- Zarządzanie flotą jest łatwiejsze dzięki nowoczesnemu oprogramowaniu. To także idealne rozwiązanie do optymalizacji kosztów i bezpośredniej kontroli pojazdów w ruchu.
Programy wspomagające zarządzanie flotami pojazdów można podzielić na kilka podstawowych grup. Od zwykłych programów lokalizacyjnych w urządzeniach wyposażonych w GPS — np. telefony komórkowe, przez programy do lokalizacji pojazdów na mapach cyfrowych za pomocą techniki GPS i zdalnego zbierania informacji o pracy samochodu, aż po kompleksowe rozwiązania do zarządzania całymi flotami pojazdów.
Ze względu na sposób przekazywania danych do systemu można wyróżnić dwie grupy.
— W rozwiązaniach podstawowych informacje są gromadzone i wprowadzane przez pracowników, a w zaawansowanych systemach zintegrowanych bazy danych są budowane na podstawie informacji przekazywanych automatycznie z urządzeń kontrolnych zamontowanych w pojazdach. W takich systemach możemy z kolei wyodrębnić grupy różniące się sposobem przekazywania danych: te wykorzystujące łącza telefonii komórkowych GPS i te korzystające z transmisji satelitarnej — opisuje Piotr Jakubowski, prezes firmy Finder.
Systemy podstawowe służą w głównej mierze czuwaniu nad terminowością serwisowania pojazdów i rozliczaniu kosztów funkcjonowania floty, natomiast nowoczesne systemy z funkcjami lokalizowania i monitorowania oprócz automatycznego wprowadzania danych umożliwiają kontrolowanie i weryfikację informacji pochodzących z pojazdów, zarządzanie mobilnym personelem i — co staje się w tej chwili najważniejsze — integrowanie różnych danych, np. dotyczących przewozów, stanu magazynów, zamówień, dostaw.
Cenne narzędzie
— Przedsiębiorstwa nie mogą sobie pozwolić na nieefektywne wykorzystywanie tak kosztownych elementów organizacji jak transport. Bez specjalistycznych systemów efektywne kierowanie większym organizmem jest skazane na porażkę — mówi Piotr Jakubowski.
Ważność dla firmy tego typu systemów zależy od specyfiki prowadzonej działalności. Dla firm transportowych i spedycyjnych mają kluczowe znaczenie. W firmach, w których samochód jest narzędziem pracy przedstawicieli handlowych i grupy innych pracowników, to głównie narzędzie kontrolno-analityczne.
— Jednak z tego, że nie są to systemy kluczowe w tych firmach, nie należy wnioskować, że nie cieszą się dużym zainteresowaniem. Wręcz przeciwnie — utrzymanie floty samochodów wytwarza na tyle duże koszty, że oprogramowanie wspomagające ich ograniczanie jest bardzo interesującą propozycją dla firm — wyjaśnia Wojciech Lewandowski, właściciel firmy Softra Systemy Informatyczne.
Takie oprogramowanie znacznie zmniejsza koszty prowadzenia firmy. Według Daniela Żórawskiego, key accounta w Autoguard, wykorzystanie systemu proponowanego przez jego firmę zmniejsza wydatki nawet o 30 procent.
Dzięki takim programom firma zyskuję ogromną wiedzę na temat własnej floty, jej stanu wykorzystania, realizacji pracy i efektywności kierowców.
Specjalistyczne oprogramowanie oszczędza czas pracowników. Wiele zadań, np. raportowanie, zlecenia, rozliczenia — wcześniej wykonywanych ręcznie — może przebiegać automatycznie, bez ich udziału. Rośnie wydajność pracowników i efektywność całej firmy.
— Duże znaczenie mają też względy bezpieczeństwa. Monitorowane pojazdy są pod stałym nadzorem, a w razie potrzeby pomoc udzielona jest bardzo szybko — dodaje Piotr Jakubowski.
Stosownie do potrzeb
— Wiele firm, zlecając na początku stworzenie oprogramowania własnym informatykom, rezygnuje z tego pomysłu po jakimś czasie, decydując się na zakup profesjonalnego rozwiązania. Producent oprogramowania jest całkowicie na nim skupiony i po prostu rozwija je szybciej i taniej — opisuje Wojciech Lewandowski.
— Niezależnie od formy dostarczania danych — na pewno korzystniejsze dla firmy flotowej jest wykorzystanie infrastruktury firmy, która dostarcza usługę. Nawet duże przedsiębiorstwo, posiadające setki pojazdów, nie jest w stanie wynegocjować dla siebie tak korzystnych warunków na transmisje danych czy abonament za elementy infrastruktury, jak firma, która świadczy usługi dla wielu klientów — wyjaśnia Daniel Żórawski.
