Ich pomysł zrodził się zaraz po wprowadzeniu komputerów do firm — zaprząc informatykę nie tylko do wykonywania w przedsiębiorstwach wszelkich prac związanych z gromadzeniem danych biznesowych, ale też sprawić, aby owe dane stały się dostępne i łatwo osiągalne przez kierujących tymi przedsiębiorstwami menedżerów. Innymi słowy, skomputeryzować cały łańcuch tworzenia wartości, od procesu pozyskania klienta począwszy, a na zarządzaniu produkcją, aprowizacją i sterowaniem finansowym skończywszy — w taki sposób, by każde z kolejnych ogniw działania firmy mogło wykorzystywać informacje z ogniw poprzednich i przekazywać je następnym.
Aplikacje w firmie
W przedsiębiorstwie stosującym zintegrowany system wspomagający zarządzanie parametry nabytego przez klienta produktu są natychmiast po zawarciu transakcji wprowadzane do komputera, który sprawdza stan magazynu i, ewentualnie, automatycznie dokonuje aprowizacji. Jeśli firma jest jednostką produkcyjną, informacje o zakupionym przez klienta produkcie docierają do działu odpowiedzialnego za jego wytworzenie i mają bezpośredni wpływ na automatyczny zakup surowców. Gotowy produkt wysyłany jest w końcu do klienta wraz z fakturą, przygotowaną przez system na podstawie parametrów złożonego przezeń zamówienia, jej opłacenie sprawdzane jest automatycznie.
Ogniwa łańcucha
Przedstawiony powyżej bardzo uproszczony schemat przepływu informacji w zintegrowanym systemie wspomagającym zarządzanie pokazuje, jak istotne i jednocześnie złożone mogą być powiązania pomiędzy jego składowymi, odpowiadającymi różnym funkcjom występującym w przedsiębiorstwie. Jednocześnie pobieżne nawet zastanowienie się nad jego działaniem nasuwa myśl, że istnienie takiego systemu może być w firmie wykorzystane na dwa sposoby — jako technika ułatwiająca i przyśpieszająca wykonywanie operacji oraz jako metoda przeprowadzania kontroli i jednocześnie narzędzie do podejmowania optymalnych decyzji menedżerskich.
Rzeczywiście, dysponując danymi generowanymi w firmie na poziomie różnych ogniw łańcucha wytwarzania wartości, łatwo przeprowadzać ich analizę i na jej podstawie wyciągać wnioski dotyczące działania całego przedsiębiorstwa. Owe wnioski mogą dotyczyć na przykład czynników wpływających na rentowność, wydajność pracy czy zachowanie klientów — to właśnie z nimi związane zastosowanie systemów wspomagających zarządzanie określane jest zazwyczaj mianem decyzyjnego.
Innymi słowy, w firmie stosującej zintegrowane systemy wspomagające zarządzanie menedżer dysponuje w swoim komputerze i w czasie rzeczywistym konsolą pilota ze wszystkimi wskaźnikami niezbędnymi do podejmowania optymalnych biznesowych decyzji taktycznych i strategicznych. Taki nowoczesny sposób prowadzenia działalności wdrażany jest w coraz większej liczbie podmiotów gospodarczych nie tylko w USA, ale i w Europie. I nikogo nie trzeba przekonywać o tym, że teoretycznie stanowi on rozwiązanie, do którego wszyscy powinni dążyć.
Koszty
Ma ono jednak swoją cenę. Jej głównej części nie stanowi bynajmniej koszt sprzętu komputerowego czy nawet oprogramowania. Ogromnie drogo płaci się za opracowanie koncepcji systemu, przeszkolenie załogi firmy w stosowaniu narzędzi wspomagających zarządzanie i ich wdrożenie. Bardzo wysokie są także tak zwane koszty ukryte, związane z dezorganizacją działania firmy w okresie wprowadzania zmian. Decyzja o wprowadzeniu zintegrowanych systemów zarządzania przedsiębiorstwem jest więc bardzo brzemienna w skutkach: według naszego własnego oszacowania blisko połowa przeprowadzonych w Polsce wdrożeń tego rodzaju była nieprzemyślana i — na razie — przyniosła więcej strat niż zysków.