Po pierwsze koszt użytkowania

MK
opublikowano: 05-02-2014, 00:00

Jest kilka aspektów, które firma powinna rozważyć przed wdrożeniem najlepszego dla siebie systemu.

KOMENTARZ

MACIEJ MORAWSKI specjalista ds. produktów i rozwiązań biznesowych w Canon Polska

Polski rynek małych i średnich przedsiębiorstw to sektor z dużym potencjałem, jeśli chodzi o optymalizację systemów przepływu dokumentów i informacji. Firmy z tej grupy bardzo intensywnie starają się zwiększać efektywność i zarazem lepiej kontrolować koszty, dlatego gotowe są inwestować, ale w sposób przemyślany i celowy. Rozwiązania z dziedziny drukowania i przetwarzania dokumentów powinny być nie tylko dopasowane do specyficznych potrzeb klientów biznesowych, ale także wpisywać się w najnowsze światowe tendencje w zakresie zarządzania obiegiem informacji w firmie. Mam na myśli choćby rozwiązania w chmurze, czy zjawisko o nazwie bring your own device (BYOD).

Jest kilka aspektów, które firma powinna rozważyć przed wdrożeniem najlepszego dla siebie systemu.

Najważniejszym elementem jest audyt, który precyzyjnie zdefiniuje potrzeby. Choć wydaje się to oczywiste, często zapominamy o zdobyciu podstawowych informacji o aktualnym stanie firmy w tym zakresie, a w szczególności — o przyzwyczajeniach i ponoszonych kosztach. A bez tych danych dalsze działania będą bezcelowe i nie doprowadzą do oczekiwanego rezultatu, którym w przypadku podmiotów z sektora MŚP może być redukcja kosztów przetwarzania dokumentów do około 30 proc.

Następnie firma musi zdecydować, czy efektywniej będzie kupić sprzęt wraz z oprogramowaniem i samodzielnie zarządzać całym systemem.

Może korzystniejsza będzie dzierżawa rozwiązania zawierającego profesjonalne wsparcie i obsługę w okresie jej trwania? W tym wypadku wskazówką jest nie tyle wielkość przedsiębiorstwa, ile liczba wydruków i potrzeby związane z ich elektronicznym obiegiem (bardziej zaawansowane narzędzia przydadzą się instytucjom produkującym od 20-30 tysięcy stron miesięcznie).

Na tym etapie ważne jest, aby właściwie zrozumieć zakres ewentualnych kosztów. W przypadku zakupu będzie to nie tylko inwestycja w sprzęt czy aplikacje, ale również nakłady na konfigurację oraz związane z zakupem i składowaniem materiałów, ewentualnymi naprawami bądź czasowym brakiem dostępu do rozwiązania. Mówiąc o kosztach, warto wspomnieć także o łatwości użytkowania, a co za tym idzie — o czasie, który trzeba przeznaczyć na szkolenia. Ostatecznie ma to wpływ na szybsze wykonywanie najważniejszych zadań, a także, co nie powinno być pomijane, na zadowolenie użytkowników rozwiązania.

Bierzmy więc pod uwagę całkowite koszty użytkowania i pamiętajmy, że w tym przypadku kluczowa jest jakość i niezawodność. Doceńmy również możliwość przeprowadzenia testów danego rozwiązania. Jeśli świetnie sprawdzi się ono w praktyce, zastanówmy się, czy ewentualna różnica w cenie nie zwróci nam się podczas użytkowania. Przykładem niech będzie zabezpieczenie firmy przed wyciekiem informacji, który w niektórych branżach może być niezwykle kosztowny. [MK]

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: MK

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu