Jak wiele trzeba wydać, aby sprawdzić wiarygodność kontrahenta? W zasadzie wystarczy mały wydatek i chwila cierpliwości w sądzie rejestrowym.
Przedsiębiorcy mają na temat Krajowego Rejestru Sądowego różne opinie.
— Bardzo często spotykamy się z żądaniem dołączenia odpisu z KRS do dokumentacji firmy przy przetargach, ale zdarzają się też przypadki, kiedy sami bawimy się w „śledczych rejestrowych” — chociażby w celu odnalezienia spółki, która skopiowała kiedyś naszą stronę internetową — opowiada Jacek Diehl, dyrektor zarządzający DCS Computer Consultants Group.
— Przy każdej podpisywanej przez nas umowie z kontrahentami wymagamy przedstawienia przez nich aktualnego odpisu z KRS. Raczej jednak nie wysyłamy swoich pracowników do wertowania dokumentów w aktach kontrahentów — mówi Sławomir Mickowski, prezes agencji cenowej Taniej.pl.
Co można znaleźć
Archiwa sądowe mogą zawierać wiele cennych informacji.
— Przede wszystkim możemy sprawdzić stan prawny kontrahentów, sposób reprezentacji firmy — to na podstawie odpisu aktualnego. Pobierając odpis pełny, możemy znaleźć zadłużenie wobec urzędu skarbowego, ZUS czy innych wierzycieli, wynikające z prawomocnych orzeczeń sądowych, ewentualnie informacje o bezskutecznej egzekucji — mówi Radosław Drozd, radca prawny w Kancelarii Prawnej Górski & Jawdosiuk.
Dodaje, że takie wierzytelności powinny zostać zgłoszone i ujawnione w dziale 4 odpisu pełnego. Wpis takiej wierzytelności może oznaczać faktyczną niewypłacalność, czyli swoistą „cywilną śmierć” podmiotu (bez ogłaszania bankructwa). Szczególnie, że pozostaje w aktach na 7 lat. Niestety, 400 zł kosztów wpisania sądowo potwierdzonej wierzytelności powoduje, że najczęściej nie są one zgłaszane do KRS bądź ofiarami ujawnienia ich w rejestrze padają podmioty małe, będące wierzycielami dużych firm.
Dodatkowe informacje
Oprócz tego w aktach rejestrowych powinny znaleźć się informacje zamieszczone przez zarząd czy wspólników spółki. Wśród dokumentów dołączanych co roku powinny figurować sprawozdania finansowe zawierające bilans, opinię biegłego rewidenta i sprawozdanie zarządu z działalności, wszystkie sprawozdania zatwierdzone przez zgromadzenie wspólników czy akcjonariuszy.
— Każdy powinien wiedzieć, jak jego kontrahent jest usytuowany, jaka jest jego płynność, czy nie ma przypadkiem problemów finansowych. W sprawozdaniach możemy znaleźć również informacje o wierzytelnościach spółek i ich ściągalności — mówi Radosław Drozd.
Obowiązek publikacji nie obejmuje wszystkich. Według ustawy o rachunkowości, do podawania takich informacji zobligowane są spółki akcyjne oraz jednostki zatrudniające powyżej 50 osób, których średnioroczna suma aktywów przeliczona według średniego kursu NBP na koniec roku obrotowego przekracza równowartość 2,5 mln EUR (lub roczny przychód jest większy niż 5 mln EUR).
Jest jednak mały problem: dane w KRS nie zawsze są aktualne.
— Kiedyś korzystaliśmy z KRS jako źródła informacji o klientach, a przede wszystkim o zapisach dotyczących osób uprawnionych do reprezentacji firmy i podpisywania umów. Niestety, choć istnieje obowiązek aktualizowania danych w KRS, w praktyce nikt go nie egzekwuje. W rezultacie okazało się, że w zbyt wielu przypadkach straciliśmy czas — skarży się Maja Zawadzka-Krasowska. właścicielka agencji impresaryjnej Multimedia & Event.
— Powszechną praktyką w tym kraju jest unikanie przez przedsiębiorców publikacji informacji o swojej firmie, tłumacząc ten fakt tajemnicą handlową — komentuje Radosław Drozd.
Można przymusić
Jeśli jednak w aktach sądu rejestrowego brakuje sprawozdań podmiotu, o którym wiadomo, że ma taki obowiązek, można wystąpić do sądu o przymuszenie spółki do złożenia i publikacji danych.
— Może to zrobić każdy, przypadkowa nawet osoba, będąca w stanie podejmować czynności procesowe. Po zgłoszeniu wniosku sąd z urzędu wszczyna procedurę przymuszenia — mówi Radosław Drozd.
Na czym ta procedura polega? Po pierwsze na wezwaniu spółki do dobrowolnego złożenia sprawozdań, a gdy to nie poskutkuje, na nałożeniu grzywny (do 1 tys. zł). Jeśli nawet to nie pomoże, sąd może powołać kuratora, który w miejsce zarządu przygotuje odpowiednie papiery i zwoła zgromadzenie. Jest to o tyle uciążliwe dla spółki, że kurator ma wgląd do wszelkich dokumentów firmy, a wszystkie koszty jego działania spadają na przedsiębiorstwo.