Zarządzanie wiedzą oraz komunikacja wewnętrzna to dwa obszary, w których portal korporacyjny może usprawnić działania firmy.
Jedną z podstawowych funkcji portalu korporacyjnego jest zarządzanie wiedzą oraz zasobami przedsiębiorstwa. Zdaniem Jacka Bugajskiego, architekta rozwiązań biznesowych w firmie SAP Polska, wiele firm zaczyna tworzenie portalu właśnie od wprowadzania do niego funkcjonalności informacyjnej.
— Budowę portalu rozpoczyna się często od wprowadzenia mechanizmów ułatwiających obieg informacji oraz zarządzanie dokumentami. Pomocne w tym okazują się istniejące w firmie systemy business inteligence oraz ERP. Następnie wdrażane są także funkcjonalności pomagające usprawnić komunikację wewnętrzną — twierdzi Jacek Bugajski.
Kontrolowany przepływ
Funkcjonalność informatyczna portalu pozwala na stworzenie w firmie mechanizmów zwiększających kontrolę kosztów i czasu pracy. Dokumenty w firmie rozproszone są po różnych aplikacjach biznesowych oraz poczcie elektronicznej, portal ułatwia ich odnalezienie.
Stworzenie skutecznego i sprawnego systemu zarządzania zasobami firmy powinno rozpocząć się od dokładnej analizy procesów obiegu dokumentów i informacji w firmie. Trzeba znaleźć odpowiedzi na podstawowe pytania: pomiędzy kim przesyłamy informacje oraz jakie i po co.
Przekaz informacji w portalu powinien być jak najbardziej czytelny i klarowny dla użytkownika. Dlatego strona główna portalu musi być łatwa i intuicyjna w obsłudze. Pracownik firmy będzie przecież wpatrywał się w nią codziennie przez wiele godzin.
— Twórcy portalu powinni nadać mu jak najlepszy wygląd, wzorując się przy tym na stronach witryn internetowych. Z doświadczenia wiem, że brzydka, źle zaprojektowana szata graficzna portalu może skutecznie zniechęcić ludzi do korzystania z niego —uważa Paweł Szczerba, dyrektor ds. rozwiązań portalowych w firmie Matrix.pl.
Rozmieszczenie wiadomości w serwisie nie powinno być przypadkowe. Informacje na głównej stronie portalu pochodzą z wielu różnych źródeł, dlatego opracowania i materiały zamieszczone na stronie portalu powinny być pogrupowane tematycznie i uporządkowane. Na stronie na pewno powinna znaleźć się skuteczna wyszukiwarka, ułatwiająca znalezienie poszukiwanych dokumentów. Nie ma jednej uniwersalnej koncepcji układu strony. Cały jej projekt powinien być po prostu podporządkowany potrzebom biznesowym firmy i jej pracowników.
Z portalem można też zintegrować narzędzia czysto komunikacyjne.
Komunikacja wewnętrzna
— Poczta elektroniczna to obecnie standardowy element portali. Coraz częściej firmy decydują się na umieszczenie w jego strukturze komunikatora wewnętrznego, który umożliwia m.in. dokładne określenie aktualnego statusu każdego użytkownika — wskazania, czy jest zajęty, czy może opuścił swoje stanowisko pracy. Zachodnie przedsiębiorstwa już dawno doceniły użyteczność komunikatorów wewnętrznych. W Polsce na razie niewiele firm zdecydowało się na wprowadzenie takiego rozwiązania — mówi Jacek Bugajski.
Innym narzędziem komunikacyjnym umieszczanym często w portalach są wewnętrzne fora dyskusyjne oraz chaty, pomocne zwłaszcza przy projektach grupowych z udziałem większej liczby pracowników.