Sprawdź, czy masz system zarządzania jakością
Piotr Gocki prezes T†V Consulting Polska
Przygotowując ten materiał, założyliśmy, że czytelnikiem jest szef firmy. Zanim go przeczytasz, zapoznaj się z treścią wymagań normy PN-ISO 9001, odpowiadającą omawianym tutaj zagadnieniom. Miej też w zasięgu ręki normę PN-ISO 8402 — Terminologia.
Pierwszym spośród dwudziestu wymagań normy jest „Odpowiedzialność kierownictwa”. Rola kierownictwa w budowaniu i utrzymaniu systemu zarządzania jakością (SZJ) jest niepodważalna. Bez jego zaangażowania, trudno jest przeprowadzić proces wdrożenia, a następnie utrzymywać i rozwijać SZJ. Przed rozpoczęciem prac nad systemem jakości przeprowadź analizę wszystkich wewnętrznych dokumentów i aktów prawnych funkcjonujących w przedsiębiorstwie, np. zarządzeń, księgi służb, norm zakładowych, instrukcji, warunków technicznych itp. To, że nie masz certyfikowanego systemu jakości, nie oznacza, że w ogóle go nie masz. Przeanalizuj poniższe zagadnienia, a może się okazać, że niewiele Ci brakuje do osiągnięcia sukcesu. Pamiętaj jednak, że system jakości jest procesem ciągłego doskonalenia, a uzyskanie certyfikatu nie jest ostatecznym celem.
Odpowiedzialność kierownictwa (pkt 4.1. PN ISO 9001).
- Czy zdeklarowałeś w sposób jednoznaczny politykę jakości, która zawiera cele i zobowiązania kierownictwa względem jakości?
- Czy uwzględniłeś w sposób konkretny w polityce jakości oczekiwania i potrzeby klientów?
- Jakie działania podjąłeś, aby polityka jakości była rozumiana, wdrożona i utrzymywana w całym przedsiębiorstwie?
- Czy stworzyłeś strukturę organizacyjną umożliwiającą funkcjonowanie systemu jakości w przedsiębiorstwie i czy przedstawiona jest ona w postaci schematu organizacyjnego (wprowadź ją np. zarządzeniem)?
- Czy ustalone są zakresy obowiązków i uprawnień wynikające ze schematu organizacyjnego dla poszczególnych stanowisk?
- Czy powołałeś przedstawiciela kierownictwa, który ma obowiązki i uprawnienia dla zapewnienia: wprowadzenia w życie systemu jakości zgodnie z wymaganiami normy, jego funkcjonowania i doskonalenia, oraz informowania kierownictwa o skuteczności systemu jakości?
- Czy zapewniłeś niezbędne środki do wdrożenia i utrzymania systemu jakości (np. szkolenia, zakup środków o charakterze technicznym)?
- Czy ustaliłeś zasady (w postaci procedur, instrukcji) przeglądu systemu jakości dokonywanego przez kierownictwo (cele, częstotliwość, uczestnicy)?
- Czy wskazane są elementy przeglądu m.in.:
— sprawozdanie przedstawiciela kierownictwa o stanie systemu ja-kości,
— wyniki wewnętrznych auditów jakości (pkt 4.17),
— raporty z auditów zewnętrznych,
— raporty z przeprowadzonych działań korygujących i zapobiegawczych,
— analizy reklamacji,
— porównania rzeczywistych osiągnięć z założonymi w planach (np. planach jakości)?
- Czy udokumentowałeś te przeglądy tak, by określały jednoznacznie podjęte decyzje, zadania, terminy i odpowiedzialności oraz zapewniały Ci ich skuteczność?