Menedżerowie potrzebują innych informacji niż ich podwładni. Czy powinni mieć dostęp do raportów przeznaczonych dla tych ostatnich? Opinie są różne.
Aby właściwie zarządzać firmą, szef powinien wiedzieć to, co wiedzą jego podwładni. Oczywiście nie w znaczeniu dosłownym, ale w zakresie informacji krytycznych dla działania firmy. Można więc wysnuć stąd wniosek, że w systemie typu business intelligence powinien oglądać te same raporty co jego podwładni. Wydaje się jednak, że nie jest to najwłaściwsze.
— Można sobie wyobrazić sytuację, w której kierownik oddziału firmy widzi raport z danymi tylko tego oddziału, natomiast osoba stojąca w hierarchii wyżej od niego w tym samym układzie graficznym ogląda dane łączne z wszystkich oddziałów jej podległych. Tak naprawdę ogląda więc inne dane merytoryczne — zastrzega Rafał Gabinowski, starszy konsultant w firmie doradczej Infovide.
Jego zdaniem, szef mimo wszystko powinien mieć dostęp do danych w dokładnie takiej formie, jaką widzą poszczególni podwładni. Podobnego zdania są inni przedstawiciele sektora informatycznego angażujący się w projekty typu business intelligence.
— Z uwagi na sprawny obieg informacji odchodzi się od zasady, że kierownik z założenia widzi dokładnie te same raporty co jego podwładni. Oczywiście może do nich bez problemów sięgnąć, chociażby ze względu na stanowisko w hierarchii służbowej — wyjaśnia Piotr Rynkiewicz, główny konsultant ds. business intelligence w spółce integratorskiej Com-arch.
— Zwykle osoby na wyższym szczeblu zarządzania dostają raporty bardziej zagregowane. Te na niższych stanowiskach bardziej szczegółowe, ale dotyczące tylko wycinka działalności. Szef zawsze może jednak sięgnąć do raportów, które otrzymują jego podwładni. Tylko jak głęboko osoba na określonym szczeblu zarządzania powinna wnikać w szczegóły — zastanawia się Bernard Knapik z Premium Technology, firmy sprzedającej aplikacje analityczne Business Objects.
Zgodnie ze strukturą
Zdaniem Macieja Młynarskiego z firmy integratorskiej Softbank, system raportowania powinien być przede wszystkim spójny ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa i dostarczać każdemu szczeblowi zarządzania tych i tylko tych danych, które są niezbędne do realizacji jego zadań.
— Raporty z natury rzeczy powinny różnić się co do zawartości, jak również stopnia jej agregacji. Z tego wynika popularność rozwiązań, które pozwalają na dostarczanie zarządowi bieżącego wglądu w wyniki działalności firmy poprzez dostęp do najważniejszych kluczowych wskaźników. W tej klasie można ulokować dashboard, czyli pulpity dla kierownictwa, które wizualizują, za pomocą kolorów, rozmiarów ikon i innych technik, co się dzieje w firmie i sygnalizują odchyłki od standardowych, zamierzonych rezultatów — tłumaczy Maciej Młynarski.
— Szef potrzebuje informacji bardziej syntetycznych. Inna powinna być też forma przekazu. Kierownictwo, aby móc szybko podejmować decyzje, musi mieć do dyspozycji szereg wskaźników na jednym ekranie, tak aby łatwo było je porównać i wyciągnąć odpowiednie wnioski. Dobre dla kierownictwa są też dashboardy, które oprócz wizualnej formy przedstawiania liczb mogą być wyposażone w funkcje sygnalizacyjne — wyjaśnia Jacek Rybarczyk z firmy Solver, będącej dystrybutorem aplikacji produkowanych przez Hyperion.
Udziałowcy lubią wiedzę
Na raportowanie o charakterze typowo strategicznym decydują się głównie szefowie największych firm. W mniejszych kierownictwo chce mieć dostęp do informacji na bardzo dużym poziomie szczegółowości. I jeśli już system zostanie odpowiednio skonfigurowany, to z reguły z tych szczegółowych raportów korzysta.
— W dużych korporacjach szefowie zadowalają się informacją bardziej abstrakcyjną, głównie dlatego, że wskaźników jest więcej i trudno zagłębiać się w szczegóły. Nie można też zapominać o tym, że w firmach mniejszych szefowie są z reguły głównymi udziałowcami, a co za tym idzie chęć wglądu w najdrobniejsze szczegóły powiązana jest po prostu z dbałością o ich prywatne pieniądze — podkreśla Katarzyna Wrotek z Hogartu, sprzedającego aplikacje analityczne Cognos.