Witamy w XXI wieku! Jeżeli musimy przyspieszyć produkcję, instalujemy robota. Jeśli chcemy usprawnić ochronę mienia, wdrażamy monitoring wizyjny. Z pomocą blockchainu upraszczamy rejestrowanie transakcji, a dzięki asystentom głosowym unowocześniamy infolinię. W logistyce testujemy zaś drony, które niebawem zastąpią ciężarówki i furgonetki. Czy transformacja cyfrowa objęła również procesy personalne?
– Dzieje się to od lat, ale w ostatnim roku digitalizacja HR nabrała rozpędu, co miało związek z pandemią, dystansem społecznym i pracą zdalną. Z zaawansowanych technologii zaczęli korzystać nawet ci kadrowcy, którzy wcześniej odżegnywali się od nowinek IT – potwierdza dr Sergiusz Prokurat, ekonomista, który w książce „Praca 2.0” z 2016 r. dokładnie opisał postęp wkraczający do branży zasobów ludzkich.
Gadający z botami
Tytułowy bohater kultowego serialu „Czterdziestolatek” inżynier Stefan Karwowski został wybrany na dyrektora Przedsiębiorstwa Robót Drogowych przez... komputer. A przypomnijmy, że były to odległe lata 70. XX w. Współczesne systemy analityki biznesowej coraz częściej wspomagają decyzje personalne – i mogą dostarczać HR-owcom trafniejszych sugestii niż prawdziwi doradcy z krwi i ciała, bo opierają się nie na uprzedzeniach i emocjach, tylko na twardych danych.
– Bez obaw. Na razie sztuczna inteligencja pełni tylko funkcję pomocniczą. Ostatnie słowo należy do człowieka: rekrutera, specjalisty HR czy menedżera zespołu, do którego realizuje się nabór – uspokaja Aleksandra Knecht, psycholog biznesu.
Ale najczęściej rekrutację wspierają systemy wideokonferencyjne i komunikatory, takie jak Teams, Zoom, Skype oraz Basecamp i Webex.
– Ostateczna rozmowa kwalifikacyjna za pośrednictwem laptopa? Przed marcem ubiegłego roku coś takiego było rzadkością. Koronawirus sprawił, że zdalne kontakty z kandydatami stały się normą i wielu HR-owców nawet teraz, po odwołaniu ścisłego reżimu sanitarnego, woli się spotykać wirtualnie niż twarzą w twarz – wskazuje Aleksandra Knecht.
A co powiedzielibyście o interview z czatbotem? Pod tym określeniem kryje się program komputerowy, który najpierw analizuje nadesłane CV, a następnie przeprowadza z kandydatami wstępne wywiady na temat ich kompetencji. Na podstawie uzyskanych w ten sposób informacji personalni wyłaniają osoby, które warto zaprosić na kolejne rozmowy, tym razem bez udziału maszyny.
– Czatboty przyspieszają przepływ informacji i weryfikację starających się o pracę. Spełniają także ważną funkcję wizerunkową: przedsiębiorstwa stawiające na automatyzację postrzegane są jako nowoczesne – mówi Aleksandra Knecht.
Poznaj program kolejnej edycji "Kongresu HR Summit" w formule online >>
Kursy w goglach VR
Nie tylko pozyskiwanie, ale także rozwijanie talentów odbywa się online. Wystarczył miesiąc od wybuchu pandemii, by Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości odnotowała trzykrotny wzrost zainteresowania swoją ofertą e-learningową. Nastał boom na platformy webinarowe, które oferują prelegentom i trenerom dużo więcej niż tylko dostęp do kamery i mikrofonu. Na interaktywnych tablicach i ekranach prowadzący z łatwością mogą zilustrować skomplikowane zagadnienia biznesowe. W trakcie zajęć przeprowadzają testy i zadają pytania sprawdzające. Co jednak ważniejsze: zamieniają słuchaczy w aktywnych uczestników, którzy nie tylko wymieniają się opiniami i wiedzą, ale też pracują razem nad udostępnionymi dokumentami.
Furorę robią też szkolenia wykorzystujące wirtualną rzeczywistość – po założeniu gogli pracownicy odcinają się od bodźców zewnętrznych i trafiają do wykreowanej przez technologię przestrzeni, choćby sali konferencyjnej, w którym zdobywają np. umiejętności negocjacyjne. Międzynarodowa agencja badawcza Technavio szacuje, że do 2024 r. rynek edukacji wspomaganej przez VR będzie rozwijać się z 60-procentową dynamiką.
