W ostatnich latach podejście firm do zarządzania sprzętem IT zaczęło się wyraźnie zmieniać. Rosnąca presja na optymalizację kosztów, rozwój pracy hybrydowej oraz dynamiczne tempo cyfrowej transformacji sprawiają, że przedsiębiorstwa coraz częściej odchodzą od sztywnego modelu własnościowego na rzecz bardziej elastycznych rozwiązań. Jednocześnie rośnie znaczenie skalowalności, bezpieczeństwa i możliwości szybkiego dostosowania infrastruktury IT do zmieniających się potrzeb biznesowych.
W jaki sposób firmy w Polsce i Europie zarządzają dziś sprzętem IT? Czy tradycyjny model własnościowy wciąż dominuje, czy może nadchodzi era elastycznych usług, takich jak Device as a Service (DaaS)? Odpowiedzi na te pytania szukali uczestnicy debaty „Koniec ery posiadania. Sprzęt IT jako usługa”, którą poprowadziła dziennikarka „Pulsu Biznesu” Kinga Jurga.
W dyskusji udział wzięli: Ariel Machnicki, Regional Head of IT w Toyota Central Europe; Tomasz Kacperak, IT Operations & Back-Office Systems Manager w Respect Energy; Piotr Sobczuk, dyrektor IT w Mago; Jakub Zieliński, Head of Workplace Strategy & Change Management w JLL; Adam Kozłowski, dyrektor IT; Konrad Szewczak, dyrektor ds. zarządzania rozwojem IT w Bonnier Business Polska; a także eksperci od DaaS: Magdalena Pilaszek, dyrektor marketingu; Jakub Dobrucki, Enterprise Account Manager w Jupiter Integration; Łukasz Rębkowski, dyrektor handlowy, Jupiter Integration; i Johannes Kosakowski, ekspert i Key-Account-Manager w CHG-MERIDIAN.
Różnorodność modeli – od zakupu po wynajem
Kinga Jurga rozpoczęła rozmowę od fundamentalnego pytania: jak firmy dziś podchodzą do wyposażania pracowników w sprzęt IT?
Ariel Machnicki z Toyota Central Europe wyjaśniał, że w jego firmie stosowane są zarówno modele leasingowe, jak i własnościowe, w zależności od potrzeb biznesowych i operacyjnych. Podkreślał też, że decyzja o modelu finansowania sprzętu nie sprowadza się tylko do kosztów.
– Liczy się też struktura organizacyjna działu wsparcia użytkownika oraz kompetencje w obszarze hardware, kultura organizacyjna i budowanie przewagi efektywnościowej. W pewnych sytuacjach wybór modelu własności, leasingu czy wynajmu wynika z tego, jak chcemy budować doskonałość operacyjną i rolę technologii w organizacji – tłumaczył.
Z kolei Tomasz Kacperak z Respect Energy wskazał na klasyczne podejście.
– Sprzęt kupujemy na własność. Nie wynika to jednak z głębszej strategii, lecz z decyzji organizacyjnych sprzed lat – przyznał.
Podobnie Piotr Sobczuk z Mago zauważył, że posiadanie sprzętu daje większą kontrolę nad środowiskiem IT, co jest kluczowe przy tworzeniu rozwiązań dla autonomicznych sklepów i projektowaniu własnego oprogramowania.
Odmienną perspektywę zaprezentował Jakub Zieliński z JLL, gdzie działalność obejmuje cały cykl życia nieruchomości. Zaznaczył on, że w branży nieruchomości coraz częściej stosuje się model wynajmu, który pozwala elastycznie zarządzać przestrzenią i zasobami IT, szczególnie w warunkach pracy hybrydowej.
Adam Kozłowski, odnosząc się do wcześniejszych doświadczeń w Benefit Systems International, wskazał typowy dla wielu firm model zamknięty: sprzęt był kupowany na własność i ściśle dopasowany do konkretnych systemów IT, zarządzany centralnie w pięciu krajach.
Idziemy w kierunku rozwiązań typu DaaS, które na Zachodzie już się przyjęły. Tam leasing nie dotyczy już tylko samochodów – właściwie obejmuje dziś niemal cały sprzęt.
Koszt to nie wszystko
Tradycyjny model własnościowy wiąże się nie tylko z kosztem zakupu, ale też z wydatkami operacyjnymi na serwisowanie i wsparcie IT – na ten fakt zwracali uwagę eksperci zgromadzeni na debacie.
Ariel Machnicki podkreślił znaczenie etapu, w którym podejmujemy selekcję i ocenę dostępnych rozwiązań na rynku oraz finalnego wyboru urządzenia.
