Podróżami służbowymi można sprawniej zarządzać

Materiał partnera strony
opublikowano: 02-02-2015, 00:00

Ile kosztują podróże służbowe? Nominalnie nie są to duże kwoty, a wydatki te bardzo często są rozproszone po kilku centrach kosztowych i umieszczane w różnych budżetach. Warto jednak sprawdzić i przekonać się, że sumarycznie firmy wydają sporo

The Global Business Travel Association prognozuje, że globalne wydatki na podróże służbowe w 2014 r. miały osiągnąć rekordowy poziom 1,18 bln USD, co oznaczałoby wzrost w porównaniu z poprzednim rokiem o 7 proc. Koszty podróży dotyczą nie tylko floty samochodowej, opłat drogowych, zakupu biletów kolejowych, lotniczych, hoteli, ale również kosztów reprezentacyjnych czy naliczanych diet. Nie bez znaczenia pozostają koszty operacyjne związane z rozliczeniami, takie jak konieczność utrzymywania kas, w tym również walutowych, obieg papierowej dokumentacji, ręczne naliczanie diet, dodatkowe etaty, utrzymywanie kilku narzędzi (kilka kart, kilka systemów).

Polska rzeczywistość

W Polsce większość procesów dotyczących rozliczeń wydatków służbowych odbywa się w formie dokumentacji papierowej (77 proc. autoryzacji delegacji, 82 proc. akceptacji wypłaty zaliczki, 77 proc. rozliczeń wydatków) — wynika z badań przeprowadzonych na zlecenie Edenred przez firmę Nielsen w 2013 r. Najczęściej stosowanym narzędziem do rozliczania są pracochłonne arkusze Excel. Blisko 80 proc. firm stosuje zaliczki lub pracownicy angażują środki własne na potrzeby realizacji wydatków służbowych. Wszystko to powoduje, że proces obliczania diet, rozliczania wydatków i księgowań jest długotrwały i uciążliwy, a im dłużej trwa, tym staje się dla firmy bardziej kosztowny. Większe firmy wprowadzają systemy obiegu dokumentów, których wdrożenie jest długie i kosztowne, a i tak nie eliminują gotówkowej formy rozliczeń. W tym celu wprowadzane są karty — paliwowe dla użytkowników aut służbowych, a dla wyższej kadry menedżerskiej — karty bankowe. Karty paliwowe mają jednak swoje ograniczenia, a karty bankowe ze względu na koszty traktowane są jako produkt elitarny. W firmach, gdzie delegacji, zwłaszcza zagranicznych, jest dużo, funkcjonują systemy wspierające zgłaszanie wyjazdów i naliczanie diet oraz systemy tzw. self booking tools, które pozwalają użytkownikowi dokonywać rezerwacji i kupować bilety. Te rozwiązania są pomocne, jednak nie pozwalają kompleksowo obsłużyć całego procesu. Czy na rynku jest dostępna alternatywa?

Przede wszystkim oszczędności

Jak zatem zoptymalizować zarządzanie podróżami służbowymi, pamiętając jednocześnie o pracowniku, którego celem jest realizacja zadania biznesowego, a nie logistyka delegacji? Najłatwiej w tej sytuacji ciąć koszty. Jednak to nie jest dobre rozwiązanie, bo zadania muszą być realizowane. A może nowoczesne technologie wideokonferencji? Nie zastąpią one bezpośrednich relacji. Na naszym rynku jest dostępne nowoczesne narzędzie, dostosowane do polskiej specyfiki, system Spendeo by Edenred®, który opiera się na innowacyjnym połączeniu dwóch elementów w jedno zintegrowane narzędzie: karty płatniczej oraz platformy obsługującej proces rozliczeń między pracodawcą i pracownikiem.

