Rewolucja w wystawianiu faktur

Zasady wystawiania i sporządzania faktur będą od nowego roku regulowane ustawą o podatku od towarów i usług (VAT). Tylko niewielki zakres zagadnień z tym związanych może być ustalany aktem niższej rangi, czyli rozporządzeniem ministra finansów (MF). Dotyczy to przede wszystkim dokumentowania dostaw towarów i usług zwolnionych od VAT, jak np. sprzedaży złota, gruntów, usług medycznych, edukacyjnych, ubezpieczeniowych, wynajmu mieszkań czy wydawania biletów za przejazdy, m.in. autostradą płatną. W ich przypadku na fakturach można wpisywać znacznie mniej danych, niż tego wymaga ustawa.

Minister określił ten węższy zakres w rozporządzeniu z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur, które zacznie obowiązywać 1 stycznia 2014 r., jednocześnie z drugą częścią obszernej nowelizacji ustawy o VAT, która wchodzi w życie etapami od wiosny br. Ta druga część zawiera właśnie m.in. pakiet przepisów dotyczących fakturowania.

Nowy termin

Niektóre z zasad fakturowania wprowadzonych do ustawy są znane z obecnych przepisów wykonawczych. Jednak nie wszystkie. Najważniejsze zmiany dotyczą terminu sporządzania faktur. Nastąpi całkowite odejście od stosowanej przez lata reguły. Do tej pory przedsiębiorcy musieli wystawiać je do 7 dni od daty wykonania usługi lub dostawy towaru. Od przyszłego roku nie mogą tego zrobić później niż 15. dnia miesiąca następnego po dokonaniu dostawy towarów lub wykonaniu usługi.

— Dotyczy to również faktur zaliczkowych, które będzie można wystawić do 15. dnia po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty — wyjaśnia Leszek Dutkiewicz, dyrektor biura Russellbedford. Zwraca jednak uwagę, że ustawa przewiduje kilka wyjątków. Ta podstawowa zasada wystawiania faktur nie odnosi się np. do usług budowlanych i budowlano- -montażowych oraz dostaw książek i czasopism drukowanych. W tym przypadku wprowadzono zróżnicowane i dłuższe terminy od ogólnych, nawet wynoszące prawie kilka miesięcy (patrz ramka). Ponadto będą liczone od daty wydania towaru oraz wykonania usługi. Faktury będzie można wystawiać także przed sfinalizowaniem transakcji.

— Nie wcześniej jednak niż 30. dnia przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi albo otrzymaniem przedtem całości lub części zapłaty — zastrzega Janusz Orłowski, radca prawny z Kancelarii Radców Prawnych i Adwokatów Nowakowski i Wspólnicy (KNW). I w tym przypadku nowe przepisy przewidują wyjątki od ogólnej zasady, pozwalając na wystawienie faktury jeszcze wcześniej. Dotyczy to np. usług ciągłych, dla których płatności są dokonywane rzadziej niż co roku, albo dostaw towarów, dla których ustalane są następujące po sobie okresy płatności lub rozliczeń czy dostaw i usług, da których nie wystawia się faktur od wypłacanych zaliczek. Z takich faktur musi jasno wynikać, do jakiego okresu rozliczeniowego one się odnoszą.

Faktura zbiorcza i na żądanie

W zasadzie po zmianach ustawa nie będzie osobno normować reguł wystawiania faktur zbiorczych, ale to nie znaczy, że one znikną z obrotu. Ponieważ podstawowy termin wystawienia faktury ustalono na 15. dzień po miesiącu, w którym zostanie dostarczony towar albo wykonana usługa, nie będzie przeszkód, aby uwzględnić w niej wszystkie transakcje, dokonane w danym miesiącu z tym samym kontrahentem. Według Leszka Dutkiewicza, w praktyce zakres stosowania faktur zbiorczych zostanie rozszerzony.

Jak podkreśla, od nowego roku można nimi dokumentować nie tylko usługi o charakterze ciągłym. Faktury na żądanie, czyli wystawiane osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej albo w przypadku sprzedaży zwolnionej od VAT, powinny być wydawane zgodnie z ogólnie przyjętą nową zasadą. Jeżeli konsument zażąda faktury przed końcem miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę albo wpłacił zaliczkę powodującą dla przedsiębiorcy powstanie obowiązku podatkowego, termin na wystawienie dokumentu to 15. dzień następnego miesiąca. Gdy żądanie zostanie zgłoszone po upływie miesiąca dostawy, realizacji usługi lub zapłaty zaliczki, fakturę należy sporządzić w ciągu 15 dni. Przedsiębiorca nie będzie miał obowiązku wystawić faktury, jeśli klient zwróci się o to po trzech miesiącach od sprzedaży. Spełnienie tego żądania będzie jedynie jego dobrą wolą.

Informacje na fakturze

Ustawa o VAT będzie określać zawartość faktur w nowym, dodanym art. 106e. Te wymagania są już znane ze stosowanych dotychczas przepisów wykonawczych. Dotyczy to także nanoszenia takich opisów, jak np. „samofakturowanie”, „odwrotne obciążenie”, „metoda kasowa”. Janusz Orłowski przypomina, że nadal będą obowiązywać obecne limity wartości transakcji dla faktur uproszczonych — czyli 450 zł albo 100 EUR. Radca zwraca ponadto uwagę, że faktura korygująca powinna m.in. wskazywać przyczynę korekty. Przedstawiciel KNW przypomina ponadto, że od 2014 r. doszedł jeszcze jeden obowiązek związany z przechowywaniem faktur.

— Wymagany jest ich podział na okresy rozliczeniowe, ułatwiający ich odszukanie z zapewnieniem m.in. czytelności, od momentu wystawienia faktury lub jej otrzymania, do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego — mówi Janusz Orłowski. Obowiązek podatkowy w VAT będzie od przyszłego roku powstawał według innych zasad niż obecnie. Nie będzie już zależny od wystawienia faktury. Jak niedawno pisaliśmy w „PB”, obowiązek ten powstanie z chwilą dokonania dostawy lub wykonania usługi, a podatek trzeba będzie zapłacić w następnym miesiącu.