Dobry system informatyczny daje pewność bezbłędnych rozliczeń podatkowych.
Prezes i jego najbardziej zaufani ludzie zwykle nie dostrzegają korzyści podatkowych płynących z wdrożonego w ich firmie systemu informatycznego, szczególnie w księgowości (patrz grafika). Podatki oddają na wyłączność księgowym. Oni mają zadbać, żeby rozliczenia z fiskusem były bez zarzutu. A ci wciąż bardziej ufają sobie niż komputerom.
— Zazwyczaj w firmie stosuje się podejście minimalistyczne, co oznacza, że system informatyczny ma spełniać podstawowe wymagania prawne. Gorzej z jego dostosowaniem do specyfiki przedsiębiorstwa, a to sprawia, że nie jest w pełni funkcjonalny — stwierdza Aleksandra Pacowska-Brudło z Deloitte.
Skutek takiego podejścia bywa opłakany: system informatyczny wytwarza dane nie zawsze przydatne do rozliczeń podatkowych firmy. Irytuje to pracowników działu księgowości, ale nie tylko ich. Również członków zarządu, choć z innego powodu — oni narzekają, że wydali grube pieniądze na system do bani.
Błąd w systemie
Czy jednak rzeczywiście swoją złość pracownicy i zarząd firmy powinni kierować ku narzędziu pracy?
— Do systemu wprowadza się wszystkie dane o zakupach i sprzedaży. Stanowią potem podstawę dla określenia wielkości poszczególnych podatków, a więc między innymi wartości transakcji, liczby sprzedanego towaru, daty sprzedaży, otrzymania faktury zakupowej itp. System należy tak skonfigurować, żeby odpowiednio przetworzył dane i dał poprawną deklarację podatkową — stwierdza Aleksandra Pacowska-Brudło.
Musi on być przystosowany do potrzeb konkretnej firmy, a ponadto trzeba do niego wprowadzać odpowiednie informacje. Jeśli w deklaracji znajdą się błędne dane, a ich konsekwencją będą długi podatkowe firmy, to bardzo zła wiadomość dla odpowiedzialnych za rozliczenia podatkowe firmy, czyli dla członków zarządu i głównego księgowego. Mogą za to zapłacić grzywnę albo nawet powędrować za kratki. A o błędy nie trudno.
Przykład? Polska firma, sprzedając towary kontrahentowi z Unii Europejskiej, wystawia fakturę, w której wykazuje zerową stawkę VAT. Może to jednak zrobić pod warunkiem, że umieści na fakturze poprawny numer VAT kupującego. Trzeba zadbać, by do systemu trafił właściwy numer.
— Błędna stawka podatku lub rozpoznanie obowiązku podatkowego w niewłaściwym miesiącu mogą prowadzić nie tylko do zaległości podatkowych, ale także do nałożenia na przedsiębiorstwo przez urząd skarbowy 30-procentowej sankcji i karnych odsetek —ostrzega Aleksandra Pacowska-Brudło z Deloitte.
Ręczna robota
Kiedy system informatyczny w firmie zawodzi, księgowi robią to, co ich koledzy po fachu robili 20 lat temu: ręcznie wypełniają poszczególne rubryki deklaracji podatkowych. Taka robota trwa jednak znacznie dłużej niż czas, jakiego by potrzebował na to samo dobry system. A przecież czas —jak wiedzą nie tylko księgowi — to pieniądz.
— Żeby uniknąć takich sytuacji, w systemie powinny być wbudowane mechanizmy kontroli i zabezpieczeń czy też automatyzacji sprawozdawczości i raportowania, by szybko wykryć ewentualne błędy — wskazuje Piotr Górecki z Deloitte.