Odwołanie do związku między ludźmi w nadtytule jest uzasadnione. System może się zrosnąć z firmą na długie lata jak mąż z żoną.
Wymagania stawiane infrastrukturze przez zaawansowany system wspomagający zarządzanie przedsiębiorstwem są związane z jego architekturą. System ERP (jego tzw. logika) może być zdefiniowany bezpośrednio za pomocą narzędzi konkretnego dostawcy (napisany w języku bazy danych) lub skonstruowany w taki sposób, że jego komunikacja z bazą danych lub systemem operacyjnym odbywa się za pośrednictwem stosunkowo niewielkiego sterownika — wymieniając go można sprzęgnąć system ERP z systemami baz danych czy operacyjnymi różnych dostawców.
W pierwszym przypadku, kupując system do wspomagania zarządzania, jednocześnie decydujemy się na konkretny system baz danych, być może na konkretny system operacyjny, a nawet na konkretną platformę sprzętową dla serwera/serwerów. Wstępując w „związek małżeński” z systemem ERP jednocześnie zawieramy ścisły związek z całą jego rodziną; kuzynami, szwagrami itd. (platformą sprzętową, bazą danych itd.).
System wspomagający zarządzanie jest po wdrożeniu ściśle związany z przedsiębiorstwem, praktycznie każdy z białych kołnierzyków i spora część niebieskich kołnierzyków (operacje magazynowe, produkcyjne) czynnie go używa. Rozwód, czyli wymiana takiego systemu, ze względu na jego wpływ na większość pracowników i procesów w przedsiębiorstwie, jest przedsięwzięciem bardzo poważnym i potencjalnie kłopotliwym.
Ciekawy do rozważenia jest drugi przypadek — nazwijmy go przypadkiem wolnego związku — i jego konsekwencje. Tu decyzjami w zakresie wyboru systemu wspomagającego zarządzanie i wyboru elementów infrastruktury można grać względnie niezależnie. A gra jest warta świeczki przy przedsięwzięciach większej skali, gdzie z różnych powodów warto mieć i finansować rozwinięte wewnętrzne kompetencje informatyczne — im większa skala wdrożenia, tym istotniejsze stają się z pozoru drobne oszczędności infrastrukturalne, oraz gdy decyzję podejmuje firma, której głównym (lub jednym z głównych) obszarem działalności jest oferowanie usług w dziedzinie przetwarzania danych, np. outsourcing ERP.
Jeżeli gra jest warta świeczki (czyli potencjalne wydatki na infrastrukturę informatyczną są duże), to warto przy rozpoczynaniu inwestycji zapewnić sobie pole manewru na przyszłość i zorientować się, jakie decyzje będą podjęte niejako przy okazji wyboru samego systemu, czy wybór konkretnego rozwiązania skazuje nas na wybór konkretnego dostawcy, np. platformy sprzętowej czy systemu baz danych. Polem do szukania oszczędności jest zarówno sam proces wyboru elementów rozwiązania, gdzie zdrowa konkurencja dostawców znacząco wpływa na obniżkę kosztów, jak i — o czym można łatwo zapomnieć — okresowe unowocześnianie oraz wymiana infrastruktury sprzętowej i systemowej przedsiębiorstwa. Zmiany dostawców nie są częste: najrzadziej dotyczą samych systemów wspomagających zarządzanie, nieco częściej systemów baz danych, częściej platformy sprzętowej — jednakże zmiany takie występują w cyklu życia każdego systemu wspomagającego zarządzanie, ponad połowa użytkowników aplikacji iBaan w Polsce z ponad 5-letnim stażem zmieniła już dostawcę przynajmniej jednego elementu infrastruktury. I o tym warto pamiętać.
Czy wybór systemu ERP determinuje inne oprogramowanie? Odpowiedź jest podobna jak w sprawie platformy sprzętowej. Wybór systemu do wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem o otwartej architekturze nie zmusza (nie powinien zmuszać) przedsiębiorstwa do wyboru konkretnego systemu baz danych. Chociaż istnieją pewne prawidłowości statystyczne, to można zaryzykować twierdzenie, że przedsiębiorstwa mogą niezależnie dobierać platformę sprzętową i system baz danych.
Dzięki konkurencji
Systemy ERP, zwłaszcza w przypadku większych instalacji, opierają się na systemach uniksowych. W obecnej chwili istnieje duża konkurencja pomiędzy głównymi dostawcami sprzętu komputerowego pracującego pod tym systemem. Oferowane rozwiązania konstrukcyjne są optymalizowane zarówno pod względem zasobności portfela klienta, jak i wydajności oraz bezpieczeństwa. Szeroka gama produktów pozwala na wybranie najlepszego rozwiązania od preferowanego dostawcy, a dostępność różnych produktów ma wpływ na prowadzone z dostawcami negocjacje i pozwala na uzyskanie zadowalającej ceny. Istotnym elementem jest także szeroka gama usług dodatkowych czy serwisowych związanych z produktem i w trakcie negocjacji warto zwrócić uwagę także na te aspekty.
Dariusz Wziętek, menedżer aplikacji biznesowych w Alstom Power
Zmiany zachodzą z rozwojem firmy
Sprzęt komputerowy rozwija się w raz z rozwojem firmy i aplikacji ERP wykorzystywanej przez firmę. Czynników wpływających na zmianę konfiguracji sprzętu jest bardzo wiele. Do najczęściej spotykanych należą: wymiana macierzy dyskowej ze względu na wzrost zapotrzebowania na przestrzeń dyskową przez bazę danych, rozbudowa pamięci czy dołożenie procesorów ze względu na wzrost liczby użytkowników. Niektóre z tych zmian można przewidzieć czy nawet zaplanować, wprowadzając w ten sposób pewną regularność w rozwój sprzętu komputerowego, co ma istotny wpływ na planowanie inwestycji i wynikające z tego później obciążenie kosztami. Czynnikiem nie związanym z technicznym aspektem rozbudowy sprzętu komputerowego może być polityka firmy w kwestii postępowania ze sprzętem komputerowym po zakończeniu okresu amortyzacji, np. polityka ta może zakładać wymianę sprzętu na nowy.
Tomasz Romanowski, dyrektor Krajowego Centrum Technologii Informatycznych Alstom
Tak było w Rafako
Rafako jest użytkownikiem systemu ERP firmy Baan od 1998 roku. W pierwszym etapie wdrożenia w większości wykorzystaliśmy wcześniej zakupiony sprzęt. W ciągu krótkiego czasu użycie systemu ERP w przedsiębiorstwie stało się powszechne, liczba użytkowników szybko wzrosła do około sześciuset. W roku 2001 uruchomiony został wewnętrzny projekt mający na celu zwiększenie wydajności systemu i bezpieczeństwa danych poprzez zmiany w infrastrukturze technicznej (serwer, baza danych). Niezależność systemu ERP od sprzętu i bazy danych okazała się użyteczna. Zażarta konkurencja między dostawcami np. baz danych (z których każda mogła być użyta w naszej konfiguracji sprzętowej i z naszym systemem ERP) umożliwiła uzyskanie bardzo dobrych warunków handlowych. Oceniam, że osiągnięta wskutek tego oszczędność wyniosła około 20 proc. Dotychczasowa dobra współpraca z dostawcą baz danych wskazuje, że będzie ona długotrwała, ale wiemy, że w przypadku nieprzewidzianych zdarzeń istnieje zawsze możliwość zmiany dostawcy bez żadnych zakłóceń w pracy systemu ERP.
Bożena Małczak, kierownik działu informatyki i doskonalenia procesów w Rafako