Barbara Hadam-Toczek przekształciła swoją firmę w dynamiczne biuro rachunkowe, które oferuje
Co zainspirowało panią do założenia własnego biura rachunkowego?
Od dziecka wiedziałam, że chcę prowadzić własny biznes. Nie miałam jeszcze wtedy konkretnego pomysłu, ale byłam pewna, że to będzie moja droga. Pamiętam rozmowę z tatą, który sam prowadził firmę. Kiedy zaczęłam studia z zarządzania, zapytał mnie: „Czym ty będziesz zarządzać, dziecko?”. Odpowiedziałam: „Jeszcze nie wiem, ale czymś na pewno”.
Uwielbiałam, gdy wszystko się zgadza – dokładnie tak jak w księgowości. Z czasem zauważyłam, że mam naturalne predyspozycje do tej pracy – bardzo szybko wychwytuję błędy w liczbach, co zresztą często potwierdzają moje współpracowniczki. Śmieją się, że wystarczy, że spojrzę na dokumenty, i od razu zauważam, gdzie jest problem.
Na początku zdobywałam doświadczenie jako pracowniczka etatowa – przeszłam wszystkie szczeble, aż do stanowiska głównej księgowej. W pewnym momencie poczułam jednak, że osiągnęłam tzw. szklany sufit i nie mam już gdzie się rozwijać. Wtedy właśnie zdecydowałam się na założenie własnej działalności.
Miałam solidne zaplecze merytoryczne, bo ówczesny pracodawca dawał mi duże możliwości rozwoju. Zajmowałam się nie tylko księgowością, ale również kadrami, płacami, projektami unijnymi czy zamówieniami publicznymi. Czerpałam radość z nauki nowych rzeczy, dlatego dziś również staram się dawać moim pracownikom szerokie możliwości rozwoju – nie ograniczać ich tylko do jednego obszaru.
Od początku wiedziałam, że moje biuro nie będzie się skupiać wyłącznie na księgowości. Postawiłam na podejście biznesowe – księgowość jest ważna, ale to tylko jedno z narzędzi do prowadzenia firmy. Chciałam, by moje biuro wspierało przedsiębiorców kompleksowo – nie tylko licząc, ale też doradzając. Ponad 15 lat temu, kiedy zaczynałam, niewiele biur patrzyło na swoją działalność w ten sposób. Dziś ten trend się rozwija – mówi się o biurach rachunkowych jako o partnerach w biznesie – ale dla mnie to było oczywiste od początku.
Wierzę, że biuro rachunkowe powinno być centrum usług dla przedsiębiorcy. Dlatego stale poszerzamy ofertę o nowe, komplementarne usługi, jak np. ubezpieczenia. Dzięki temu możemy jeszcze lepiej wspierać klientów w prowadzeniu ich firm.
Jak wygląda struktura zarządzania w pani firmie?
Do 2022 r. prowadziłam firmę samodzielnie. Dziś współtworzę ją z dwoma wspólnikami – wcześniej członkami mojego zespołu, których zaangażowanie i potencjał naturalnie skierowały ich do współodpowiedzialności za rozwój firmy. Choć to dość nietypowe podejście w naszej branży, wierzę, że dzielenie się odpowiedzialnością przekłada się na silniejszy, bardziej zmotywowany zespół.
Obecnie działamy w modelu opartym na jasno określonym podziale kompetencji: jeden ze wspólników odpowiada za operacje i finanse, drugi zajmuje się działem kadr i sprawami pracowniczymi, ja natomiast koncentruję się na księgowości, rozwoju firmy oraz relacjach z klientami.
Taki układ łączy wiedzę merytoryczną z podejściem biznesowym, co pozwala nam lepiej rozumieć potrzeby klientów i wspierać ich nie tylko w obszarze liczb, ale również strategicznie.
Zależy mi, by z każdym klientem spotkać się przynajmniej raz w roku. Rozmawiamy o liczbach, ale też o planach, wyzwaniach, kierunku rozwoju. Bo dobra księgowość opiera się na zrozumieniu całego biznesu – nie tylko danych z dokumentów. Klienci często wracają do mnie nie tylko po usługę, lecz także po motywację. Mówią, że po spotkaniu ze mną czują nową energię do działania.
Prowadzę firmę z nastawieniem na wsparcie i partnerstwo. Czasem wystarczy jedno pytanie, by zmienić perspektywę i otworzyć przed klientem nowe możliwości. Tak było m.in. z właścicielką sklepu z bielizną, która dzięki naszej rozmowie przeniosła sprzedaż do internetu i uratowała swój biznes. Albo z firmą budowlaną, która w czasie pandemii dzięki mojej sugestii zaczęła przyjmować drobne zlecenia i utrzymała cały zespół bez zwolnień.
Takie sytuacje pokazują, że księgowość to nie tylko rozliczenia – to relacja, zaufanie i rozmowa. Tego uczę też mój zespół. Klienci mówią, że u nas „jest inaczej” – i właśnie na tym „inaczej” budujemy swoją markę.
Co jeszcze sprawia, że pani biuro wyróżnia się na tle konkurencji?
Myślę, że naszą siłą jest podejście oparte na relacji i realnym wsparciu. Z każdym nowym klientem – szczególnie tym, który dopiero zaczyna działalność – od razu się spotykamy, a przez kolejne trzy miesiące prowadzimy go krok po kroku. Nazywamy to wewnętrznie „księgowym concierge’em”. To czas edukacji i budowania zaufania – wolimy założyć, że klient czegoś nie wie, niż że wszystko wie.
