Niekompetencja użytkowników, opóźnienia oraz błędne plany budżetowe stanowią najczęstszą grupę ryzyka wskazywaną przez szefów IT, prowadzących projekty informatyczne. Osoby planujące złożone przedsięwzięcia informatyczne niemal w 60 proc. przypadków zdecydowałyby się na zewnętrzne wsparcie w obszarze zarządzania projektem i ryzykiem.
Co istotne ponad połowa jest gotowa przeznaczyć na ten cel 10 proc. budżetu projektowego. Powyższe wnioski są rezultatem badań realizowanych w październiku 2007 r. na zlecenie firmy K2 Consulting wśród dyrektorów i kierowników departamentów IT najlepiej zinformatyzowanych polskich firm.
W pierwszej kolejności wzięto pod lupę osoby, które realizowały już złożone projekty informatyczne o budżecie przekraczającym 5 mln zł i trwające powyżej 6 miesięcy. Większość respondentów była zgodna, iż zarządzanie projektem to organizacja ludzi i innych zasobów przedsiębiorstwa oraz sprawne zarządzanie pracą, jaka jest do wykonania, budżetem i zmianami. O powodzeniu przedsięwzięcia przesądza planowanie i zastosowanie odpowiedniej metodologii, jak również określenie potrzeb przedsiębiorstwa i jego możliwości.
Szefowie IT polskich firm utożsamiają zarządzanie ryzykiem w projekcie z przeciwdziałaniem ryzyku. Niemal dla wszystkich uczestników badania zarządzanie ryzykiem w projektach informatycznych oznacza analizowanie sytuacji i przewidywanie ryzyka. W celu eliminacji ryzyka konieczne jest dotrzymywanie założonych terminów, przewidywanie błędów i zapobieganie im, jak również odpowiednia diagnoza i reagowanie. W przypadku wystąpienia ryzyka niepowodzenia projektu, respondenci podkreślają, że należy pamiętać o technikach minimalizujących ryzyko, korygowaniu przebiegu procesu lub alternatywnych rozwiązaniach.
Według respondentów najczęstsze ryzyko związane z realizacją projektów IT wynika z braku kompetencji samych użytkowników, opóźnień w prowadzeniu przedsięwzięcia oraz źle zaplanowanego i przekroczonego budżetu. Ankietowani wskazali również na grupę ryzyka wiążącego się z nagłą zmianą priorytetów, reorganizacją struktur i zasobów oraz rotacją ludzi w zespołach. Badanie wyraźnie wskazuje, iż w przypadku zarządzania ryzykiem szefowie IT stawiali przede wszystkim na własne siły. Jedynie nieliczni decydowali się na wybór zewnętrznego doradcy.
Decyzja o podjęciu współpracy z zewnętrzną firmą świadczącą usługi zarządzania projektami i ryzykiem projektowym w przekonaniu ankietowanych wiąże się z atrakcyjną ceną. Warto jednak podkreślić, iż ponad połowa ankietowanych jest gotowa na tego typu usługi poświęcić 10 proc. budżetu projektu. W dalszej kolejności liderzy departamentów IT podkreślają renomę, doświadczenie i fachowość firmy doradczej.
Bartosz Berendt
dyrektor finansowy K2 Consulting