Podstawą sprawnego i efektywnego funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa jest komunikacja wewnętrzna. W większości struktur organizacyjnych występuje przepaść komunikacyjna między przywódcami, widzącymi potrzeby zmian, a pracownikami, którzy wprowadzają je własnymi rękoma. Najkorzystniejsza jest sytuacja, w której wszyscy pracownicy rozumieją główne kwestie strategiczne tak jak członkowie zarządu. Osiągnąć ją można poprzez stworzenie organizacji samouczącej się.
...taka odpowiedź. To powiedzenie znają wszyscy, niezależnie od wieku czy narodowości. W naszym kraju umiejętność zadawania pytań była jeszcze do niedawna niedoceniana. Polskie społeczeństwo było wręcz zniechęcane do zadawania pytań. W tej chwili sytuacja ta ulega zmianie. Tendencję tę widać również w biznesie. Menedżerowie coraz wyżej cenią sobie pracowników interesujących się tym, co się dzieje w firmie.
— Jeżeli ktoś pyta, to znaczy, że myśli. Zadawanie pytań jest dowodem otwartości i zaangażowania — mówi Krzysztof Jakubiak z Coca-Cola Services.
Jednak bardzo istotna jest także jakość pytań zadawanych przez pracowników.
— Istnieją dwa rodzaje pytań. Te, które dotyczą strategicznego poziomu działalności firmy, świadczą o zaangażowaniu pracownika w wykonywane zadania i są zjawiskiem pozytywnym. Jeżeli jednak pracownik często zadaje pytania na poziomie operacyjnym, świadczy to o jego niezdecydowaniu. Pojawia się wówczas obawa, że osoba taka będzie się uchylała od podejmowania decyzji — uważa Elżbieta Wachowicz-Gwiżdż, dyrektor marketingu w Polskim Towarzystwie Finansowym.
Umiejętnego sposobu zadawania pytań można się stosunkowo łatwo nauczyć. Na Zachodzie edukacja w tym zakresie zaczyna się już w szkole. Wiele firm decyduje się na jej kontynuację, organizując specjalne szkolenia dla swoich pracowników.
— Zadawanie pytań jest, mówiąc najprościej, metodą aktywnego poszukiwania informacji. Niewiele osób rodzi się z umiejętnością skutecznego pytania, dlatego też tak ważna jest edukacja. Ciekawym ćwiczeniem, przeprowadzanym w grupach, jest na przykład zdobywanie informacji na dany temat, mając do dyspozycji jedynie 5 pytań. Daje ono możliwość obserwacji aktywności, ale też inteligencji i zdolności analitycznego myślenia uczestników ćwiczenia — opowiada Tomasz Pasternak, kierownik ds. informacji w firmie People Partnering.
Aby uzyskać efekt sprawnej komunikacyjnie organizacji, nie wystarczy gotowość jej pracowników do zadawania pytań. Konieczne jest też odpowiednie nastawienie drugiej strony, czyli menedżerów.
— Zadaniem menedżera jest wykształcenie u pracownika umiejętności kreatywnego rozwiązywania problemów. Dlatego też coraz mniejsze znaczenie ma typ przywódcy autorytarnego, podczas gdy coraz wyżej cenione jest przywództwo charyzmatyczne — wyjaśnia Sławomir Horbaczewski, prezes firmy Dr Witt.
Badania pokazują, że w przeciętnym przedsiębiorstwie jedynie jedna trzecia pracowników jest naprawdę zaangażowana w swoją pracę. Efektem takiej sytuacji jest niemożność uzyskania optymalnej efektywności zawodowej, wzrost absencji, a także braku lojalności. Przed organizacjami stoi teraz wyzwanie wydobycia jak największej wartości z ludzi, którymi aktualnie dysponują. Celu tego nie osiągnie się jednak zmuszając ich do ciężkiej pracy. Zdaniem psychologów, jedyną słuszną drogą jest takie ich angażowanie, które dotrze do kreatywności, intelektu i umiejętności. Jeżeli przedsiębiorstwo jest zdolne zaangażować swoich pracowników w prace całego zespołu, będzie mogło wówczas liczyć nie tylko na ich obecność w godzinach pracy, ale także na myślenie oraz działanie nakierowane na odniesienie przez firmę sukcesu.
— W zarządzaniu takim działem jak marketing istotne jest stymulowanie zaangażowania pracowników. Dlatego preferuję otwarty styl zarządzania i swobodną komunikację — mówi Elżbieta Wachowicz-Gwiżdż.
Okiem eksperta: Jarosław Włodarczyk
doradca PR
Wywołanie w pracownikach chęci do zadawania pytań i dzielenia się swoimi spostrzeżeniami i refleksjami pozwala ich zwierzchnikom na usprawnienie procesu zarządzania. Jest też skutecznym i tanim sposobem uzyskiwania informacji, zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę.