Skuteczna polityka podatkowa w firmie to spokój i wymierne oszczędności. Problem w tym, jakimi sposobami można ją prowadzić.
W powszechnej opinii przedsiębiorców, Polska jest krajem o szczególnie wysokim poziomie ryzyka podatkowego. Ponadto, zgodnie z opinią większości firm, które wzięły udział w przeprowadzonym przez Ernst & Young badaniu zarządzania ryzykiem podatkowym w Polsce, stanowi ono istotny element nowoczesnego zarządzania firmą.
— Wyniki nie zaskakują. Odzwierciedlają one niedojrzałość polskiego systemu podatkowego, częste zmiany w przepisach, niejasne interpretacje regulacji podatkowych i powszechny fiskalizm organów skarbowych — mówi Grażyna Młynarczyk, menedżer w Zespole Zarządzania Ryzykiem Podatkowym Ernst & Young.
Zauważalne w ostatnim okresie są też rosnące wymogi co do raportowania informacji finansowych, stawiane szczególnie firmom notowanym na giełdzie.
Wszystko to powoduje, że brak skutecznego zarządzania ryzykiem podatkowym coraz częściej może oznaczać negatywne skutki finansowe, a nawet utratę reputacji firmy.
Trzy obszary
Analizując metody zarządzania ryzykiem podatkowym, można wskazać trzy obszary, na których powinno się ono koncentrować w każdym przedsiębiorstwie. To:
- wiedza i kompetencje pracowników zaangażowanych w proces rozliczeń podatkowych,
- procedury wewnętrzne gwarantujące efektywny przepływ informacji w ramach firmy,
- wsparcie ze strony systemów informatycznych.
W opinii badanych firm, to właśnie „czynnik ludzki” odgrywa największą rolę w zarządzaniu ryzykiem podatkowym, zwłaszcza osób odpowiedzialnych za rozliczenia podatkowe. Zdaniem Grażyny Młynarczyk, to zdecydowanie za mało.
— Nie można oczekiwać skutecznego zarządzania ryzykiem podatkowym, nie angażując w ten proces pracowników spoza pionu finansów, których decyzje bardzo często bezpośrednio przekładają się na podatki — mówi Grażyna Młynarczyk.
Wąska specjalizacja
Nie chodzi oczywiście o robienie specjalistów podatkowych ze sprzedawców, osób odpowiedzialnych za marketing, czy też pracowników działu logistyki. Istotne jest jednak zapewnienie im wiedzy podatkowej w stopniu wymaganym przez dane stanowisko (np. skutki podatkowe kampanii marketingowej), jasne określenie ich obowiązków w procesie rozliczania podatków (np. w dziedzinie przekazywania dokumentów i informacji dotyczących zawieranych transakcji) oraz właściwej komunikacji w firmie.
Procedury wewnętrzne
I tu dochodzimy do drugiego filaru zarządzania ryzykiem podatkowym, czyli procedur wewnętrznych.
— Należy przez nie rozumieć sformalizowane zasady postępowania, których celem jest zapewnienie z jednej strony sprawnego obiegu informacji i dokumentów w ramach przedsiębiorstwa, z drugiej — kontroli procesu rozliczeń podatkowych — dodaje Grażyna Młynarczyk.
Powodów, dla których konieczne jest istnienie takich reguł, można wskazać kilka. Ta sama usługa będzie podlegać innym regułom opodatkowania VAT — w zależności od tego, kto jest jej nabywcą (podmiot polski czy zagraniczny), jaki jest status kontrahenta (podatnik VAT lub osoba niebędąca podatnikiem) i wreszcie, czy spełniono przesłanki formalne (prawidłowy numer VAT nabywcy czy też ujęcie na fakturze VAT specyficznych informacji).
— Takie wiadomości muszą jednak trafić do działu odpowiedzialnego za ewidencję VAT od osób spoza pionu finansowego. Ludzie ci muszą mieć jednak jasno sformułowane oczekiwania: co, kiedy i w jakiej formie należy dostarczyć do księgowości, w jaki sposób wystawić fakturę VAT, czy jakie dane wprowadzić do systemu informatycznego przetwarzającego dane dla celów podatkowych — twierdzi Grażyna Młynarczyk.
Rozliczenia z automatu
Sposobem na zarządzanie ryzykiem podatkowym pozostaje też automatyzacja rozliczeń podatków. I tu dochodzimy do trzeciego obszaru — to funkcjonalność podatkowa stosowanego systemu finansowego. Można w uproszczeniu powiedzieć, że im więcej funkcji podatkowych jest zautomatyzowanych, tym mniejsze ryzyko popełnienia błędu przez osoby zaangażowane w proces rozliczania podatków. Mimo wzrastającej liczby użytkowników zintegrowanych systemów informatycznych w Polsce (np. SAP), ich funkcje podatkowe pozostawiają wiele do życzenia. Powszechnym jest np., że raporty uzyskiwane z systemu (np. rejestry VAT) wymagają „ręcznego” przetworzenia przed przygotowaniem deklaracji podatkowej.
— Braki w funkcjach podatkowych systemów informatycznych wynikają często z pomijania tego obszaru już na etapie planowania wdrożenia systemu — przy definiowaniu wymaganych funkcjonalności podatkowych — dodaje Grażyna Młynarczyk.
A przecież każdy system takiej klasy zasilają wszystkie informacje niezbędne do rozliczenia danej transakcji (np. dane kontrahenta czy informacje o towarze). Trzeba tylko odpowiednio rozbudować kody i algorytmy podatkowe, które pozwolą na zautomatyzowanie procesu rozliczeń dostosowanych do wymagań danej firmy. O ile bowiem automatyczne rozpoznawanie obowiązku podatkowego z tytułu świadczenia usług transportowych nie będzie istotne dla firmy budowlanej, o tyle już dla spółki transportowej okaże się kluczowe.