Bez względu na rozmiar posiadanej floty, firma powinna jasno określić zasady korzystania z samochodów służbowych.
Polityka samochodowa (car policy) definiuje zasady, zobowiązania i zakazy wytyczone przez przedsiębiorstwo dla poprawnego użytkowania samochodu, który jest jego własnością. Tak naprawdę nie istnieje żaden wzór co do sposobu formułowania takiej polityki. Zależy to od celów i polityki danego przedsiębiorstwa.
Nie wszyscy pracownicy mają prawo do służbowego samochodu, a ci, którzy mają, nie dostają tych samych modeli. Należy określić, kto ma prawo do jakiego modelu, jaki poziom wyposażenia jest niezbędny, jakie opcje można ewentualnie dodać i kto je opłaci, jaki budżet wchodzi w rachubę i/lub jaka jest lista modeli do wyboru.
Należy również określić zasady korzystania z powierzonego pojazdu. Aby uniknąć nadużyć, zakres eksploatacji musi być jasno i jednoznacznie określony. Do jakiego typu przemieszczeń samochód może być używany. Czy można z niego korzystać wieczorami i w weekendy. Czy można z niego korzystać w celach prywatnych i podczas urlopów. Czy inny kierowca może usiąść za kółkiem powierzonego pracownikowi pojazdu.
Co do utrzymywania samochodu, należy wyszczególnić, kto jest odpowiedzialny za przeglądy i konserwację. Co należy uwzględnić podczas rutynowej kontroli. W jaki sposób ma być uregulowana należność za usługę. Jak należy postępować w przypadku pojazdu zastępczego.
Trzeba też wyjaśnić, kto jest ubezpieczycielem, jaki rodzaj polisy został wybrany i co w niej jest zawarte. Co z ubezpieczeniem osób trzecich. Co z prywatnym korzystaniem z samochodu. Czy istnieje ulga bądź zwolnienie z opłat. Czy ubezpieczenie jest ważne za granicą.
Należy zaznaczyć użyteczne numery telefonów służb drogowych i innych (policji, straży pożarnej, szpitali, etc.). Kierowca powinien być poinformowany o sposobie postępowania podczas wypadku i skutkach, jakie dane zajście może mieć dla niego i dla firmy.
Kierowca musi też wiedzieć o sprawach związanych z zarządzaniem paliwem. Jakiego paliwa używać. Gdzie można tankować. Czy trzeba korzystać z karty na paliwo. Jeśli tak, to jak dokładnie jej używać. Czy z takiej karty można korzystać w celach prywatnych i za granicą. Czy należy kontrolować przebieg kilometrów. Co robić, gdy karta traci aktualność lub została skradziona bądź zgubiona. Do kogo należy się zwrócić, aby otrzymać odpowiedzi na pytania lub zgłosić uwagi.
Tekst przygotowany przez dziennikarza magazynu kadry zarządzającej flotą samochodową „Flota”