Służbowo można taniej i bezpieczniej

Materiał partnera
30-03-2015, 11:19

Racjonalizacja kosztów, opieka nad podróżującym pracownikiem i zapewnienie mu bezpieczeństwa to coraz ważniejsze wyzwania dla pracodawców

Wideo lub telekonferencje nie zastąpią osobistego spotkania z partnerem biznesowym czy kontrahentem. Świat biznesu musi podróżować, dlatego wydatki na ten cel to wielu przedsiębiorstwach znaczny element budżetu. Stąd rosnące zainteresowanie narzędziami do zarządzania wyjazdami biznesowymi zgodnie z możliwościami finansowymi przedsiębiorstw. Żeby firma racjonalnie wydawała pieniądze na delegacje pracowników warto wdrożyć internetowe narzędzia Amadeus e-Travel Managent lub Amadeus Corporate Travel & Expense. Pozwalają one łatwo i szybko uzyskać nawet 23 proc. oszczędności i kontrolować wydatki ponoszone na ten cel, a z czasem zoptymalizować budżet firmy przeznaczony na wyjazdy biznesowe. W jaki sposób?

Grunt to zasady
Podróż służbowa nie jest wycieczką. Ma spełnić określoną rolę i przynieść firmie korzyści. Tymczasem jak wynika z badania TNS przeprowadzonego na zlecenie firmy Amadeus, aż 36 proc. przedsiębiorstw nie ma reguł dotyczących wyjazdów pracowników w celach służbowych, co oznacza, że mogą oni generować dodatkowe koszty np. rezerwując droższe połączenia lotnicze lub wybierając droższe hotele. Wdrożenie narzędzi Amadeus zaczyna się od wprowadzenia w firmie zasad dotyczących delegacji, czyli tzw. polityki podróży. Reguły podróżowania dotyczą m.in. wyboru preferowanych sieci hotelowych linii transportowych czy wypożyczalni samochodów. Mówią kto może korzystać z określonej klasy hoteli czy środków transportu. Jasno określone zasady, które obowiązują wszystkich, wpływają na lepszą atmosferę w firmie.

Wszyscy traktowani są równo i nie ma sytuacji, że ktoś leci klasą biznes tylko dlatego, że ma lepsze układy z szefem. Aplikacja pozwala na przyznawanie pracownikom określonych uprawnień, w ramach których mogą oni samodzielnie rezerwować oraz zarządzać nimi. Program zawiera reguły polityki podróżowania i nie pozwoli np. na przekroczenie ustalonego limitu wydatków. Firma może zarządzać tymi uprawnieniami oraz profilami podróżujących pracowników w przypadku grup pracowników, poszczególnych działów fir - my jak i pojedynczych osób. — Mając dostęp do kompletnych raportów zawierających bardzo szczegółowe dane na temat czasu i miejsca pobytu, noclegu, przelotu czy rodzaju wypożyczonego samochodu, przedsiębiorstwo zyskuje też kartę przetargową w negocjacjach z dostawcami usług turystycznych. Polityka podróży uwzględnia również umowy z oferentami turystycznymi tzn. hotelami, liniami lotniczymi, które proponują firmom specjalne ceny lub zniżki. To wszystko przekłada się na redukcję kosztów, bo pozwala przejąć kontrolę nad każ - dym aspektem planowania i rozliczania podróży — mówi Paweł Rek, prezes Amadeus.

