Wprawdzie regulamin pracy zajmuje najniższe miejsce w systemie prawa pracy, ale nie oznacza to, że pracodawca może go lekceważyć.
Aż 80 proc. skontrolowanych przez Państwową Inspekcję Pracy w 2003 r. zakładów publicznej opieki zdrowotnej i 85 proc. niepublicznych miało nieprawidłowe regulaminy pracy. Zawierały one m.in. postanowienia mniej korzystne niż w obowiązujących przepisach lub nieaktualne (np. o 42-godzinnej tygodniowej normie czasu pracy czy 39 dniach dodatkowo wolnych). Pracodawcy muszą uważać, aby nie narazić się na zarzuty.
Nie obowiązują
Regulamin pracy jest wewnątrzzakładowym aktem normatywnym, wydawanym na podstawie upoważnienia zawartego w kodeksie pracy. Reguluje szczegóły organizacji procesu pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Zgodnie z art. 104 k.p., pracodawca zatrudniający 20 lub więcej osób, u którego nie funkcjonuje układ zbiorowy, musi obowiązkowo wydać taki dokument.
Ponieważ regulamin został usytuowany przez ustawodawcę na ostatnim miejscu w hierarchii przepisów prawa pracy (dzieli je z regulaminem wynagradzania), uprawnienia, które wynikają z aktów wyższego rzędu (kodeks pracy, rozporządzenia wykonawcze czy układy zbiorowe) mogą być w nim określone tylko równie korzystnie lub korzystniej dla zatrudnionego.
— Gdyby zdarzyło się inaczej, te mniej korzystne zapisy po prostu nie będą obowiązujące — wyjaśnia Magdalena Kasprzak z Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy.
Kodeksowy katalog
Zakres spraw, które obowiązkowo powinny zostać uregulowane w regulaminie określa art. 1041 k.p. Należą do nich m.in. w szczególności:
- organizacja pracy, warunki przebywania na terenie zakładu,
- systemy i rozkłady czasu pracy, przyjęte okresy rozliczeniowe, a także porę nocną;
- termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia;
- obowiązki dotyczące bhp i ochrony ppoż., w tym sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, związanym z pracą;
- sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności;
- informacje o stosowanych w firmie karach związanych z odpowiedzialnością porządkową pracowników.
W regulaminie można zamieścić także inne zapisy, np. o obowiązku zachowania w tajemnicy niektórych informacji czy zakazie palenia tytoniu.
Tryb ustanowienia
Przedsiębiorca wprowadza w życie regulamin samodzielnie, gdy w firmie nie ma związków zawodowych. Jeżeli działa organizacja związkowa (lub kilka), ma obowiązek uzgodnić treść w porozumieniu z nią (art. 1042 k.p.). Gdy strony w ustalonym przez siebie terminie nie dojdą do kompromisu, pracodawca wprowadza regulamin pracy opracowany przez siebie. Zazwyczaj nie ma z tym większych problemów, choć zdarzają się wyjątki.
— Nie chcę krytykować związkowców, ale tu współpraca nie wyszła nam najlepiej. Opracowany przez prawników projekt przedstawiliśmy dwóm organizacjom związkowym. Niestety, przez miesiąc nie były one w stanie wypracować jednolitego stanowiska — przyznaje szef dużej firmy budowlano-transportowej z południa Polski.
Brak zgody to jednak tak naprawdę problem związkowców.
Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od podania go do wiadomości pracowników „w sposób przyjęty u danego pracodawcy” (art. 1043 k.p.). Może on np. zostać wywieszony na tablicy ogłoszeń, rozdawany w formie ulotek, podany przez radiowęzeł, opublikowany w gazecie zakładowej, rozesłany przez wewnętrzną sieć itp.
— Pracownicy nie mają obowiązku przyjęcia do wiadomości treści regulaminu pracy, nie ma też przepisów, które nakładają na nich wymóg pisemnego potwierdzenia, że zapoznali się z nim. Należy jednak pamiętać, że pracodawca ma obowiązek zapoznania z treścią regulaminu każdego nowo zatrudnionego pracownika. Pisemne potwierdzenie tego faktu musi uzyskać przed dopuszczeniem go do pracy — podkreśla Magdalena Kasprzak.