– To właśnie on w największym stopniu determinuje późniejszy całkowity koszt posiadania – zarówno utrzymania, serwisu, jak i reakcji na potencjalne awarię, ale również jaką wartość rezydualną ma urządzenie w czasie jego używania oraz na etapie wycofania z użycia, w przypadku Toyoty najczęściej jest to data zakończenia gwarancji.
W Toyocie sprzęt wybiera się tylko z tzw. white listy, co zapewnia standaryzację i spójność środowiska IT na czterech rynkach. Machnicki dodał, że wiele problemów bądź ograniczeń użytkowników nie wynika z samego hardware’u, lecz z dość skomplikowanego hardeningu, który ma utrzymać standaryzację w tym integrację z systemami bezpieczeństwa i zarządzania urządzeniami (MDM/ITAM/SAM).
Konrad Szewczak z Bonnier Business Polska zauważył, że doświadczenie użytkownika jest równie istotne jak koszt.
– Ludzie lepiej pracują na sprzęcie, który lubią. Jeśli nie lubią narzędzia, problemy mnożą się same – podkreślił.
Tomasz Kacperak wskazał na złożoność środowiska technologicznego: obsługa wielu wariantów Windowsa i macOS obciąża zespół wsparcia i zwiększa ryzyko błędów.
Segmentacja sprzętu
Debata objęła też temat segmentacji sprzętu według stanowisk i funkcji. Piotr Sobczuk zwrócił uwagę, że w wielu organizacjach różnice w potrzebach sprzętowych są nadal wyraźne.
– Konstruktorzy czy designerzy potrzebują bardzo wydajnych maszyn, które poradzą sobie z zaawansowanym oprogramowaniem. Z kolei kadra zarządzająca częściej zwraca uwagę na mobilność, wagę urządzenia i komfort pracy – mówił.
Zmiany w podejściu do sprzętu wyraźnie przyspieszyła pandemia i rozwój pracy hybrydowej. Konrad Szewczak podkreślił, że wcześniejsze podziały na klasy urządzeń zaczęły tracić znaczenie.
– Po pandemii oczekiwania dotyczące mobilności bardzo wzrosły. Wcześniej funkcjonowały wyraźne klasy sprzętu, dziś one w dużej mierze się zacierają – zauważył.
DaaS – elastyczność w praktyce
Wraz z rosnącą presją na optymalizację kosztów i zwiększenie elastyczności operacyjnej firmy coraz częściej przyglądają się modelom usługowym w obszarze sprzętu IT, w tym koncepcji Device as a Service (DaaS). Jak zgodnie przyznawali uczestnicy debaty, rozwiązanie to coraz śmielej wchodzi na polski rynek, choć wciąż znajduje się na wcześniejszym etapie rozwoju niż w Europie Zachodniej.
Magdalena Pilaszek zwróciła uwagę, że obserwowany dziś kierunek zmian wpisuje się w szerszy trend przechodzenia od własności do korzystania z usług.
– To jest obraz bardzo ewoluujący. Idziemy w kierunku rozwiązań typu DaaS, które na Zachodzie już się przyjęły. Tam leasing nie dotyczy już tylko samochodów – właściwie obejmuje dziś niemal cały sprzęt – mówiła.
Podkreśliła przy tym, że dla firm jednym z kluczowych argumentów jest wygoda operacyjna.
– To bardzo wygodne rozwiązanie, bo odchodzi cały proces wdrożenia sprzętu, jego odbioru, czyszczenia czy zarządzania serwisem. Firma dostaje gotową usługę i może skupić się na swojej działalności – tłumaczyła.
Jak zaznaczyła, model ten zmienia również sposób myślenia o finansach przedsiębiorstwa.
– Nie mówimy już o dużej inwestycji capexowej i amortyzacji w czasie, tylko o przewidywalnym koszcie miesięcznym. To bardzo ułatwia planowanie budżetu i zarządzanie kosztami w kolejnych okresach – dodała.
Johannes Kosakowski z CHG-Meridian uzupełnił tę perspektywę o dane rynkowe, które pokazują skalę różnic między Polską a dojrzałymi rynkami.
– W zeszłym roku sfinansowaliśmy w Polsce inwestycje na poziomie około 50 mln euro. Dla porównania – w Niemczech to jest ponad 1 mld euro, a globalnie ok. 3 mld euro – wskazał. Jego zdaniem liczby te jednoznacznie pokazują potencjał wzrostu, ale także dystans, który rynek w Polsce może jeszcze nadrobić.
– Ten rynek rośnie i widzimy, że coraz więcej klientów pyta o leasing albo model usługowy. Firmy zaczynają dostrzegać korzyści, ale to proces, który wymaga czasu – zaznaczył.
Kosakowski zwrócił również uwagę na różnice mentalne i organizacyjne, które wpływają na tempo adaptacji nowych modeli.
