Działalność gospodarcza wiąże się z koniecznością prowadzenia rachunkowości. Dla wielu firm samodzielne dokonywanie rozliczeń jest trudne, dlatego decydują się na zatrudnienie specjalistów - zlecają usługi firmie zewnętrznej w formie outsourcingu lub korzystają z platform do księgowości online. Wybór uzależniony jest przede wszystkim od skali działania przedsiębiorstwa i znajomości prowadzenia ksiąg rachunkowych. Przykładowo księgowość uproszczona jest zdecydowanie mniej sformalizowana i problematyczna niż pełna, która wymaga przygotowania bardziej rozbudowanej dokumentacji.
Stała dostępność
Platforma do prowadzenia rachunkowości online to narzędzie, które służy do samodzielnej obsługi finansowej firmy. Najczęściej z takiego rozwiązania korzystają mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, ale coraz chętniej sięgają po nie również większe podmioty. Co ciekawe, z platform mogą i korzystają również zawodowi księgowi, dla których ta forma usługi może być dużym ułatwieniem w codziennej pracy. Zwłaszcza wtedy, gdy mają wielu drobnych klientów.
Księgowość automatyczna doskonale sprawdza się w firmach, w których rachunkowość prowadzona jest samodzielnie przez przedsiębiorcę. To również ciekawe rozwiązanie dla spółek szukających oszczędności, które nie chcą ponosić kosztów zatrudnienia specjalisty lub outsourcingu usługi. Korzystanie z księgowości online pomaga ograniczyć wydatki firmy na bieżącą działalność.
– Nie kosztuje dużo, a rocznie oszczędności mogą wynieść nawet kilka tysięcy złotych, gwarantując przy tym stałą dostępność obsługi procesów księgowych. Przy czym, kiedy mówię „stała dostępność”, mam na myśli 24 godziny na dobę i 7 dni w tygodniu – mówi Grzegorz Grodek, prezes zarządu faktura.pl, platformy internetowej oferującej księgowość automatyczną.
Zalety opcji online
Korzystanie z księgowości internetowej jest intuicyjne i najczęściej nie wymaga od przedsiębiorcy posiadania specjalistycznej wiedzy na temat podatków i rachunkowości. Większość działań wykonywanych na platformie odbywa się automatycznie.
– Zdigitalizowane jest dodawanie dokumentów kosztowych za pomocą zdjęć lub w aplikacji. Faktury kosztowe odczytywanie są za pomocą OCR, a inteligentne schematy księgowe podpowiedzą, jak zaksięgować dokument. Zobowiązania podatkowe i kwoty przelewów do Urzędu Skarbowego wyliczają się automatycznie, a deklaracje są wysyłane jednym kliknięciem. Taka platforma może być też zintegrowana z Urzędem Skarbowym. Wszystkie dokumenty przetworzone na platformie są dostępne o każdej porze dnia i nocy i z każdego miejsca, bo są zarchiwizowane w wirtualnym segregatorze na dokumenty. Dotyczy to także elektronicznej ewidencji majątku firmy – zwraca uwagę Grzegorz Grodek.
Jak czytamy w raporcie Wolters Kluwer, największe wyzwania związane z pracą księgowego to częste zmiany przepisów – 87 proc. wskazań i niejasność przepisów – 61 proc. Korzystanie z księgowości online daje gwarancję prowadzenia rozliczeń zgodnie z prawem.
– Księgowość automatyczna jest także bezpiecznikiem przy wątpliwościach związanych z przepisami Polskiego Ładu. W konsekwencji następujących zmian pojawia się realne ryzyko popełnienia błędów przez księgowych i biura rachunkowe. Automatyczne platformy mają tu pewną przewagę – bazy przepisów i interpretacji są uaktualniane automatycznie i bez zwłoki. Trudno mieć podobną pewność w przypadku biur podatkowych. Z naszej platformy korzysta coraz więcej księgowych i biur rachunkowych, którzy w ten sposób weryfikują, czy dokonane przez nich wyliczenia są poprawne – mówi Grzegorz Grodek.
Księgowość automatyczna to ciekawa opcja do rozważenia także ze względu na zbliżające się wejście w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur.