Poczta Polska, w której od końca czerwca funkcję wiceprezesa ds. rozwoju pełni Tomasz Janka, odświeża swoją strategię. Jej zarys dla całej grupy ma być gotowy pod koniec roku.
— Strategia musi powstać szybko. Prace już się rozpoczęły i jesteśmy już po pierwszej serii warsztatów — mówi wiceprezes.
Prace zostały poprzedzone zmianami wewnętrznymi. Z Biura Spraw Międzynarodowych i Strategii wyłączone zostało Biuro Strategii, które ma za zadanie odświeżyć, a następnie monitorować jej realizację. Jest też nowy dyrektor biura, którym został Jakub Słupiński.
Nowa odsłona w IT
Równolegle do strategii całej grupy powstaje strategia IT. W pionie IT Poczty w ostatnim czasie miały miejsce liczne zmiany personalne. Nowym dyrektorem jest Paweł Skóra. Jest też nowy główny architekt Jarosław Gromadziński.
— Nowa dyrekcja dostała zadanie stworzenia strategii IT w ciągu 100 dni, czyli powinna ona być gotowa na koniec września2019 r. Strategia ta będzie dość przełomowa — zapewnia Tomasz Janka.
Operator odpowie w niej m.in. na pytanie, jaką rolę powinno pełnić IT w organizacji.
— Moim zdaniem najbardziej optymalnym modelem w Poczcie dla IT jest rola partnera biznesowego. Wybór roli IT w organizacji wpłynie na dalsze działania w tym obszarze — uważa wiceprezes.
Za jedną z kluczowych spraw do uregulowania w strategii uważa współpracę z dostawcami.
— Chcemy mieć odpowiedni poziom dywersyfikacji, żeby nie zależeć od jednego czy dwóch dostawców. Aby tak było, musimy przede wszystkim mieć wiedzę i kompetencje informatyczne w organizacji i odpowiednio zarządzać architekturą IT. Już podjąłem pewne działania, aby była to architektura z prawdziwego zdarzenia. To ma również wpływ na toczące się obecnie największe projekty — mówi Tomasz Janka.
Wielkie projekty
Jednym z najważniejszych projektów realizowanych przez Pocztę Polską jest nowy system operacyjny (NSO). W połowie listopada 2018 r. wystartował dialog konkurencyjny, w którym zostanie wybrany wykonawca i rozwiązanie. Zmiana ma pozwolić szybciej dostarczać nowe produkty i usługi na rynek. Wartość zamówienia szacowanajest na ponad 100 mln zł. Poczta przygotowuje się też do dużego przetargu na Nowy System Logistyczny (TMS), prowadzi także rozpoznanie rynku w sprawie systemu HR.
— Projekty NSO, TMS i HR toczą się zgodnie z planem. Na początku przyszłego roku planujemy uruchomić publiczne postępowania dla tych projektów — informuje wiceprezes.
Jest jedno „ale”. Poczta nie chciałaby zamawiać tych rozwiązań bez koordynacji między nimi.
— Najpierw musimy więc mieć całościowy obraz architektury IT w Poczcie po ich wdrożeniu, żeby zrealizować te projekty w sposób skoordynowany między sobą. To jest potrzebne, gdyż widzę ryzyko związane z integracją systemów. Proces integracji może być dość skomplikowany, a co za tym idzie kosztowny — tego chcę uniknąć — przekonuje wiceprezes.
Żeby uniknąć nadmiernych kosztów, spółka rozważa uruchomienie przetargów na realizację architektury informatycznej.
— Zamówimy tylko to, co konkretnie chcemy, i być może będzie miejsce na większą dywersyfikację dostawców. Dzięki temu będziemy też mieli większą wiedzę w organizacji — mówi Tomasz Janka.
Obecnie Poczta Polska definiuje nowe projekty IT dla prawie wszystkich funkcji wspierających w organizacji, takich jak: marketing, CRM, HR.
— Po ich wdrożeniu razem z projektami toczącymi się, jak NSO i TMS, oraz zrealizowanymi, jak Szafir [System Zarządzania Gospodarką Własną — red.] spowodują transformację cyfrową z prawdziwego zdarzenia, czyli zmianę funkcjonowania wszystkich systemów i całej organizacji. Kluczowe systemy zostaną wymienione i to wpłynie na pracę praktycznie wszystkich pracowników — przekonuje Tomasz Janka.
W wyniku przetargów na NSO i TMS Poczta Polska ma stać się właścicielem praw autorskich do tych rozwiązań, a przynajmniej mieć możliwości ingerowania w kod, tak aby większy wachlarz dostawców mógł realizować modyfikacje. Dzięki temu ma być bardziej niezależna od dostawców oprogramowania.
Łakomy kąsek
Poczta Polska, zatrudniając ponad 80 tys. osób, jest największym pracodawcą w Polsce. Przetarg na nowy system HR będzie więc nie lada gratką dla dostawców, ale może się zdarzyć, że w jego miejsce Poczta zamówi większe rozwiązanie o szerszym zastosowaniu.
— Nie wiem, czy zakupimy stricte system HR, czy te funkcjonalności zostaną zrealizowane przez rozwiązanie ze wszystkimi funkcjami wspierającymi. Wówczas to byłby jeden z większych projektów w polskim IT. Czy będzie taki system i w jakiej formule go kupimy, będziemy w stanie powiedzieć, gdy poznamy architekturę — informuje Tomasz Janka.