– Kiedy pytam klientów, czy leasingują samochody, większość odpowiada, że tak – bo widzą zalety tego rozwiązania. W IT wciąż spotykam organizacje, które jeszcze nie są do tego przekonane albo miały do tej pory inne strategie, ale to nastawienie się zmienia – mówił.
Eksperci podkreślali, że choć model DaaS oferuje wyraźne korzyści – od przewidywalnych kosztów po kompleksową obsługę i elastyczność – jego wdrożenie wiąże się ze zmianą podejścia do zarządzania sprzętem i finansami w organizacji. To właśnie ta zmiana, a nie sama technologia, jest dziś największym wyzwaniem dla wielu firm.
Wygoda i bezpieczeństwo idą w parze
Model Device as a Service coraz częściej analizowany jest nie tylko przez pryzmat finansów, ale też procesów operacyjnych i bezpieczeństwa. Uczestnicy debaty podkreślali, że jego istotą jest przeniesienie odpowiedzialności za cykl życia sprzętu poza organizację – przy jednoczesnym zachowaniu pełnej kontroli nad środowiskiem IT.
Łukasz Rębkowski z Jupiter Integration opowiedział, jak firmy reagują na konieczność przeniesienia części procesów IT na zewnątrz.
– Klienci zwykle dochodzą do wniosku, że nie chcą angażować własnych zasobów w te działania, więc naturalnie chcą je wytransferować. Na początku pojawiają się wątpliwości i pytania ze strony działów prawnych czy operacyjnych, ale w ciągu tygodnia decyzja jest zazwyczaj jasna: zróbmy to – relacjonował. Dodał też konkretne przykłady wdrożeń w dużych firmach. – Pierwszą wysyłkę w pandemii zrealizowaliśmy dla 3 tys. pracowników w ciągu 3 tygodni, sprzęt trafiał nawet do paczkomatów. Największym wyzwaniem było odebranie starych urządzeń, ale i to się w końcu udało – tłumaczył.
Magdalena Pilaszek zwróciła uwagę, że jednym z kluczowych elementów DaaS jest automatyzacja wdrożeń, która znacząco odciąża działy IT.
– Mówimy dziś o modelu zero touch deployment, czyli takim, w którym urządzenie trafia bezpośrednio do użytkownika i jest od razu gotowe do pracy. Nie trzeba go konfigurować na miejscu, nie trzeba angażować działu IT w każdy etap wdrożenia – wyjaśniała.
Jak podkreśliła, to podejście przekłada się nie tylko na wygodę, ale też na skalowalność operacyjną.
– Przy większych organizacjach, gdzie mówimy o setkach czy tysiącach urządzeń, takie podejście robi ogromną różnicę. IT przestaje zajmować się logistyką sprzętu, a może skupić się na projektach strategicznych – dodała.
Johannes Kosakowski uzupełnił ten obraz, wskazując, że model usługowy obejmuje znacznie więcej niż samo dostarczenie urządzeń.
– To nie jest tylko finansowanie sprzętu. W ramach DaaS możemy dostarczyć pełen pakiet usług – od wdrożenia, przez serwis, aż po zarządzanie końcem cyklu życia urządzenia – tłumaczył. Zwrócił też uwagę na rolę dodatkowych elementów, które w tradycyjnym modelu często pozostają po stronie klienta.
– W pakiecie znajdują się również ubezpieczenia, serwis pogwarancyjny czy automatyzacja procesów, takich jak uzupełnianie materiałów eksploatacyjnych. To wszystko może być częścią jednej usługi w ramach jednej raty miesięcznej – podkreślił.
Eksperci zaznaczali, że takie podejście ma także istotny wymiar bezpieczeństwa. Standaryzacja sprzętu, centralne zarządzanie i ograniczenie manualnych interwencji zmniejszają ryzyko błędów oraz ułatwiają kontrolę nad danymi i dostępami.
Do tej perspektywy odniósł się też Ariel Machnicki, wskazując, że DaaS może realnie zmienić sposób funkcjonowania działów IT w dużych organizacjach.
– Z punktu widzenia IT to jest bardzo duże odciążenie. Przestajemy zajmować się operacyjnymi aspektami sprzętu, a skupiamy się na tym, co rzeczywiście wnosi wartość do biznesu – zaznaczył.
Machnicki zwrócił też uwagę na aspekt zarządzania cyklem życia urządzeń, który w modelu usługowym nabiera nowego znaczenia.
– W modelu DaaS urządzenia po zakończeniu cyklu życia nie trafiają do pracowników czy na rynek wtórny w sposób niekontrolowany. W ramach Umowy DaaS istnieje również możliwość określenia elastyczności wymiany bądź rezygnacji z pewnej puli urządzeń, pozwala to ograniczyć ryzyko technologicznego „zamrożenia”. Z drugiej strony, będąc właścicielem urządzenia, mamy większą niezależność, jak zarządzamy cyklem jego życia po okresie wycofania z użycia. W Toyocie prawie wszystkie stacje robocze są przekazywane do współpracujących z nami fundacji, które przekazują je do domów dziecka lub innych placówek oświatowych – wyjaśniał.
