Powiaty muszą uzupełnić i skomputeryzować dane o nieruchomościach. O ile informacje o gruntach nie wymagają wielu poprawek, o tyle w dużym stopniu brakuje danych o budynkach i lokalach.
Ważnym elementem umożliwiającym stworzenie jednolitej informacji katastralnej jest modernizacja i komputeryzacja ewidencji gruntów, budynków i lokali oraz zinformatyzowanie i uzupełnianie ksiąg wieczystych. Za prowadzenie ewidencji odpowiedzialny jest starosta każdego powiatu. Podatek katastralny będzie wyliczany na podstawie informacji z ksiąg wieczystych i ewidencji gruntów, budynków i lokali.
Zmiany ewidencji zostały podzielone na trzy etapy: w 2001 roku opisy uzyskały formę elektroniczną, a do końca 2003 roku zostaną zmienione programy komputerowe, tak aby ewidencja mogła objąć dane o budynkach i lokalach. Następnie do ewidencji zostaną wprowadzone brakujące o nich informacje. Proces ten ma zakończyć się do 2005 roku w miastach, a na wsiach do 2010 roku. Obecnie istnieje wiele rozbieżności między informacjami zawartymi w księgach wieczystych i ewidencji.
— Zbiory danych wymagają wielu uzupełnień. Właściwe w ewidencji można znaleźć dokładne informacje tylko o gruntach. Dane o budynkach i lokalach są fragmentaryczne i przedstawione tylko na mapach. Brakuje opisów dotyczących wielu funkcji obiektu, jego kondygnacji, pola powierzchni zabudowy. A to są bardzo ważne dane dla każdego nabywcy — wyjaśnia Witold Radzio, dyrektor departamentu katastru nieruchomości w Głównym Urzędzie Geodezji i Kartografii.
Aby system katastralny mógł sprawnie działać należy przede wszystkim stworzyć możliwość wymiany danych z różnych powiatów.
— Informatyzacja ewidencji gruntów i budynków rozpoczęła się w latach 80. Proces ten przebiegał bardzo żywiołowo, nikt go nie skoordynował w odpowiednim momencie. Teraz każdy powiat ma własny system informatyczny, który nie współpracuje z systemem należącym do sąsiedniego powiatu. Pojawiła się opcja wprowadzenia w każdym powiecie jednolitego programu, ale nie chcielibyśmy z niej skorzystać. Staramy się raczej stworzyć jednolite struktury wejścia i wyjścia programów komputerowych — mówi Witold Radzio.
Do tej pory nikt nie przeprowadził dokładnej analizy kosztów wdrożenia systemu katastralnego. W tym roku, w ramach programu grantu Banku Światowego, GUGiK przeprowadzi analizę kosztów wdrożenia całego systemu. GUGiK zmierza także sporządzić biznesplan całego przedsięwzięcia oraz opracować projektów aktów prawnych. Przewiduje się, że sama modernizacja i komputeryzacja ewidencji gruntów i budynków wyniesie około 885 mln złotych. Operacja ta będzie finansowana głównie przez budżet państwa.
— Częściowo środki na ten cel będą przeznaczane z funduszu celowego GUGiK, utworzonego z opłat pochodzących ze sprzedaży informacji geodezyjnych zawartych w ewidencji gruntów — mówi Witold Radzio.
Każde starostwo musi kupić oprogramowanie oraz serwer.
— Oprogramowanie, z którego korzystamy, kosztuje 25 tys. USD (około 100 tys. zł). Do tego dochodzą jeszcze koszty serwera. Wszystkie dane trzeba raz w tygodniu aktualizować, co wiąże się z kolejnymi nakładami — wylicza Małgorzata Szymańska z Wydziału Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami w Starostwie Powiatowym we Włocławku.
Tworzenie zintegrowanego systemu katastralnego wspiera także Unia Europejska, która przyznała na ten cel 11,5 miliona euro (około 39 mln zł).
Obecnie, według ustawy o gospodarce nieruchomościami z 1997 r., podatek nalicza się w oparciu o powierzchnię i sposób wykorzystania nieruchomości. Aby system katastralny mógł wejść w życie najpierw należy uchwalić odrębną ustawę, która określi czas i zasady finansowania taksacji katastralnej.
11 grudnia 2001 r. weszło w życie rozporządzenie w sprawie powszechnej taksacji regulujące wybrane kwestie sposobu jej przeprowadzania i dokonywania wycen nieruchomości. To rozporządzenie jest pewnym przygotowaniem dla przyszłej ustawy o podatku katastralnym.