Raporty z systemów BI powinny trafiać nie tylko do analityków. Pozostali pracownicy także mogą aktywnie z nich korzystać.
Janusz Fortuna, wiceprezes firmy Hogart, wylicza grupy pracowników korzystających z oprogramowania analitycznego: analitycy — zadający pytania ad hoc i opracowujący zaawansowane analizy — zarząd, kadra kierownicza, incydentalni użytkownicy oraz partnerzy i klienci. Bernard Knapik, dyrektor działu Business Objects w Premium Technology, szacuje, że większość użytkowników systemów business intelligence, bo aż 80 proc., to analitycy. Pozostali to menedżerowie i odbiorcy informacji. Małgorzata Wiśniewska, menedżer ds. business intelligence SAP Polska, przekonuje, że BI jest raczej koncepcją zarządzania danymi i informacjami w firmie w oparciu o technologię informatyczną. Dlatego narzędzia BI powinny służyć do stworzenia spójnego systemu informacyjnego dla każdego szczebla decyzyjnego w organizacji.
— Spójność i kompletność informacji w dobrze zaprojektowanym systemie BI pozwala ograniczyć czas związany z analizą danych. Dobrze znane wielu firmom sytuacje na spotkaniach decydentów, na których gros czasu zużywa się na uzgodnienie i wyjaśnienie liczb przyniesionych przez dyrektorów w swoich raportach, znikają z życia firmy. Dzięki korzystaniu z jednej spójnej hurtowni danych mamy pewność, że informacje dyrektora sprzedaży zawsze będą sumą informacji każdego z menedżerów — twierdzi Małgorzata Wiśniewska.
BI do niedawna było postrzegane jako narzędzie zastrzeżone dla kierownictwa najwyższego stopnia. Dostawcy technologii przekonują, że powinno być inaczej.
Bernard Knapik zauważa trend prowadzący do ujednolicenia, poprzez narzędzia business intelligence, informacji docierających do pracowników firmy.
— Każdy pracownik powinien mieć dostęp do informacji o sobie, np. przedstawiciel handlowy, którego premia jest zależna od wyników, zna wykonanie planów na bieżąco i wie, ile jeszcze musi sprzedać. A wyniki poszczególnych pracowników składają się na kondycję firmy — przekonuje Bernard Knapik.
Celem stałego informowania pracowników o wynikach firmy ma być odciążenie kierownictwa. Informacje powinny być dopasowywane do stanowiska.
— Czasem błąd na dole może wiele kosztować całą firmę — przestrzega Paweł Gajda z Oracle Polska.