Dodaje, że po wdrożeniu nowych systemów wszystkie aplikacje będą scentralizowane, łatwo zarządzane, a niektóre być może w chmurze. Realizacja planów będzie wymagała zapewnienia odpowiedniego finansowania.
— Budżet całej naszej transformacji cyfrowej szacuję na ok. 600 mln zł i tu jest jeszcze kwestia zapewnienia tych pieniędzy. Oczywiście to w horyzoncie ok. pięciu lat. Docelowo ten wydatek się zwróci i wpłynie na obniżenie kosztów w grupie — mówi Tomasz Janka.
Nowe pomysły
Poczta Polska myśli o znalezieniu partnera, który pomógłby się jej rozwinąć w urządzeniach paczkowych.
— Rozwiązania obecnego konkurenta nie są dla nas tutaj benchmarkiem. Myślę raczej o takich, które nie są jeszcze dostępne na naszym rynku — mówi Tomasz Janka.
Wśród planów w obszarze IT operator rozważa też kilka kierunków chmurowych.
— Możemy np. dołączyć do Chmury Krajowej, zbudować własną chmurę lub też dołączyć swoją jako komponent do Chmury Krajowej. Nie rozważamy natomiast stawiania wszystkich naszych systemów na rozwiązaniu zewnętrznego dostawcy rozwiązań chmurowych, poza granicami Polski, a w szczególności systemów kluczowych — informuje szef rozwoju Poczty Polskiej.
Zgodnie z projektem ustawy o elektronizacji doręczeń za system e-doręczeń ma odpowiadać Narodowy Operator Cyfrowy, którym co najmniej do 2025 r. będzie Poczta Polska. Państwowa spółka już się do tego zadania przygotowuje.
— Powołaliśmy Biuro Inicjatyw Cyfrowych, którego głównym zadaniem jest przygotowanie Poczty Polskiej do pełnienia roli Narodowego Operatora Cyfrowego, czyli projektu e-doręczenia. W jego skład wchodzą głównie pracownicy Poczty m.in. z działu IT, bezpieczeństwa, sprzedaży. Składa się obecnie z kilkunastu osób. Najbardziej pracochłonne będzie przygotowanie nowych procesów, bo jeśli chodzi o kwestie informatyczne, to narzędzie mamy. Operuje nimi Poczta Polska Usługi Cyfrowe, czyli Envelo — mówi Tomasz Janka.
Czas porządków
Kolejny obszar aktywności nowego wiceprezesa to porządkowanie umów w obszarze IT.
— Uruchomiliśmy nowy zespół roboczy złożony z pracowników biura zamówień i IT. Ma on uporządkować sprawy z postępowaniami w tym obszarze. Jednym z jego zadań jest zapewnienie ciągłości działania — abyśmy mieli zapewnione wsparcie i utrzymanie dla wszystkich systemów kluczowych — mówi wiceprezes.
Zapewnia, że w przypadku rozwiązań, z których Poczta będzie wychodzić, jak np. ZST (które utrzymuje Sygnity), czy Poczta2000 (utrzymywana przez Postdatę), skupi się głównie na utrzymaniu i realizacji tylko kluczowych, niezbędnych zmian.
— Umowa na utrzymanie i rozwój ZST, którą musimy podpisać w przyszłym roku, będzie uwzględniała nasze przyszłe plany. Zapewne trzeba będzie w niej określić poza pracami utrzymaniowymi i rozwojowymi także prace związane z migracją na nowy system — wyjaśnia wiceprezes.
Wśród swoich priorytetów wymienia optymalizację umów w obszarze IT.
— Dokonamy przeglądu opłat, wykorzystania licencji i usług zewnętrznych. Widzę tu pole do oszczędności — mówi Tomasz Janka.
W grupie Poczty Polskiej są dwie spółki technologiczne: Postdata i Poczta Polska Usługi Cyfrowe. W ocenie Tomasza Janki musi nastąpić zacieśnienie współpracy między tymi spółkami a pionem IT.
— Wyobrażam sobie, że będą one zapleczem technologicznym dla Grupy Pocztowej — wyjaśnia szef rozwoju PP.
Struktura właścicielska Postdaty, w której 49 proc. akcji posiada prywatny partner — Asseco Poland, zdaniem wiceprezesa jest kwestią do dyskusji.
— Chcę, aby docelowo cały know-how w spółce był własnością grupy Poczty. Jednym ze sposobów jest wykup spółki wraz z prawami majątkowymi. Będziemy dążyć do porozumienia w tej sprawie i liczę na rozwiązanie win-win — zapowiada Tomasz Janka.
OKIEM EKSPERTA
Procesy zakupowe to wyzwanie
KRZYSZTOF DYKI, wiceprezes ZUS ds. IT
W tak dużej i złożonej organizacji bardzo ważne jest posiadanie odpowiedniej strategii IT, w tym biznesowej, żeby wiedzieć, co chce się na poszczególnych polach osiągnąć, np. w zakresie współpracy z dostawcami. Dla szefa IT w randze członka zarządu jednym z głównych wyzwań są procesy zakupowe, szczególnie ważne i newralgiczne w instytucjach podlegających pod Prawo Zamówień Publicznych. Inna kwestia to technologia, która w ostatniej dekadzie skokowo się rozwinęła, co sprawia, że po stronie organizacji, także tych komercyjnych, często brakuje odpowiednich specjalistów. To daje dostawcom bardzo dużą przewagę. Dlatego bardzo ważne jest zdobywanie i zatrzymywanie odpowiedniej wiedzy przez organizacje i budowanie własnych kompetencji, żeby umieć te procesy kontrolować.