Wielkie przemysłowe grupy kapitałowe jedna po drugiej wdrażają systemy scentralizowanych zakupów. Z takim projektem rusza właśnie Polska Grupa Energetyczna (PGE).
— Wstępna koncepcja już jest, a pod koniec października planujemy zatwierdzić asortyment, który będzie podlegał wspólnym zakupom. W przyszłym roku powołamy specjalną spółkę, która będzie je realizować, a cały system, łącznie z IT [rozwiązanie daje Marketplanet z grupy TPSA — red.], będzie gotowy za dwa lata — mówi Piotr Szymanek, wiceprezes PGE.
Szacuje, że w początkowej fazie biuro będzie kupować za 4-7 mld zł rocznie, a oszczędności sięgną najpierw 10 proc., a docelowo — 30 proc.
— Myślimy też o stworzeniu w przyszłości szerszego centrum usług wspólnych (CUW) — dodaje Jan Stasiak, dyrektor departamentu zakupów PGE.
PGE przekonała się do pomysłu scentralizowania zakupów, a to nie zawsze jest łatwe, bo spółki córki walczą zwykle o autonomię. Widać to nawet w administracji, co na własnej skórze czuje Mateusz Matejewski, dyrektor Centrum Usług Wspólnych, obsługującego Kancelarię Prezesa Rady Ministrów.
— Kiedy ruszał projekt wspólnego zakupu papieru, czyli produktu wyjątkowo standardowego, niektóre jednostki twierdziły, że proponowany odcień bieli nie licuje z powagą ich urzędu — wspomina Mateusz Matejewski.
Ale nawet budżetówka może kupować taniej. W 2008 r. na usługach telefonii komórkowej urzędom centralnym udało się zaoszczędzić ponad 70 proc. W branży energetycznej pierwszym głośnym przykładem CUW był polski biznes EdF.
— Plan był ambitny, bo chodziło o zintegrowanie m.in. finansów, IT, logistyki oraz zakupów. Nie było łatwo, dziś zrobilibyśmy to pewnie inaczej, ale ciągłość produkcji nie została zakłócona — podkreśla Wojciech Łuczak, menedżer w AT Kearney.
Głośnym przykładem jest też KGHM, którego centralne biuro zakupów przyniosło miedziowej grupie 300 mln zł oszczędności rocznie. Gruszek w popiele nie zasypia również PKN Orlen, w którym takie biuro działa od kwietnia 2010 r. Trwa właśnie przetarg na zaprojektowanie specjalnej platformy. Od czego zacząć wspólne zakupy? Strategie są różne.
— Najlepiej zacząć od produktów nieprodukcyjnych, typu długopisy — uważa Magdalena Matczak, ekspert zakupowy w BSH Bosch und Siemens.
Przemysł ciężki woli zacząć od surowców. W PKN Orlen na pierwszy ogień poszły estry i biokomponenty dla trzech rafinerii — Orlenu, Unipetrolu i Możejek. Podobnie w Zakładach Górniczo-Hutniczych Bolesław, które zaczynają od zakupów koncentratu cynkowego. Firmy przyznają, że o ile w pierwszym roku łatwo osiągnąć spektakularne oszczędności, o tyle w kolejnych dynamika jest mniejsza. Wtedy można sięgnąć po rozwiązania IT.
— Pierwsze centralne zakupy ruszyły u nas w zeszłym roku i dały kilkanaście milionów oszczędności, osiągniętych bez wysiłku, dzięki agregacji zamówień. By pójść dalej, wdrażamy specjalną platformę i poszerzamy katalog produktów — mówi Artur Sierszuła, dyrektor departamentu zakupów w Tauronie.