Podczas wakacji pracodawcy mogą częściej niż w innych miesiącach mogą się spotykać z prośbami pracowników o samochód na wakacje. Z obserwacji praktyków wynika, że połowa przedsiębiorstw nie robi z tym problemu. Problemem są raczej nieżyciowe przepisy, które do tej pory nie doprecyzowały, jak rozliczać prywatne użytkowanie służbowego samochodu.
Ze zgodą lub bez
To, czy pracodawca zgodzi się by pracownik zabrał rodzinę na wakacje służbowym autem wynika najczęściej z polityki flotowej przedsiębiorstwa.
- Wyjazd samochodem służbowym na wakacje regulują wewnętrzne regulaminy firmy jak i uwarunkowania prawne. Zazwyczaj pracownik jest zobowiązany do uzyskania od pracodawcy oficjalnej zgody na używanie pojazdu do celów prywatnych w trakcie nieobecności w pracy. Ponosi koszty paliwa, ale nie musi płacić za używanie samochodu czy serwis. Powszechnie obowiązuje ograniczenie, które zakazuje udostępniania pojazdu osobom trzecim. Nie ma natomiast ograniczeń w ubezpieczeniu, zakładając, że wyjazd ma miejsce na terytorium Polski – tłumaczy Andrzej Sobczak, dyrektor operacyjny ALD Automotive Polska.
Gorzej, jeżeli pracownik zgody nie uzyska. Jednak w takiej sytuacji daleko nie zajedzie. Pracodawca ma obecnie cały arsenał narzędzi pozwalających sprawdzić, czy flotowe samochody pracują dla firmy, czy odwożą dzieci pracownika na gimnastykę. Może na przykład regularnie kontrolować przebieg samochodu i wyłapywać na bieżąco wszelkie nieprawidłowości. Coraz popularniejsze są też nadajniki GPS, które pozwalają precyzyjnie śledzić trasy firmowych aut.
Jak rozliczać
Udostępnienie samochodu służbowego na wyjazd wakacyjny jest niejednoznaczne z punktu widzenia przepisów podatkowych.
- Prywatne wykorzystywanie samochodu służbowego w świetle obowiązującego prawa stanowi nieodpłatne świadczenie na rzecz pracownika, które tym samym podlega opodatkowaniu jako przychód z tytułu wynagrodzenia. Prowadzi to do sytuacji, w której część podatników utrzymuje, że jeździ samochodami tylko w celach służbowych. Problem pojawia się gdy przychodzi kontrola. Jeśli stwierdzi, że jest inaczej, może się zdarzyć, że zostanie naliczony VAT oraz podatek dochodowy według cen stosowanych przez wypożyczalnie pojazdów. Pracodawca, chcąc pozostać w zgodzie z fiskusem, jest zmuszony wprowadzić opłatę, np. ryczałt na paliwo, lub ograniczenie w wykorzystaniu pojazdu firmowego. Rozwiązaniem, często stosowanym przez firmy, jest przyznanie prawa do korzystania z pojazdu służbowego prywatnie i obliczenie korzyści, jaką w ten sposób uzyskuje pracownik. Przykładowo uznajemy, że nasz pracownik przejeżdża w celach prywatnych celach 500 km miesięcznie i mnożymy tą korzyść przez zryczałtowaną stawkę za kilometr. Innym rozwiązaniem jest ustalenie limitu kwotowego na paliwo – mówi Jarosław Oworuszko, dyrektor finansowy LeasePlan.
Zmiany w prawie planowane na przyszły rok zakładają, że pracodawca będzie musiał doliczać 0,5 proc. wartości samochodu do miesięcznego wynagrodzenia każdego pracownika, który korzysta ze służbowego auta, a ten będzie musiał odprowadzić z tego tytułu podatek PIT. Jednak specjaliści nie są zachwyceni.
- Wiele firm posiada auta, które nie są przypisane do konkretnego pracownika. W jaki sposób go rozliczać jeśli sporadycznie każdy wykorzystuje go prywatnie. A co jeśli pracownik korzysta ze służbowego auta tylko raz w miesiącu albo jednorazowo wziął samochód na weekend? Te sytuacje wciąż nie są jednoznacznie uregulowane, a dodatkowo wciąż pozostaje kwestia stwierdzenia, że dany samochód w ogóle jest użytkowany prywatnie – zastanawia się Artur Sulewski, dyrektor handlowy LeasePlan.
Agata Hernik