Nie warto płacić za możliwości, których się nie wykorzystuje, a z drugiej strony błędem jest ograniczanie przydatnych funkcji ze względu na cenę.
— Większość firm, zwłaszcza mniejszych, zadowala się rozwiązaniami uniwersalnymi, chociaż warto, aby miały one możliwość łatwej rozbudowy i dodania nowych funkcji. Przedsiębiorstwa działające na dużą skalę potrzebują systemów zindywidualizowanych, analizujących bardzo wiele parametrów, zintegrowanych z innymi systemami funkcjonującymi w firmie — dodaje Piotr Jakubowski.
Kluczowe dane
Dane mogą być dostarczane klientowi na różne sposoby — informacje w postaci gotowych raportów z wyszczególnieniem przejazdów i czasem postojów, ich miejscem, odległościami przebytych tras lub w postaci wykresów prędkości, obrotów silnika, spalaniem, ilością zatankowanego lub ukradzionego paliwa albo przedstawiane jako animacje tras na mapie, raporty urządzeń wejściowych, do których podłączony jest system (stacyjka, drzwi kierowcy lub inne, drzwi przestrzeni ładunkowej, także zestawienia z temperaturą w chłodni itp.).
Wszystkie powyższe dane można zaimportować do plików w popularnych formatach.
Można otrzymać też dane surowe, do wykorzystania przez zewnętrzne aplikacje i systemy klienta.
— Tu porcja danych jest rozwinięta technicznie (współrzędne geograficzne, widoczność satelit GPS, stan anten GPS i GSM, stan napięcia akumulatora, zasilania, temperatury urządzenia oraz baterii i wiele innych pomocnych w analizie poprawności funkcjonowania systemu). Można tu rozpoznać, jeśli ktokolwiek próbuje ingerować w zapis danych bądź ich poprawność — informuje Daniel Żórawski.
Zaawansowane programy umożliwiają współdziałanie z systemami nawigacji przy planowaniu optymalnych tras przejazdów, przekazywanie zleceń, informowanie o wjeździe lub wyjeździe ze strefy załadunku, przekazywanie danych o zamówieniach i stanach magazynowych.
— Liczba funkcji wypełnianych przez podobne programy stale wzrasta wraz z rosnącymi potrzebami użytkowników. Programy są stale uaktualniane, a nowości technologiczne otwierają nowe możliwości przed architektami oprogramowania — mówi Piotr Jakubowski.
Większość dzisiejszych programów ma bardzo prosty interfejs, dostępny przez zwykłą przeglądarkę internetową.
Niezłe perspektywy
Programów wspomagających zarządzanie flotą jest wiele. Jednak takie, które zajmowałyby się kompleksowym zarządzaniem, można policzyć na palcach jednej ręki. Przyszłość będzie należała do kilku liderów, którzy potrafią utrzymać wysoki standard i innowacyjność. Na rozwój, wprowadzanie nowych technologii trzeba stale ponosić duże wydatki. W Polsce tylko 10 proc. firm, do których jest skierowane takie oprogramowanie, z niego korzysta. W lepiej rozwiniętych krajach europejskich ich udział sięga 40-50 proc.
— Czas i rosnąca konkurencja sprzyjają wdrożeniom systemów, które ograniczają koszty działalności i zwiększają efektywność biznesową firm. Podobnie powinno stać się w sektorze publicznym i przedsiębiorstwach państwowych, gdzie potencjał na podobne usługi wydaje się obecnie największy — twierdzi Piotr Jakubowski.
Rynek opłat abonamentowych podobnych usług w Polsce powinien osiągnąć w ciągu najbliższych 3-5 lat łączną wartość około 300 mln zł rocznie.
— O dynamicznym rozwoju rynku świadczy wzrost liczby obsługiwanych firm i samochodów w systemie Findera. W 2006 r. będzie to ponad 500 firm z ponad 12 tys. samochodów. W stosunku do ubiegłego roku daje to prawie 100-procentowy wzrost — dodaje Piotr Jakubowski.
W najbliższej przyszłości systemy do zarządzania flotą będą musiały w jeszcze większym stopniu integrować się z innymi programami i bazami danych w przedsiębiorstwach. Każdy z mobilnych pracowników będzie miał możliwość dostępu do wszystkich informacji w firmie, które są mu niezbędne do wykonywania zadań. Systemy lokalizacyjne już są wzbogacane o nawigację, możliwość kontaktu głosowego i zdalny dostęp do baz danych.