Sprawna komunikacja zależy od zarządzającego
Niedoinformowani pracownicy przynoszą straty
ZA PRZYKŁADEM: Częstym błędem prezesów, którzy wprowadzają w swoich firmach nowe strategie, jest pokazywanie pozostałym pracownikom braku własnego zaangażowania — twierdzi Bogdan Dąbrowski, konsultant w GFMP. fot. Grzegorz Kawecki
Sprawna i dobrze poinformowana załoga pracowników jest ważnym atutem firmy. Tymczasem zaledwie 30 proc. dużych polskich przedsiębiorstw może pochwalić się osiągnięciami w dziedzinie usprawniania komunikacji wewnętrznej. W większości rodzimych firm, pomimo prowadzonych restrukturyzacji, nadal dominuje model zarządzania pracownikami rodem z PRL.
Usprawnienie komunikacji wewnątrz firmy ma swoje bezpośrednie przełożenie na skuteczność działania przedsiębiorstwa na zewnątrz i osiągane przez nie zyski. Żadna duża firma nie poradzi sobie z konkurencją, jeśli informacja wewnątrz przekazywana jest wyłącznie według schematu góra-dół, a pracownicy nie znają lub nie rozumieją swoich ról. Komunikacja wewnętrzna ma na celu uświadomienie pracownikom, że każdy z nich reprezentuje firmę na zewnątrz. Najczęściej właśnie ta zmiana świadomości konserwatywnego zespołu jest najtrudniejsza do osiągnięcia.
Namacalny efekt
— Kiedy objęłam samodzielny dział Public Relations w Kostrzyn Paper, większość pracowników zakładu stanowiły osoby w wieku 40-50 lat, które pracowały w firmie od wielu lat i odnosiły się do mnie z nieufnością. Obecnie wypracowaliśmy już pewne narzędzia, które wszyscy akceptują — mamy np. swój kodeks etyczny. Każdy pracownik może też zgłosić swój projekt ulepszenia czegoś w firmie, a wykorzystywane pomysły są nagradzane, np. premią lub wycieczką — przekonuje Sylwia Zaranek, dyrektor PR Kostrzyn Paper.
Głównym celem komunikacji wewnętrznej jest efektywne wspieranie procesu realizacji strategii firmy.
— Przy usprawnianiu komunikacji wewnętrznej szef firmy powinien pamiętać o czterech podstawowych sprawach: pracownicy muszą być pewni, że mogą coś w firmie zmienić na lepsze (czynnik władzy); każdy pracownik musi identyfikować się ze swoim stanowiskiem, zespołem i firmą (czynnik identyfikacji); konflikty nie są ukrywane, ale rozwiązywane (czynnik konfliktu); cała organizacja, jaką jest dane przedsiębiorstwo, musi uczyć się na swoich błędach (czynnik uczenia się) — wymienia Bogdan Dąbrowski, konsultant w GFMP.
Znane są przypadki firm, które, zaniedbując efektywność komunikacji wewnętrznej, zaczęły odnotowywać obniżkę zysków wynoszącą nawet 7 proc. Tymczasem koszty, jakie ponieść musi firma, aby usprawnić komunikację wewnętrzną, są niewspółmiernie małe, w porównaniu z osiągniętym zyskiem.
— Trzy lata temu postanowiliśmy położyć nacisk na wypracowanie skutecznej komunikacji wewnętrznej, która jednocześnie współgrałaby z komunikacją zewnętrzną. Organizowaliśmy m.in. wspólne wyjazdy, spotkania pracowników z zarządem, dyskusje, opracowaliśmy schematy komunikacyjne. W rezultacie w oczach klientów nastąpiła ewidentna poprawa wizerunku naszej firmy. Jednak proces ulepszania komunikacji wewnątrz firmy tak naprawdę nigdy się nie kończy — przekonuje Jan Tkaczow, współwłaściciel Messenger Service Stolica.
Jedni dbają, inni nie
W Polsce jedynie około 30 proc. dużych przedsiębiorstw może pochwalić się osiągnięciami w dziedzinie usprawniania komunikacji wewnętrznej. W większości spotkać się można z socjalistycznym modelem zarządzania firmą, w którym informacja przebiega wyłącznie w kierunku góra-dół. W rezultacie zarząd nic nie wie o rzeczywistych potrzebach pracowników — a ci tracą motywację. Większą dbałość w dziedzinie usprawniania komunikacji wewnętrznej wykazują firmy z kapitałem zachodnim. Tak było np. w przypadku firmy Kostrzyn Paper, w której zmiany rozpoczęły się w 1993 r., kiedy przedsiębiorstwo zostało kupione przez szwedzki koncern Trebruk AB.
— Dużą aktywność wykazują też firmy prywatne. Niestety, na szarym końcu znajdują się wielkie przedsiębiorstwa, w których procesy restrukturyzacji pochłaniają ogromne koszty. Jednak skuteczna komunikacja wewnętrzna i otwartość pracowników zależy od kreatywności prezesa, który takie zmiany powinien zapoczątkować — twierdzi Roman Rostek, starszy konsultant w GFMP.
Marlena Kaczmarek