Nie istnieje jeszcze u nas precyzyjna definicja pojęcia usprawnienia obiegu dokumentów. Powoduje to trudności w określeniu, od jakiego poziomu zaczyna się system zarządzania dokumentami.
— Systemy zarządzania dokumentami to znacznie więcej niż rozbudowane urządzenia wielofunkcyjne. Zaczyna się od jednego urządzenia z odpowiednim oprogramowaniem i jednego lub kilku stanowisk pracy z komputerami. Nasz system zarządzania dokumentami i informacją integruje proces drukowania, kopiowania, faksowania, skanowania i elektronicznej archiwizacji z systemami zarządzania przepływem informacji oraz procesami pracy. Systemy zarządzania dokumentami to urządzenia wejścia wraz z oprogramowaniem do elektronicznej archiwizacji, czyli przede wszystkim automatyczne, wysokonakładowe skanery archiwizacyjne oraz urządzenia wielofunkcyjne, wyposażone w takie skanery wraz z oprogramowaniem do zarządzania nimi, a także komputerowe systemy przetwarzania, przechowywania i dystrybucji tej informacji oraz urządzenia wyjścia, czyli drukarki, kopiarki, duplikatory cyfrowe wraz z oprogramowaniem wspomagającym. Nasz program umożliwia sieciowe skanowanie dokumentów oraz ich dystrybucję. Umożliwia również przesyłanie do każdego komputera w sieci lokalnej faksów przychodzących do firmy. Skanowane dokumenty i faksy są następnie archiwizowane jako obrazy lub poddawane procesowi rozpoznania tekstu przez aplikacje typu OCR. Skanowane dokumenty, poczta elektroniczna oraz dokumenty utworzone w komputerze są następnie łączone w jeden blok przez systemy zarządzania dokumentami — mówi Krzysztof Pokorny, prezes zarządu firmy Euroimpex.
Nie wszyscy dostawcy sprzętu zgadzają się z taką definicją systemu obiegu dokumentów.
— W naszym przypadku system obiegu dokumentów może stanowić tylko jedno urządzenie. Jest to wielofunkcyjne urządzenie biurowe z wewnętrznym serwerem dokumentów, do których postaci elektronicznej mają dostęp użytkownicy sieci. Możliwe jest łączenie formatów dokumentów np. Worda z Excelem i tworzenie z kilku dokumentów wyjściowych jednej spójnej informacji. Przy tym rozwiązaniu nie potrzeba ponosić żadnych dodatkowych inwestycji na system informatyczny i infrastrukturę. Wystarczy wpiąć takie urządzenie w sieć zamiast dotychczas użytkowanej drukarki czy kombajnu biurowego — twierdzi Tomasz Nazaruk, prezes firmy ATA-INT.
Firmy dostarczające systemy obiegu dokumentów nie poprzestają na sprzedaniu urządzenia do firmy. Coraz częściej oferują kontrahentom usługi dodane.
— Samo urządzenie jest jedynie jednym z elementów, oczywiście ważnym, gdyż niezbędnym do produkcji dokumentów, ale niewystarczającym, by osiągnąć korzyści z zarządzania procesem powstawania i obiegu dokumentów. Najważniejszą cechą dobrego rozwiązania jest audyt przeprowadzony w środowisku klienta, który pozwala mu zapoznać się ze stanem obecnym zarządzania dokumentami oraz określić korzyści, jakie osiągnie po wdrożeniu systemu. Systemu, który będzie dopasowany do potrzeb, wymagań i środowiska firmy. Jedynie rozwiązania, których wdrożenie jest poprzedzone profesjonalnym audytem, dają możliwość odniesienia realnych korzyści ekonomicznych i organizacyjnych. Inne to jedynie produkty usprawniające pracę urządzeń biurowych — komentuje Wojciech Gierasimowicz, kierownik działu marketingu firmy Tbm. p