość, adekwatne kompetencje, dostęp do najnowocześniejszych technologii informatycznych, ograniczamy ryzyko ujawnienia poufnych informacji finansowych. Wszystko bez konieczności inwestowania w zasoby, które, jak wiadomo, rosną zazwyczaj proporcjonalnie do wzrostu firmy. Polecam więc skorzystanie z usług firmy zewnętrznej.
Czy korzystanie z usług firmy outsourcingowej jest bezpieczne? Kto odpowiada, gdy popełni ona błąd?
n Każdy szanujący się dostawca usług outsourcingu księgowego powinien mieć wykupioną polisę od odpowiedzialności cywilnej. Powinna ona zależeć od wielkości obsługiwanych klientów i niebezpieczeństw, jakie się z tym wiążą. Decyzja o sumie ubezpieczenia powinna zostać podjęta po ocenie zagrożenia w postaci kar i karnych odsetek lub po konsultacji z klientem, by wiedział, że ewentualna kara nie spowoduje upadłości firmy outsourcingowej. Przy czym większe jest ryzyko, gdy jednostkowa wartość faktur jest duża niż przy dużej liczbie faktur o mniejszej wartości.
Ubezpieczenie takie pokrywa jednak tylko kary i odsetki karne, a nie całość zobowiązań klienta w stosunku do odpowiedniego urzędu. W praktyce, gdy firma outsourcingowa popełni błąd, np. zaniżając zobowiązania z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych w wysokości 1 mln zł, a odsetki z tytułu niewpłacenia tej kwoty wyniosą np. 20 tys. zł, to ze swojej polisy musi pokryć wyłącznie te 20 tysięcy. Gdy firma outsourcingowa nie chce zapłacić w imieniu klienta lub jej polisa na to nie wystarcza, to karę płaci klient.
Barbara Kochańska -Mierzejewska
dyrektor HR w FPA Group