Podstawą portalu korporacyjnego jest jedno środowisko pracy dla własnych pracowników. Ale budując serwis nie należy zapominać o kontrahentach.
Portal korporacyjny to nie tylko szeroko rozumiana platforma wymiany informacji wewnątrz przedsiębiorstwa, ale również zintegrowane środowisko pracy pracownika. Poprzez portal użytkownik może mieć dostęp do aplikacji, z których korzysta, oraz informacji firmowych i pracy grupowej.
— Portal korporacyjny powinien docelowo stanowić dla każdego pracownika korporacji „pulpit” do pracy, z dostępem do wszystkich potrzebnych informacji oraz aplikacji w firmie — uważa Andrzej Rogowski, kierownik architektów rozwiązań w spółce Bazy i Systemy Bankowe.
— Moja definicja portalu to system informatyczny wspomagający kluczowe dziedziny zarządzania działalnością organizacji, stanowiący jednolite środowisko pracy dla wszystkich jej uczestników, dynamicznie adaptowane do wymagań ról i preferencji osobistych użytkowników. Taka definicja portalu korporacyjnego implikuje rolę takiego systemu jako jedynego środowiska informatycznego wspomagającego pracę umysłową w przedsiębiorstwie czy urzędzie administracji. Oznacza to, że wszystkie narzędzia informatyczne wspomagające realizację procesów działalności w zakresie kluczowych obszarów powinny być dostępne w ramach portalu — dodaje Witold Staniszkis, prezes Rodan System.
Andrzej Rogowski przypomina, że obecnie najczęściej spotykane portale intranetowe oferują takie funkcje, jak dostęp do pracy grupowej, fora dyskusyjne, szkolenia typu e-learning, obsługę spraw pracowniczych itp.
Co zostaje z tej idei
Mimo to są tacy, którzy uważają, że coś takiego jak wzorzec idealnego portalu nie istnieje.
— Idealny portal korporacyjny to koncepcja lub idea, do której dążymy podczas projektowania, a potem wdrażania portalu. Doskonały portal to miejsce bez wad, czyli już w samym założeniu narzędzie zaspokajające wszystkie możliwe potrzeby funkcjonalne pracowników przedsiębiorstwa w najprostszy sposób. Dokładniej cech idealnego rozwiązania nie da się sformułować, bo dla każdej branży i dla każdego przedsiębiorstwa są one inne. Przy każdym wdrożeniu portalu korporacyjnego należy pamiętać o tym idealnym rozwiązaniu, które, pomimo swej nierealności, stanowi swoisty drogowskaz dla projektantów i realizatorów założeń projektowych — tłumaczy Grzegorz Kolasiński, konsultant ds. rozwiązań korporacyjnych w Altkom Akademii.
Wyjść poza firmę
W tym kontekście godna rozważenia jest kwestia samego nazewnictwa. Portale korporacyjne nazywane są często portalami intranetowymi. Wcale nie odosobnione są jednak głosy wskazujące na niewłaściwość takiego zamiennego nazewnictwa.
— Portal korporacyjny zazwyczaj kojarzy się z portalem wewnętrznym przedsiębiorstwa. Idealny portal powinien jednak zapewniać dostęp do informacji pracownikom, klientom i partnerom. Oczywiście nie wszyscy oni powinni mieć dostęp do tych samych informacji, ale bez wątpienia idea portalu korporacyjnego nie polega na systemie typowo wewnętrznym — uważa Tomasz Kotowski, odpowiedzialny za rozwój rynku produktów integracyjnych w Sybase Polska.
— Użytkownikom zewnętrznym powinno się udostępniać tylko niektóre informacje. Nie powinno się ich informować o zmianach procedur HR, ale o zmianach procedur dostaw towarów. Firma kurierska może umożliwić klientom obserwację drogi, jaką przebywa przesyłka — dodaje Jacek Bugajski, architekt rozwiązań biznesowych w SAP Polska.