Definicji portali korporacyjnych jest co najmniej tak wiele jak osób, które namawiają do ich zakupu lub budowy. Słyszy się o zarządzaniu treścią, wiedzą, informacją, o kolaboracji, samoobsłudze, przeróżnych funkcjonalnościach i możliwościach — a wszystko to wydaje się kolejnym finansowym workiem bez dna, który otwiera przed nami informatyka. Czy rzeczywiście portal jest czymś nowym, wartym poświęcenia czasu na analizowanie jego przydatności i możliwości adaptacji w firmie?
Portal jako taki nie jest niczym nowym. Jest sumą dotychczasowych osiągnięć z dziedziny informatycznego wsparcia organizacji pracy. Sedno idei portalu to obserwacja, że dotychczas używane narzędzia, takie jak poczta, intranet, workflow, instant messenger i inne, nie stanowią z punktu widzenia pracownika spójnej całości. W efekcie eksplozji nowych systemów dla firm, następujące po sobie wdrożenia przynoszą kolejne, zamknięte w wąskich obszarach aplikacje, z których każda inaczej jest obsługiwana. Pracownicy coraz częściej niepotrzebnie tracą czas na przełączanie się pomiędzy nimi, logowanie, uczenie się ich i zastanawianie się, co gdzie mogą znaleźć. Portal — w takim rozumieniu — jest marzeniem o uproszczeniu życia, o jednolitej, spójnej platformie pracy, która poprowadzi użytkownika za rękę... Portal dla pracownika jest tym, czym dla malarza paleta z farbami — wszystkie narzędzia w jednym miejscu, pod kontrolą, łatwe w użyciu.
Czy jest jednak sens wydawania kolejnych pieniędzy na portal korporacyjny w sytuacji, kiedy ledwo zakończył się projekt budowy firmowego intranetu? Czy ten portal jest w istocie czymś, co wniesie nową jakość do organizacji i ostatecznie zakończy kosztowne in- westycje w miejscu, które na pierwszy rzut oka nie generuje żadnej korzyści dla firmy?
Prawidłowa odpowiedź na pierwsze pytanie nie jest łatwa do zaakceptowania, jednak czas przynosi nieodmiennie jedno rozwiązanie. Stara maksyma, „kto stoi w miejscu, ten się cofa”, przekonuje, że prędzej czy później zmuszeni zostaniemy do zainwestowania pieniędzy w nowe osiągnięcie cywilizacyjne, którym niewątpliwie są portale korporacyjne, lub skażemy się na stawanie się coraz mniej konkurencyjnymi w porównaniu z podnoszącą się ciągle średnią rynkową. W takim rozumieniu pytanie nie brzmi już „czy?”, tylko „kiedy?”.
Jeśli nie chcemy się spieszyć, bo o naszej konkurencyjności nie decyduje wewnętrzna organizacja pracy, ale np. unikalny produkt, to decydujący wpływ na ostateczny termin będą miały głównie czynniki zewnętrzne, takie jak dojrzałość rozwiązań dostępnych na rynku, wdrożenia u potencjalnej konkurencji etc. Oczywiście, warto pamiętać, że nawet najlepszy produkt oferujemy tylko dzięki ludziom, którzy nad nim pracują i to właśnie możliwość sprawnej współpracy pomiędzy nimi jest kluczem do sukcesu. Jeśli prześpimy moment, w którym rynek, przyzwyczajony już do wyższej jakości ofert, zacznie wymagać od nas sprawniejszej organizacji pracy, to sami poddamy się próbie.
Odpowiedź na drugie pytanie jest już właściwie jasna. Portal z pewnością zmieni naszą firmę na lepsze, choć wystarczy tylko do momentu, kiedy na rynku nie zadomowi się na dobre kolejny szczebel w ewolucji do firmy doskonałej.
PIOTR OGONOWSKI dyrektor firmy doradczej Experter