Według raportu opracowanego przez Department for Work and Pensions (DWP), brytyjską instytucję rządową, przygotowanie korespondencji masowej może zająć nawet do 40 proc. czasu pracy osób odpowiedzialnych za jej wysyłkę. W firmach i instytucjach, które masowo obsługują klientów, niezbędny jest sprzęt ułatwiający obsługę korespondencji.
To kopertownice, adresarki i otwieraczki. Urządzenia te są wielokrotnie sprawniejsze niż personel biurowy. Firma Arcus oferuje produkty amerykańskiej firmy Pitney Bowes, które w krótkim czasie pozwalają przygotować do wysłania dużą liczbę korespondencji. Kopertownice tej firmy przygotują nawet kilka tysięcy listów na godzinę. Żaden pracownik nie mógłby tego zrobić.
— Maszyny do obsługi korespondencji potrafią skompletować i złożyć zawartość koperty, nadrukować adres, logo albo reklamę lub otworzyć otrzymane listy — tłumaczy Maciej Ziemski, dyrektor sprzedaży produktów Pitney Bowes w firmie Arcus. Pitney Bowes ma w ofercie trzy modele adresarek współpracujących z komputerem i wykorzystującychdruk atramentowy w rozdzielczości do 600 dpi w kolorze. Najprostsze adresują do 10 tysięcy kopert, a najbardziej wydajne nawet do 30 tysięcy w ciągu godziny. Warto też pamiętać, że sprawna wysyłka faktur, wymiaru podatku lub wezwań do zapłaty pozwala na szybszy spływ należności.
Zastąpienie pracy ręcznej urządzeniami umożliwia właściwe kompletowanie korespondencji, zachowanie poufności danych i ograniczenie pomyłkowego wysyłania korespondencji na niewłaściwy adres. Obsługę korespondencji przychodzącej wspomagają otwieraczki listów. Są one w stanie otworzyć nawet kilkanaście tysięcy kopert. Pracownicy biurowi nie są w stanie osiągnąć takiej wydajności.