Praca powinna rozpocząć się od diagnozy stanu bieżącego oraz analizy ryzyka. Ułatwi to budowę procesów i rozwijanie elementów istotnych dla organizacji.
Firma może dowolnie wybrać sposób wdrożenia systemu zarządzania jakością — samodzielnie, z pomocą konsultantów lub korzystając tylko z zewnętrznych szkoleń. Bez względu na metodę, warto mieć na uwadze, że skuteczne działanie systemu w znacznym stopniu zapewnią dobrze przeszkoleni pracownicy, którzy potrafią samodzielnie definiować i opisywać procesy oraz świadomie wdrażać zmiany.
Paweł Nowomiejski, konsultant z Energy Group, podkreśla, że dobrze zaplanowany system to taki, który ma wbudowane prawidłowo funkcjonujące mechanizmy doskonalenia — od efektywnego procesu oceny i audytów wewnętrznych, przez skuteczne narzędzia wsparcia analizy problemów i ich rozwiązywania, aż po metody weryfikacji skuteczności podjętych działań.
W gąszczu papierów
W mapowaniu procesów definiuje się narzędzia i metody monitorowania. Szczegółowy opis zadań, czyli instrukcje, procedury postępowania i inne dokumenty, może występować w wersji papierowej, elektronicznej lub mieszanej — w zależności od obowiązującego sposobu obiegu dokumentów w firmie. Liczba opisanych procedur i instrukcji oraz ich zawartość zależy od organizacji. Dokumentacja musi być jednolita pod względem formy i szaty — w tym celu tworzy się szablony z opracowanym systemem nazewnictwa lub numeracji.
Podstawowym celem dokumentacji jest wyeliminowanie błędów. Dlatego pracownicy powinni wiedzieć, że obowiązuje ich dana dokumentacja, gdzie jest ona dostępna oraz że muszą realizować swoje cele zgodnie z nią lub jeżeli zachodzi sprzeczność między zadaniami pracowników i dokumentacją, poinformować o tym fakcie swoich przełożonych. Nadzór nad zapisami ma zapewnić ich niezmienność, zagwarantować, że ich nie utracimy, a dostęp do nich mają tylko osoby uprawnione.
Osobnym dokumentem jest księga jakości, która opisuje SZJ. Może być wykorzystana m.in. do zapoznawania partnerów firmy ze sposobem zarządzania. Organizacja ma możliwość utworzenia księgi jakości z całości dokumentacji. Powstaje wtedy swoisty podręcznik SZJ wraz z instrukcjami.
Rozwój systemu
Pierwsze lata funkcjonowania SZJ to faza „oswajania się” z systemem i pełnej jego akceptacji przez pracowników. Organizacja porównuje dane uzyskane z kolejnych okresów, dotyczące realizacji celów i postrzegania przez klientów działalności firmy. Jest to zatem solidna podstawa do wyciągania wniosków oraz realizacji działań korygujących i zapobiegawczych.
— Dobrze utrzymywany i kontrolowany SZJ gwarantuje skuteczne działanie firmy — mówi Olgierd Głodkowski, prezes MDG Doradztwo Gospodarcze.
Istniejący i potencjalni klienci, inwestorzy oraz pracownicy lepiej postrzegają firmę. Pozwala to na otwarcie rynków oraz na przyciągnięcie inwestycji, jak również może powodować, że siła robocza staje się bardziej wydajna i zadowolona. Sprawnie funkcjonujący system zapewnia redukcję kosztów dzięki zmniejszeniu liczby elementów wybrakowanych i odpadów, zmniejsza też liczbę reklamacji oraz nakłady pracy związane z poprawianiem produkcji. Wyszkolony, fachowy personel lepiej rozumie procesy oraz może wydajniej je kontrolować i usprawniać. Umożliwia to załodze większe zaangażowanie i wkład w procesy, za które ponosi odpowiedzialność.
— Certyfikacja może służyć jako narzędzie marketingowe, pozwalające na zdobycie przewagi nad konkurentami. Pozwala zakomunikować, że firma jest dobrze zarządzana. Umożliwia także opracowanie bardziej skutecznego systemu przez zewnętrzną ocenę oraz zidentyfikowanie słabości — podsumowuje Olgierd Głodkowski.
Zawsze musimy pamiętać, że to my budujemy i rozwijamy nasz system zarządzania i jeżeli nie zaangażujemy się w te działania, to pretensje w związku z jego nieskutecznością możemy mieć jedynie do siebie. Jak mawiają trenerzy —człowiek bez oczekiwań to człowiek zawsze niezadowolony.