Wszystko pod kontrolą
Aplikacje Amadeus oszczędzają również czas na żmudne szukanie najlepszych po - łączeń lub rezerwacje hoteli. Są bardzo proste w obsłudze, czytelne i zawierają wszystkie informacje i zakładki potrzebne pracownikowi do zaplanowania delegacji. Oferty są umieszczone na jednej stronie w przejrzysty sposób, co ułatwia ich po - równanie, selekcję i wybór. Za pomocą kilku kliknięć można przejść przez wszystkie etapy rezerwacji. Niektóre firmy dbają, aby podróże służbowe były zgodne z ich proekologicznymi politykami. I na tę potrzebę odpowiada Amadeus e-Travel Management. Dzięki kalkulatorowi dwutlenku węgla, przedsiębiorstwo może sprawdzić wynikający z podróży służbowej poziom CO 2 tak, by podróż miała jak najmniejszy negatywny wpływ na środowisko. Bardziej zaawansowanym narzędziem służącym zarządzaniu podróżami służbowymi w firmie jest Amadeus Corporate Travel & Expense. Zawiera on aplikację Amadeus e-Travel Management, która po - maga zaplanować i zarezerwować wszystkie etapy delegacji pracownika i obsługuje podróże służbowe już od momentu wystawienia wniosku delegacyjnego, po jej rozliczenie i wielowymiarowe raporty. — Aplikacja ułatwia współpracę pomiędzy działami firmy. Zapewnia spójność danych, co ułatwia generowanie raportów i finansowych zestawień. Pozwala śledzić oszczędności, pomagając w podejmowaniu decyzji o korektach firmowej polityki podróży — informuje Paweł Rek. I dodaje,że aplikacje Amadeus z łatwością integrują się z istniejącą już infrastrukturą IT firm. Według Pawła Reka coraz więcej firm interesuje się informatycznymi narzędziami do zarządzania podróżami służbowymi. — Zarządom zależy na ograniczaniu wydatków i kontroli wydatków, dlatego tak ważne jest możliwość monitorowania kosztów wyjazdów biznesowych — dodaje Paweł Rek.

Pracownik pod opieką
Ale firmom nie chodzi tylko o kontrolę kosztów. Bardzo ważna jest kontrola bezpieczeństwa podróżujących pracowników. Badanie TNS pokazuje, że aż 63 proc. firm na bieżąco monitoruje pracowników w czasie podróży służbowych, a 19 proc. dostrzega potrzebę większej kontroli pracowników wyjeżdżających w podróże służbowe. Przedsiębiorstwa chcą, ale i muszą czuwać nad bezpieczeństwem pracownika, który jest w delegacji. Podróżujący służbowo jest przecież w pracy. Dzięki narzędziom śledzenia rezerwacji i raportowania w każdej chwili można sprawdzić, gdzie aktualnie znajdują się podróżni, a także zareagować w przypadku problemów. Mobilna wersja Amadeus e-Travel Management pozwala z kolei na zarządza - nie podróżami służbowymi 24 godziny na dobę przez siedem dni w tygodniu. — Rozwiązanie to okazuje się być bardzo przydatne w sytuacjach kryzysowych. Każdemu bowiem podczas delegacji może przytrafić się choroba, lub konieczność zmiany planów — mówi Paweł Rek. Coraz większym wyzwaniem dla pracodawców jest zapewnienie bezpieczeństwa delegowanym pracownikom w niestabilne rejony świata jak np. Europa Wschodnia czy Bliski Wschód lub rejony gdzie często występują klęski żywiołowe.

Rozwiązaniem tego problemu może być aplikacja Amadeus Mobile Messenger, przeznaczona dla osób zajmujących się w firmach zarządzaniem podróżami służbowymi. Pozwala ona na szybką komunikację z pracownikiem przebywającym w delegacji, zapewniając kontakt i natychmiastową lokalizację podróżnych. Komunikacja może odbywać się w dowolnym czasie, za pomocą aplikacji, smartfonu, SMS lub maila. Przykład? Zanim pracownik znajdzie się w miejscu zagrożonym np. konfliktem zbrojnym, klęską żywiołową lub gwałtownymi zmianami pogody można go po prostu ostrzec. Dzięki nowoczesnym narzędziom internetowym zarządy firm mogą mieć pewność, że pracownicy podróżują w najbardziej optymalny sposób, a ich wygoda i bezpieczeństwo są właściwie zbilansowane.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Materiał partnera

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Kariera / Służbowo można taniej i bezpieczniej