Takie podejście wpisuje się nie tylko w efektywność operacyjną, ale również w rosnące znaczenie odpowiedzialności środowiskowej i społecznej.
Jupiter Integration to autoryzowany partner Apple dla klientów biznesowych, specjalizujący się w dostarczaniu i integracji środowisk IT opartych na urządzeniach Apple. Firma wspiera organizacje w przejściu od tradycyjnego modelu zakupu sprzętu do nowoczesnych rozwiązań usługowych, takich jak Device as a Service (DaaS).
Zakres usług obejmuje cały cykl życia urządzeń – od doradztwa i analizy potrzeb, przez finansowanie (leasing, wynajem, modele subskrypcyjne), wdrożenia zero-touch, aż po zarządzanie, serwis i odnowienie sprzętu. Jupiter Integration integruje rozwiązania Apple z systemami klasy enterprise (m.in. Microsoft 365, MDM, systemy bezpieczeństwa), zapewniając skalowalność, bezpieczeństwo i optymalizację kosztów.
Firma realizuje projekty dla największych organizacji w Polsce i regionie, wspierając działy IT w budowaniu nowoczesnego, elastycznego środowiska pracy.
Adaptacja do stanowisk i technologii
Współczesne firmy coraz częściej muszą balansować między wydajnością a kosztami sprzętu IT. Dobór odpowiednich maszyn do konkretnych stanowisk staje się kluczowy nie tylko dla efektywności pracy, ale również dla planowania inwestycji i cyklu życia urządzeń.
Piotr Sobczuk podkreślił, że tylko niewielki odsetek stanowisk wymaga ekstremalnej mocy obliczeniowej.
– Około 20 proc. wykorzystania sprzętu w naszej organizacji dotyczy obciążeń AI i zaawansowanych aplikacji. Reszta stanowisk nie potrzebuje takiej mocy, dlatego inwestowanie w topowe maszyny dla wszystkich nie ma sensu – zaznaczył.
10
Jakub Zieliński dodał, że dobór sprzętu powinien uwzględniać również tempo starzenia się maszyn.
– Maszyny przeznaczone dla konsultantów i designerów szybciej się starzeją, bo intensywnie wykorzystują zasoby, podczas gdy standardowe laptopy biurowe mogą spokojnie służyć wiele lat bez utraty wydajności – wyjaśniał.
Jakub Dobrucki, Enterprise Account Manager w Jupiter Integration, zwrócił uwagę na praktyczny aspekt obsługi sprzętu w modelu DaaS, z naciskiem na Apple Care for Enterprise.
– Większości użytkowników wystarczą komputery o podstawowych parametrach, a dzięki DaaS otrzymują szybkie naprawy i wsparcie Next Business Day w całej Europie dzięki Apple Care for Enterprise. Nawet jeśli sprzęt ulegnie awarii, użytkownik nie traci czasu na długie naprawy, a dział IT nie jest przeciążony. Co ważne, Apple Care for Enterprise pozwala na automatyczne zarządzanie urządzeniami, aktualizacje i szybkie wymiany sprzętu bez przerywania pracy zespołów – podkreślał Dobrucki.
Magdalena Pilaszek dodała, że korzyści z takiego modelu wykraczają poza same naprawy.
– DaaS w połączeniu z usługą Apple Care for Enterprise pozwala nie tylko utrzymać ciągłość pracy, ale także wprowadza przewidywalne koszty i usprawnia procesy IT. Sprzęt trafia do użytkownika gotowy do pracy, a automatyzacja wielu procesów, takich jak wymiana tonerów czy instalacje oprogramowania, odciąża dział IT.
Eksperci zgodnie wskazali, że takie podejście pozwala nie tylko optymalizować koszty, ale także wydłuża życie urządzeń i zwiększa komfort pracy. Dobór odpowiedniego sprzętu dla każdego stanowiska, w połączeniu z elastycznym modelem usługowym, umożliwia firmom skalowanie infrastruktury IT bez nadmiernych inwestycji w sprzęt wysokiej klasy, który w większości przypadków byłby niewykorzystywany.
Chodzi o to, żeby sprzęt był dopasowany do rzeczywistych potrzeb, a nie do scenariusza maksymalnego obciążenia. To strategiczne podejście pozwala obniżyć koszty, poprawić efektywność IT i zwiększyć satysfakcję pracowników – zauważyli eksperci, podkreślając, że właściwe dopasowanie maszyn w połączeniu z kompleksowym serwisem i wsparciem gwarancyjnym tworzy wymierną wartość dla całej organizacji.
Partnerem publikacji jest Jupiter Integration