Oprogramowanie Business Intelligence to narzędzie nie tylko na czas dekoniunktury, ale w trudnych chwilach przydaje się szczególnie.
iedy gospodarka zwalnia, kluczowa staje się precyzja i dokładność działań.
— Gdy popyt na produkty i usługi utrzymuje się na wysokim poziomie, błędne lub spóźnione decyzje nie wpływają na wynik finansowy firmy tak negatywnie jak w okresie drastycznego spowolnienia w gospodarce. Podczas hossy błąd można szybko naprawić, bo kupujących nie ubywa. W trudnych czasach kierowanie firmą staje się bardziej skomplikowane, bo trzeba efektywniej zarządzać nie przychodami, lecz kosztami. A do tego potrzebne są nie tyle informacje, ile wiedza o tym, co i w jakim stopniu wpływa na konkurencyjność poszczególnych procesów — uważa Piotr Cierlik, dyrektor zarządzający spółki Hogart.
Podejmowanie decyzji bez takiej wiedzy przypomina poruszanie się z opaską na oczach i kierowanie się wyłącznie intuicją. Może ona podpowiadać, że coś się zmieniło, ale nie mówi precyzyjnie co. Właśnie wtedy przydają się narzędzia Business Intelligence (BI), które odpowiadają za analizy informacji dostarczanych przez systemy ERP czy CRM. Wyniki mogą być prezentowane w postaci wykresów, wskaźników lub zestawień i umożliwiają obserwację pewnych tendencji i zjawisk, dotąd ukrytych wśród trudnych do zinterpretowania danych.
— Narzędzia analityczne to ostatni element łańcucha informacyjnego. Gdy potrafimy już zamienić dane na informacje, czyli uporządkować je i nadać im znaczenie biznesowe, powinniśmy zacząć czerpać z nich wiedzę. Do tego wykorzystuje się narzędzia analityczne. Pozwalają — z jednej strony — uzyskać lepszy dostęp do informacji, a z drugiej — zrozumieć zależności, jakie w tych informacjach występują, odkryć tendencje i prognozować wybrane wartości. Na tej podstawie można podejmować lepsze decyzje i dokonywać efektywnych symulacji — twierdzi Patryk Choroś, dyrektor działu Business Intelligence w Infovide — Matrix.
Wyjść poza chaos
Podejmowanie właściwych decyzji biznesowych utrudnia chaos w otoczeniu rynkowym, wahania na rynkach finansowych, niejasna sytuacja na giełdach, sprzeczne prognozy ekonomistów.
— Jak w takich warunkach planować przychody i koszty? Na jaki okres zawierać umowy? Jakie produkty oferować i w jakich regionach? Dziś w Krakowie największym zainteresowaniem mogą się cieszyć dżinsy, a w Warszawie kurtki. Ale czy tak będzie trzy dni później? Odpowiedź po wielowymiarowych analizach da Business Intelligence. Jeżeli chcemy się dowiedzieć, jaka jest np. dynamika popytu z perspektywy regionów, kategorii odbiorców czy przedstawicieli handlowych w konkretnym dniu lub kwartale, wystarczy kliknąć, by poznać realne wyniki i czynniki, które je determinują — zapewnia Tomasz Fidos, prezes Humansoft.
Przykładem może być firma dystrybucyjna. Sprzedaż rośnie, w magazynach nie zalegają zapasy, ale zyski są poniżej oczekiwań. Przyczyna jest nieznana. Menedżer może próbować sam do niej dojść, ale zapewne zajmie mu to przynajmniej kilka dni i będzie obarczone sporym ryzykiem błędu.
— W Business Intelligence cała operacja przebiega automatycznie i błyskawicznie. Menedżer nie traci czasu na kalkulacje, lecz od razu skupia się na korygowaniu działań, jeśli np. zyski pomniejszyła nietrafiona polityka rabatów. Może też dalej realizować plan sprzedażowy, jeśli mniejsze zyski są chwilowe i spowodowane umożliwieniem niektórym klientom płacenia należności w ratach — wskazuje Tomasz Fidos.
Większa dostępność
Jeszcze niedawno oprogramowanie klasy Business Intelligence było dostępne wyłącznie dla banków i wielkich korporacji. Powodem był jego duży koszt oraz, co nie mniej ważne, długi czas wdrożenia — od kilku miesięcy do ponad roku.
— Dziś podejście do Business Intelligence jest inne. Kryzys zrobił swoje. Nikt nie chce czekać wiele miesięcy na zakończenie projektu. Wdrożenie powinno trwać krótko, a inwestycja równie szybko się zwrócić — stwierdza Tomasz Fidos.
Stało się to możliwe dzięki wprowadzeniu technologii BI in-memory. Wielu analityków twierdzi, że teraz trafi ono w końcu masowo do małych i średnich przedsiębiorstw. Inna interesująca tendencja, która może spopularyzować BI, to oferowanie tej klasy oprogramowania w modelu SaaS (Software as a Service — program jako usługa), w którym dostęp do niego jest zapewniany za pomocą internetu. Klient nie kupuje systemu, który znajduje się na serwerach producenta, ale płaci za to, że z niego korzysta. To rozwiązanie jest jednak przeznaczone raczej dla dużych firm. Oprogramowanie do analiz coraz częściej pojawia się również jako element systemów klasy ERP.
Wiedza to potęga
Główne korzyści z wykorzystania systemów BI to wzrost przewagi konkurencyjnej dzięki lepszemu wykorzystaniu zasobów i zmniejszeniu wydatków. Bo odpowiednie informacje docierają do odpowiednich ludzi w odpowiednim czasie.
— System BI może sprawić, że fakty, z których przez lata nie zdawano sobie sprawy, staną się oczywiste. Jego wprowadzenie porządkuje firmy, pokazując wąskie gardła, rentowność oddziałów, linii produktowych i pracowników. Program może nawet alarmować o przekroczeniu zakładanych limitów, pozwalając uniknąć smutnych konsekwencji. Systemy BI pozwalają też na tworzenie szczegółowych raportów — zachwala Marcin Sokołowski z Epicor Software.
Coraz popularniejsze są funkcje typu "what if" (a co jeśli), pozwalające tworzyć alternatywne scenariusze i oceniać koszty i korzyści. Przydaje się to choćby przy tworzenia budżetu. A wszystkie funkcje BI przydają się nie tylko w ciężkich czasach. Gdy gospodarka znów przyśpiesza, pomagają lepiej wykorzystać okres koniunktury