W naszym biurze wiele procesów jest uporządkowanych dzięki wewnętrznym procedurom – to pozwala klientowi skupić się na biznesie, a nie na papierach. Unikamy chaosu i zbędnych pytań. Im lepiej poznamy firmę na początku, tym mniej będziemy przeszkadzać później.
Staramy się też dostosować do specyfiki naszych klientów – wielu z nich to osoby, które na co dzień nie pracują przy komputerze i rzadko korzystają z narzędzi cyfrowych.
Dlatego komunikacja z nami ma być prosta, a obsługa możliwie bezproblemowa. Pilnujemy terminów, przypominamy o kończących się ubezpieczeniach, informujemy o zmianach w przepisach – tak, by klient czuł się bezpiecznie.
Bardzo ważna jest też empatia. Jeśli klient czegoś nie dostarczy na czas, nie ma u nas karcenia – jest telefon z pytaniem: „Czy wszystko w porządku? Jak możemy pomóc?”. Wierzę, że bez relacji nie da się zbudować dobrej współpracy.
Dbamy też o małe, ludzkie gesty: kawa, herbata, coś słodkiego w biurze, konkursy, drobne upominki z okazji świąt czy Dnia Kobiet. Dla nas klient to nie „interesant”, tylko partner. Jak powiedział kiedyś jeden z klientów: „Pierwszy raz dostałem coś od księgowej, a nie tylko fakturę do zapłaty”. I właśnie o to chodzi – o zwykłą, ludzką życzliwość.
Pomaga pani również poprzez działania fundacji – proszę opowiedzieć o niej więcej.
Fundacja Prestige Care działa od około trzech–czterech lat i skupia się na dwóch głównych obszarach. Pierwszym jest wsparcie młodzieży oraz młodych talentów – m.in. opiekujemy się szkółkami bokserskimi dla dzieci i młodzieży. Obecnie objęliśmy patronatem także młodego człowieka przygotowującego się do studiów medycznych, którego wspieramy finansowo, pomagając mu pokryć koszty edukacji i przygotowań.
Drugim filarem naszej działalności jest pomoc w rozwijaniu przedsiębiorczości. Wspieramy osoby z pomysłami na biznes, które potrzebują wsparcia w tworzeniu biznesplanu, kalkulacji kosztów czy przygotowaniu formalności. Często pomaga nam to zapobiegać poważnym problemom – dzięki analizom podatkowym czy ocenie bezpieczeństwa umów. Działania fundacji są również elastyczne – organizujemy wsparcie ad hoc, reagując na bieżące potrzeby i sytuacje wymagające pomocy.
Jakie są pani dalsze plany? Czy są jeszcze jakieś inne wizje i pomysły, które chciałaby pani zrealizować w najbliższych latach?
Mamy wiele planów. Już teraz działamy z nowego biura – jest dwa razy większe niż poprzednie, żeby pomieścić wszystkie nasze pomysły. Jednym z najnowszych projektów, który dopiero „raczkuje”, jest firma Prestige HR.
Pomysł zrodził się z potrzeby – kiedy zaczęłam rozbudowywać zespół, szybko zorientowałam się, że zarządzanie trzema osobami to zupełnie co innego niż zarządzanie trzydziestoma. Szukałam specjalisty od HR-u, ale okazało się, że doświadczeni HR-owcy niechętnie wybierają mniejsze firmy. Po roku bezskutecznych poszukiwań stwierdziłam: skoro rynek tego nie oferuje, trzeba to stworzyć. Tak powstało Prestige HR – firma wspierająca mniejsze przedsiębiorstwa, do 50 pracowników – w obszarze HR, w prosty, przystępny sposób.
Zaczęłam intensywnie zgłębiać temat HR – nawet rozważam studia z psychologii, bo zauważyłam ogromną lukę rynkową, zwłaszcza w obszarze onboardingu. W wielu małych firmach nowy pracownik pierwszego dnia zostaje pozostawiony sam sobie. Nawet w dużych organizacjach brakuje przemyślanych procesów wdrożeniowych.
U nas od pierwszego dnia wszystko jest zaplanowane – spokojne wprowadzenie, opieka, prezentacja procedur i zespołu. Dla mnie to nie koszt, tylko inwestycja. Osoby, które czują się zaopiekowane, szybciej się wdrażają i rzadziej odchodzą.
Stawiamy też na elastyczność – nie obowiązuje nas sztywny grafik 8-16. Liczy się efekt, nie czas spędzony przy biurku. Pracownicy mogą wcześniej kończyć pracę w piątki, sami planują dzień, o ile zadania są zrealizowane. Wprowadziliśmy też dzień wolny z okazji urodzin – to drobny gest, który wiele znaczy.
Bardzo cenię również współpracę międzypokoleniową – młodsi uczą się odpowiedzialności, starsi nabierają dystansu i lepiej dbają o balans. Ta wymiana działa naprawdę świetnie.
W planach mamy dalszy rozwój Prestige HR – m.in. o rekrutację i doradztwo proceduralne dla firm. Chcemy też uruchomić szkołę kształcącą przyszłych księgowych, bo dziś brakuje dobrze przygotowanych specjalistów. Rozwijamy również projekt „dyrektor finansowy na godziny” – szczególnie z myślą o NGO i mniejszych firmach. I oczywiście wzmacniamy działalność naszej fundacji oferującej bezpłatną pomoc prawną i edukacyjną przedsiębiorcom, których nie stać na profesjonalne wsparcie.
Chcemy nie tylko świadczyć usługi, ale też tworzyć wartościowe, wspierające środowisko dla przedsiębiorców. Wierzę, że każda firma może być miejscem, które realnie zmienia życie – zarówno pracowników, jak i klientów.
Wioleta Chorąży