Sztuczna inteligencja

Rafał Kerger
21-09-2005, 00:00

Budżetowanie za pasem, a ty masz dość arkuszy kalkulacyjnych? Są już rozwiązania nowocześniejsze i bardziej przyjazne człowiekowi.

Kosztują, ale za to pozwalają oszczędzić czas i dokonać wiarygodnej projekcji sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Mowa o softwarze do przygotowywania budżetu i kontroli jego wykonania. Aplikacji do budżetowania i controllingu jest na naszym rynku coraz więcej. Specjaliści od oprogramowania business intelligence (BI) — bo i tak nazywa się to narzędzie — zapewniają, że niebawem stanie się ono kanonem w większości polskich przedsiębiorstw, bo jest coraz prostsze w obsłudze.

Pomoc przy decyzjach

Programy BI przeznaczone są dla specjalistów ds. controllingu, pracowników przygotowujących budżety, dyrektorów finansowych czy prezesów firm. Software jest modyfkowany zależnie od potrzeb klienta. Z dostawcą programu możemy ustalić, które piony i w jakim zakresie powinny mieć dostęp do aplikacji. Część użytkowników wprowadza wyłącznie dane do budżetu, inni projektują budżet i kontrolują jego wykonanie. Kierownictwo najwyższego szczebla otrzymuje zaś końcowy produkt, czyli sporządzone z pomocą oprogramowania analizy, raporty i bilanse.

— Narzędzia do budżetowania i planowania finansowego mogą być zasilane danymi pochodzącymi z działających wcześniej w firmie systemów komputerowych (patrz ramka — red.). Praca z ich pomocą skraca czas projektowania budżetu i daje lepszą jakość danych oraz większą kontrolę nad procesem budżetowania — mówi Katarzyna Wrotek, project leader w departamencie hurtowni danych i business intelligence w firmie Hogart (sprzedają kanadyjskie oprogramowanie do budżetowania i controllingu Cognos).

Rynek dla tego software’u zresztą wciąż rośnie.

— W Polsce budżetuje tylko 7 proc. małych firm i 10 proc. średnich. Większość z nich stosuje do tego arkusz kalkulacyjny. To się będzie zmieniać — zapewnia Ryszard Sadowski, prezes Solemis Group, która wprowadza na polski rynek dwa nowe systemy BI — kanadyjski Prophix i duński Targit.

— Od 15 lat prowadzę firmę, w której obowiązują zasady budżetowania i przetrwałem najtrudniejsze okresy na rynku IT. Ani razu nie miałem straty ani kłopotów z płynnością. Rok w rok generowałem zysk i płaciłem dywidendy. Jestem przekonany, że to wynik dobrego planowania i prognozowania — dodaje Ryszard Sadowski.

Zamiast arkuszy

W porównaniu z mającymi już 25- -letnią historię arkuszami kalkulacyjnymi typu Excel systemy BI pozwalają szybciej i wygodniej wprowadzać do systemu zmiany organizacyjne firmy, umieszczać komentarze, na bieżąco raportować i zmieniać konta budżetowe.

— Eliminują one konieczność integrowania setek arkuszy kalkulacyjnych w trakcie budżetowania — mówi Katarzyna Wrotek.

Łatwo też sprawdzać, na jakim etapie prac są poszczególni użytkownicy. Pracownicy z różnych pionów przedsiębiorstwa, którzy mają dostęp do danych i możliwość wprowadzania zmian, widzą korekty i zaawansowanie całego procesu konstrukcji budżetu firmy.

Prezes Prophixa Paul Barber, kiedy prezentował swój program w ubiegłym tygodniu w ambasadzie Kanady, przytoczył wyniki badania przeprowadzonego przez amerykański magazyn dla dyrektorów finansowych CFO (400 tys. subskrybentów). Okazuje się, że przygotowanie arkuszy, modeli i raportów zajmuje im tak wiele czasu, że nie starcza go na analizowanie danych zgromadzonych dzięki owym raportom. Amerykańscy „finansowi” stwierdzili też, że na danych z indywidualnych arkuszy nie do końca można polegać.

— To zrozumiałe — przygotowanie budżetu czy raportów na podstawie danych z 50-100 arkuszy musi być obarczone błędem. I nie ma informacji, jak duży jest ten błąd. Dzięki systemom BI menedżerowie działów finansowych czy centrów kosztów mogą lepiej analizować i zrozumieć kluczowe parametry opisujące działanie i stan przedsiębiorstwa. Zyskują też pewność, że dane w raportach są wiarygodne — stwierdził Paul Barber.

— W systemach do budżetowania i controllingu, takich jak Cognos, możemy łatwo sprawdzić, czy ktoś dobrze wprowadził dane. Plany budżetowe i budżety można aktualizować i weryfikować na bieżąco, zgodnie ze zmieniającą się sytuacją przedsiębiorstwa. Dzięki okresowym — np. kwartalnym — analizom wykonania budżetu możemy też korygować cele i kierunki działania firmy — mówi Katarzyna Wrotek.

Zestawień na kopy

— Programy BI wyposażone są w dużą liczbę możliwych zestawień historycznych czy też służących do wielowariantowego planowania i do monitorowania przebiegu realizacji planów, analizy odchyleń oraz tworzenia alternatywnych scenariuszy rozwoju sytuacji. Wraz z planami definiowane są poziomy alarmowe dla poszczególnych wskaźników. Poza tym np. controlling finansowy krótko- i średniookresowy pozwala przygotowywać bilanse pro forma, rachunki wyników pro forma, planowany cash flow oraz budżet wiodący — mówi Jerzy Kiełbowicz, dyrektor produktu Teta Controlling, w Teta SA. Teta Controlling to polskie narzędzie do budżetowania i controllingu.

— Program umożliwia też analizę wielu wskaźników ekonomicznych: m.in. wskaźnik zadłużenia, wskaźnik sprawności działania, rentowności, itp. Możemy np. dowiedzieć się, w jakich regionach i kiedy najlepiej sprzedaje się produkt lub usługa czy też odpowiedzieć sobie na pytanie, ile kosztować będzie w ZUS planowana na przyszły rok podwyżka płac dla naszych pracowników — dodaje Jerzy Kiełbowicz.

Koszty

Jest jeden problem. Jak dowcipnie przekonuje Stefan Olech, twórca i kierownik Akademii Controllingu Ośrodka Doradztwa i Treningu Kierowniczego, struktura kosztów wprowadzenia w firmie programu do budżetowania i controllingu to: 20 proc. — hardware, 20 proc. — software, 20 proc. razy 6 — dostosowanie programu do firmy, 20 proc. razy 4 — szkolenia dla użytkowników i 20 proc. razy 6 — dostosowanie firmy do programu. Razem 360 proc., czyli ponad 3,5 razy więcej niż przekonują dostawcy programów.

Dostawcy się bronią — ich zdaniem programy nie mają wygórowanych wymagań sprzętowych, a ceny zaczynają się od 30 tys. zł na kilka stanowisk. Drugie tyle może jednak kosztować trwające do kilku tygodni wdrożenie systemu.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Rafał Kerger

Najważniejsze dzisiaj

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Firmy / Sztuczna inteligencja