Siedziby na godziny

Marcin Zawiśliński
opublikowano: 25-10-2006, 00:00

Komu szkoda czasu na czytanie e-maili, rozmowy telefoniczne i prace administracyjne, może wynająć sekretarkę.

Od kilku lat na polskim rynku pojawia się coraz więcej firm zajmujących się kompleksową lub cząstkową obsługą biur w przedsiębiorstwach. Bardzo często korzystają z niej właściciele firm zagranicznych planujący założyć przedstawicielstwa w naszym kraju. Wśród zainteresowanych jest też wielu rodzimych biznesmenów, którzy chcą mieć oddział firmy w dużym mieście. Pracę sekretarsko-administracyjną w organizacji można rozłożyć na czynniki pierwsze. Co z tego nadaje się do outsourcowania?

Wirtualny sekretariat

— Oferujemy pełen serwis, poczynając od pomocy przy założeniu spółki, załatwieniu jej oficjalnego adresu, pod którym można ją zarejestrować, a kończąc na zapewnieniu pełnej obsługi sekretarsko-kurierskiej. Zakładamy też firmowe strony internetowe i prowadzimy je w imieniu naszych klientów — mówi Ewa Parzyszek z Instant Company.

Obsługą biur zajmują się również agencje call center. Prowadzą sekretariaty i recepcje w określonych godzinach pracy (np. między 8.00 a 16.00) lub — na życzenie firmy — całodobowo. Pełniący funkcję sekretarek konsultanci telefoniczni rozmawiają w imieniu firmy z klientem. Zajmują się serwisem internetowym, segregują dokumenty. Pracują zazwyczaj w siedzibach swoich call center. Czasami, na życzenie klienta, można ich również spotkać w jego biurze. Tę drugą usługę stosuje się na przykład w wakacje.

— Możemy też reprezentować dział obsługi klienta i zastępować pracowników z działu handlowego — wymienia Katarzyna Swatowska, dyrektor marketingu i PR w Call Center Poland.

Wynajęci pracownicy rozmawiają telefonicznie w imieniu agencji rekrutacyjnej, zbierają podania, prowadzą elektroniczną bazę życiorysów.

— Następnie nasi klienci dostają e-mailem lub w formie raportów online informacje, kto i w jakiej sprawie dzwonił do firmy. Otrzymują również comiesięczne zestawienie rachunków połączeń — dodaje Katarzyna Swatowska.

Wynajęty asystent

Z zastępczego — internetowego lub telefonicznego — biura bardzo chętnie korzystają także przedsiębiorcy spędzający większość czasu poza siedzibą własnej firmy.

— Wszelkie czynności związane z bieżącą działalnością przedsiębiorstwa może w ich imieniu wykonywać tak zwany asystent biura — informuje Ewa Parzyszek.

Do jego zadań należy m.in. umawianie spotkań biznesowych, utrzymywanie stałych kontaktów z kontrahentami podczas nieobecności szefa. Przyjmuje korespondencję, a czasami nawet odpisuje na nią. Wykonuje zadania ściśle sekretarskie, np. rezerwacje w restauracjach i hotelach, zamawianie biletów (samolot, pociąg) i przygotowywanie planów podróży służbowych. Może też utrzymywać kontakty z urzędami w sprawach organizacyjnych, niewymagających udziału prawnika, księgowego lub doradcy podatkowego. W ramach outsourcingu obsługi biura zamawia się również tzw. usługi dodatkowe. Przykładem jest podawanie napojów i ciastek podczas spotkań biznesowych, kserowanie i skanowanie dokumentów oraz ich elektroniczna archiwizacja.

Okiem praktyka

Rekrutacja

na telefon

Spora część naszej działalności to procesy rekrutacyjne. Zdarza się, że na zlecenie klientów realizujemy masowe rekrutacje. Wówczas, już od kilku lat, korzystamy z usług firmy call center, która w naszym imieniu wprowadza i porządkuje bazy danych kandydatów, odbiera telefony od nich i umawia z naszymi specjalistami ds. rekrutacji spotkania kwalifikacyjne.

Renata Balcerak

Communication One Consulting

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Marcin Zawiśliński

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Nieruchomości / Siedziby na godziny