Wygoda i funkcjonalność

A jak to narzędzie sprawdza się w praktyce? Wyobraźmy sobie, że pracownik wybiera się w delegację. Zgłasza na platformie Spendeo wniosek delegacyjny wraz z kwotą szacowaną na pokrycie wydatków. Po akceptacji otrzymuje przydzieloną mu kartę płatniczą sparametryzowaną wg polityki wydatków obowiązującej w firmie. Karta Spendeo zastępuje uciążliwe zaliczki i minimalizuje ryzyko związane z obrotem gotówkowym. Dodatkowo jedna karta Spendeo jest wygodną alternatywą do kilku innych kart: paliwowych, taksówkowych czy bankowych. Pracownik, podróżujący w celach biznesowych swobodnie, ale zgodnie z ustalonymi regułami, używa karty, korzystając z największej na świecie sieci akceptacji MasterCard. W razie nieprzewidzianych sytuacji, np. konieczności naprawy auta czy przedłużenia podróży, może zgłosić wniosek o doładowanie karty, które odbywa się w czasie rzeczywistym. Użytkownik karty korzysta także z wersji mobilnej platformy, na której dokonuje rozliczeń, co w podróży jest niezwykle ważne. Jakie korzyści zyskuje firma posługująca się Spendeo? Wprowadzenie tego narzędzia pomaga zaoszczędzić czas konieczny na rozliczanie wydatków służbowych, zarówno z punktu widzenia pracownika, jak i działów operacyjnych. Wszystkie transakcje są na bieżąco monitorowane, a płatności niezgodne z ustalonymi zasadami są wyróżnione w systemie, więc podlegają wyjaśnieniom. Tym samym menedżer kontroluje budżet delegacyjny swojego zespołu. Platforma porządkuje wszystkie wydatki w jednym miejscu, co pozwala pracodawcy z jednej strony na bieżącą kontrolę ich zasadności, a z drugiej przyspiesza procesy rozliczeń z pracownikiem. Ponadto, dzięki konsolidacji danych, Spendeo jest narzędziem analitycznym, umożliwiającym m.in. analizę struktury wydatków, porównanie kosztów pomiędzy pracownikami. Analiza wydatków ponoszonych z tytułu pozyskania czy obsługi klientów pomaga w konstruowaniu ofert oraz badaniu rentowności projektów.

Standaryzacja

W takich krajach jak USA czy Wielka Brytania tego typu systemy są standardem rozliczeń wydatków służbowych. Firma Edenred tworzy taki standard w Polsce. Przedsiębiorcy przy pomocy jednego narzędzia Spendeo mogą usprawnić wiele procesów, co pozwoli na redukcję kosztów operacyjnych dzięki predefiniowanym księgowaniom, minimalizacji papierowej dokumentacji oraz integracji Spendeo z systemami finansowo-księgowymi. Spójna i przejrzysta informacja oraz bieżąca kontrola zasadności wydatków pozwalają zaoszczędzić konkretne kwoty. Korzyści, jakie otrzymuje pracownik, to realizacja zadań podczas delegacji, bez angażowania prywatnych środków lub pobierania zaliczek, ale z nowoczesną i bezpieczną kartą płatniczą Spendeo oraz platformą, która ułatwia i przyspiesza proces rozliczeń, co daje większe poczucie bezpieczeństwa, komfortu pracy i satysfakcji. Wprowadzając do organizacji takie narzędzie, warto poprzedzić je ustaleniem zasad polityki rozliczania wydatków służbowych oraz odpowiednią informacją dla pracowników. Już samo spisanie zasad, dotychczas nieformalnych, oraz ich transparentność wprowadza zdrową samodyscyplinę w całej firmie.

Zanim wybierzesz

Wybierając system wspierający zarządzanie wydatkami służbowymi, warto rozważyć kilka kryteriów, m.in.: W jaki sposób wprowadzenie systemu pozwoli na redukcję kosztów w firmie? Czy i w jaki sposób system wspiera politykę wydatków służbowych firmy? Czy system daje korzyści całej organizacji? W jakim stopniu system ułatwia pracę poszczególnym grupom Użytkowników? Czy system jest rozwiązaniem kompleksowym? Kim jest dostawca systemu i jak wspiera w jego użytkowaniu?

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Materiał partnera strony

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu