Krajowy System e-Faktur (KSeF) służy do wystawiania i otrzymywania dokumentów drogą elektroniczną. Na razie korzystanie z niego jest dobrowolne. Stanie się to obowiązkowe prawdopodobnie od stycznia 2024 r. Firmy nie są jednak na to przygotowane. Z raportu firmy Webcon „Rewolucja w fakturowaniu: czy polskie firmy są gotowe na KSeF?”, wynika, że aż 66 proc. spółek nadal wprowadza do obrotu setki papierowych faktur. Tylko 17 proc. przedsiębiorstw w Polsce stosuje wyłącznie elektroniczne dokumenty księgowe. Prawie połowa firm korzysta z narzędzia do elektronicznego obiegu faktur (48 proc.), a 11 proc. ma w planach jego wdrożenie, m.in. ze względu na zbliżający się obowiązek korzystania z KSeF.
Okazja do zmiany
– Łączymy się na wideokonferencjach, większość firmowych dokumentów przechowujemy w chmurze, ale faktury wciąż drukujemy. Zapowiadany obowiązek korzystania z KSeF to doskonała okazja dla przedsiębiorstw, aby zrobić kolejny krok w stronę digitalizacji i wprowadzić elektroniczny obieg faktur. Wśród licznych korzyści, jakie z pewnością odczują, można wymienić przyspieszenie rozliczania faktur, lepszą kontrolę nad procesem oraz zmniejszenie liczby błędów. To również korzyść z punktu widzenia ekologii – uważa Łukasz Wróbel, wiceprezes firmy Webcon.
Z badania wynika, że co czwarta firma w Polsce wystawia do 10 faktur miesięcznie, co trzecia – od 11 do 100, 17 proc. – do 500, a 12 proc. więcej niż 500 tego typu dokumentów. Oczywiście liczba wystawianych faktur jest zależna od wielkości firmy. 50 proc. mikrofirm wystawia do 10 faktur miesięcznie, podczas gdy około połowa firm średnich i dużych – ponad 100.
Papierowe faktury dominują w firmach handlowych i produkcyjnych, gdzie odpowiednio aż 75 proc. i 73 proc. badanych nadal używa drukowanych dokumentów. W przypadku budownictwa na papier decyduje się 69 proc. podmiotów. Branże, które drukują najwięcej, w największym stopniu używają także elektronicznego obiegu dokumentów. Z takiego rozwiązania korzysta 60 proc. firm produkcyjnych, 55 proc. handlowych, 45 proc. usługowych i 40 proc. budowlanych.
Faktury drukują zarówno małe, jak i duże firmy. Papierowe dokumenty są obecne w 68 proc. średnich spółek, 66 proc. dużych i 65 proc. mikrofirm. Inaczej wygląda kwestia korzystania z elektronicznych dokumentów. Stosuje je 39 proc. firm zatrudniających do 9 osób oraz co druga średnia i duża spółka.
Dostosować do potrzeb
Przedsiębiorstwa generujące najwięcej dokumentów księgowych chętniej korzystają z elektronicznego obiegu faktur. Rozwiązania tego typu stosuje 36 proc. przedsiębiorców generujących do 10 dokumentów miesięcznie. Przy większej skali (500-1000 dokumentów) jest to już 78 proc., a przy ponad tysiącu faktur miesięcznie – 76 proc.
– Choć, jak wynika z naszego badania, niewiele polskich firm rozpoczęło przygotowania w tym zakresie, część z nich wiąże wdrożenie KSeF z wprowadzeniem elektronicznego obiegu akceptacji faktur. Ważne jest, by wybrać przyszłościowe rozwiązanie dostosowane nie tylko do KSeF, ale też do potrzeb i uwarunkowań danej organizacji – podkreśla Łukasz Wróbel.
Polska to czwarty kraj w Europie, po Portugalii, Hiszpanii i Włoszech, w którym obowiązywał będzie centralny system fakturowania.