Firmowe wydawnictwa mogą być świetnym narzędziem komunikacji firmy z pracownikami, kontrahentami i z klientami.
— Wszelkie badania potwierdzają, że ludzie coraz mniej chętnie oglądają reklamy. Polacy cenią materiały dziennikarskie i darzą je dużym zaufaniem. Dlatego biuletyny niejednokrotnie okazują się skuteczniejszą od reklamy formą promocji — twierdzi Tomasz Kościelny, dyrektor zarządzający agencji doradczej i wydawniczej Agape, specjalizującej się w przygotowywaniu biuletynów firmowych.
Narzędzie wielofunkcyjne
Biuletyny mają przede wszystkim informować o sprawach ważnych dla funkcjonowania i wizerunku firmy. Wewnętrzne zwykle mają także integrować i motywować pracowników.
— Nasz magazyn „Hapowo” jest półformalnym narzędziem integracji. Przedstawiamy w nim nowych pracowników, opowiadamy o zmianach w firmie, podajemy różne firmowe ciekawostki. Prezentujemy też nowe produkty — mówi Ewa Lis, PR manager w HP Polska.
Pracownicy są pierwszymi ambasadorami przedsiębiorstw. Krewni i znajomi traktują ich jak pewne źródło informacji.
— Dlatego warto dbać, by byli dobrze poinformowani o wydarzeniach zachodzących w firmie i o jej ofercie — wyjaśnia Ewa Lis.
Nieco inaczej rzecz się ma z biuletynami zewnętrznymi.
— Magazyn „Sense of Beauty” ma zwiększać znajomość marki Dr Irena Eris oraz zagadnień związanych z kosmetykami i kosmetologią w ogóle. Dla nas bardzo ważna jest nasza działalność naukowa, dlatego dużo miejsca poświęcamy Centrum Naukowo-Badawczemu Dr Irena Eris — opowiada Anna Jakubowska, specjalista ds. public relations w Laboratorium Kosmetycznym Dr Irena Eris.
W tej sytuacji informowanie łączy się z edukacją. Biuletyny mogą być także — dzięki dokładnej i przystępnej prezentacji oferty firmy —narzędziem zacieśniania współpracy z kontrahentami.
Bardzo często autorzy biuletynów firmowych stawiają sobie za cel również dostarczanie rozrywki i ciekawych informacji niezwiązanych z profilem działalności swojego przedsiębiorstwa.
— Poświęcamy miejsce również na tematy lifestylowe, nowe trendy, recenzujemy płyty czy książki —stwierdza Anna Jakubowska.
Atrakcyjnie i rzetelnie
Jakość informacji i sposób ich przedstawienia w biuletynie firmowym powinny być podobne jak w zwykłej prasie: chodzi o informowanie konkretne i rzetelne.
— Promocyjnej papki nikt nie będzie darzył zaufaniem — ostrzega Tomasz Kościelny z Agape.
Dodatkowo publikacja musi pozostawać w zgodzie z wizerunkiem firmy. Warto więc pamiętać o kolorystyce, logo i elementach graficznych dla niej charakterystycznych.
— W naszym elektronicznym „Newsletter GM Records” takim motywem są płyty — informuje Aleksandra Surmacka, specjalista ds. public relations w wytwórni płytowej GM Records.
Forma pisma pomaga w kreowaniu wizerunku wśród pracowników i klientów. Na przykład stonowana forma graficzna i wyważone teksty kojarzą się z powagą i odpowiedzialnością. Z kolei prężną, nowoczesną firmę można prezentować, wykorzystując dynamiczną grafikę i zdjęcia oraz innowacyjne pod względem treści i formy teksty.
Wydawnictwo musi być przemyślane i pod innym względem.
— Zawartość „Wokół herbaty” jest przejrzyście podzielona na działy tematyczne, które pomagają czytelnikom odnaleźć się w bogactwie wątków związanych z herbatą —opisuje Agata Brodzka, account manager agencji Pleon, prowadzącej działania PR dla marki Dilmah.
Dla większej atrakcyjności wizualnej warto posługiwać się dużymi i czytelnymi tytułami, śródtytułami, odpowiednio dobraną czcionką, dużymi zdjęciami.
— Trzeba unikać chaosu graficznego, czyli sytuacji, w której czytelnik nie wie na przykład, do którego tekstu odnosi się oglądane zdjęcie. Zniechęca też natłok informacji — zauważa Tomasz Kościelny.
Istotny jest także język.
— Większość naszych pracowników ma wyższe wykształcenie, także inżynierskie. Pisząc o naszych produktach, możemy więc podawać dane techniczne i nie musimy się uciekać do ogólnych stwierdzeń — uważa Ewa Lis z HP Polska.
Kiedy warto
Kiedy spotkania czy tablica ogłoszeniowa nie zapewniają już skutecznego informowania pracowników, bo po prostu jest ich zbyt wielu, firma powinna pomyśleć o biuletynie wewnętrznym.
— Wydające taki biuletyn najmniejsze firmy, jakie znam, liczą 150-180 pracowników — mówi Tomasz Kościelny.
Dla biuletynu zewnętrznego wielkość firmy nie jest tak ważna.
— Nawet bardzo mała może go wydawać, jeśli ma wielu klientów. Czy będzie wydawany tylko na rynek lokalny, czy na krajowy, zależy od tego, gdzie są odbiorcy — tłumaczy Tomasz Kościelny.
Decydując o formie biuletynu, trzeba przeanalizować, czego oczekuje grupa docelowa.
— Ze względu na branżę, w której działa GM Records, forma elektroniczna wydała się nam najodpowiedniejsza. Poza tym zapewnia interaktywność. Dialog dzięki narzędziom elektronicznym może być bardziej dynamiczny niż dzięki na przykład tradycyjnej poczcie —podkreśla Aleksandra Surmacka.
Ta forma może być atrakcyjna dla małych firm, bo jest tańsza niż papierowa i łatwiejsza od strony technicznej.
— Ale równie szybko, jak się czyta tak podane informacje, zapomina się je — twierdzi Tomasz Kościelny.
Kiedy biuletyn nie musi szybko informować, lepsza jest wersja papierowa.
— Nasi pracownicy są zarzucani wielką liczbą e-maili i biuletynów internetowych. Uznaliśmy więc, że „Hapowo” w formie elektronicznej nie cieszyłoby się popularnością. Lektura papierowego magazynu bywa formą odpoczynku od komputera, a można go też pokazać znajomym czy rodzinie — mówi Ewa Lis z HP Polska.