– Nauczanie zdalne stało się podstawą. I nawet gdy zagrożenie epidemiologiczne całkowicie zniknie, nie będzie już powrotu do starych technik i metod kształcenia zawodowego – przewiduje dr Sergiusz Prokurat.
Samoobsługa pracownicza to kolejna dziedzina, która zyskała popularność w dobie pandemii. Pozwala odciążyć działy HR przez przeniesienie odpowiedzialności za dane na menedżerów i pracowników. W swoich smartfonach mamy aplikacje, za których pomocą można m.in. składać wnioski urlopowe, rozliczać delegacje, sprawdzać ważność badań lekarskich i szkoleń BHP oraz przeglądać kwoty wynagrodzeń.
Zainteresowaniem kadrowców cieszą się również programy ułatwiające jakościowe i efektywnościowe ocenianie zatrudnionych i ich premiowanie, jak również platformy dające dostęp do informacji dotyczących zadań i wymagań stawianych na każdym stanowisku – dzięki nim pracownicy na bieżąco kontrolują, czy pasują do danej funkcji lub projektu. A jeśli stwierdzą, że nie, wybierają szkolenie, aby podnieść swoje kwalifikacje.
Rynek IT jest w stanie odpowiedzieć na każdą potrzebę HR – i nawet skromny budżet nie jest barierą, bo wszystkie narzędzie informatyczne dostępne są w ramach abonamentu.
HR buja w obłokach
Informatyzacja nie omija działów HR w małych i średnich przedsiębiorstwach. Powód jest taki, że szukając oszczędności, próbują usprawnić czynności związane z zarządzaniem kadrami. O rosnącym zainteresowaniu MŚP rozwiązaniami IT decyduje też coraz bogatsza oferta dla tego segmentu. Jeszcze 10 lat temu tylko korporacje mogły sobie pozwolić na zaawansowane systemy informatyczne. Pozostałe firmy w najlepszym razie było stać na bardzo proste i ubogie funkcjonalnie produkty, które nie odpowiadały na ich rosnące potrzeby personalne. Przełom nastąpił wraz z upowszechnieniem chmury obliczeniowej, a konkretnie modelu SaaS (ang. Software as a Service). Teraz w modzie jest „wynajmowanie” narzędzi na tak długo, jak uznajemy to za efektywne biznesowo.
Aplikacje na wynajem
– Gdy mamy ochotę obejrzeć film, nie kupujemy go, tylko wypożyczamy. Z oprogramowaniem dla HR jest podobnie: można mieć do niego dostęp w ramach subskrypcji. Łatwiej płacić co miesiąc abonament, niż inwestować w drogie licencje i ponosić wysokie koszty wdrożeń – mówi Stanisław Syty, menedżer zespołów programistycznych.
Takie podejście pozwala też uniknąć nakładów na rozwijanie kompetencji IT. Dostawca zapewnia utrzymanie rozwiązania, wsparcie, bezpieczeństwo, aktualizacje. Dzięki temu zarówno HR-owcy, jak i zatrudnieni w firmie informatycy, mogą się zająć swoimi podstawowymi, zwykle dużo ważniejszymi obowiązkami.
Czy w następstwie cyfrowej transformacji personalni nie staną się zbędni? Spójrzmy na to inaczej: 70 proc. czasu pracy zajmują im takie czynności, jak przygotowywanie raportów, obsługa wniosków i zapytań pracowników oraz wprowadzanie danych do systemów informatycznych – wynika z raportu Instytutu Badań Rynkowych i Strategicznych Homo Homini. Przeciążenie operacjami biurokratycznymi powoduje, że na rekrutację, rozwój kadr, wdrażanie systemów motywacyjnych i inne sprawy strategiczne specjaliści ds. HR nie mają już sił. Długo przed pandemią narzekali, że jest ich za mało, a obowiązków ciągle przybywa. W ostatnim roku pracodawcy włożyli zaś na ich barki jeszcze większe ciężary. W tej sytuacji kadrowcy jak kania dżdżu potrzebują wsparcia IT.
Kreatywność na uwięzi
– Automatyzacja powtarzalnych, żmudnych i czasochłonnych zadań to nie żaden luksus, to inwestycja, która firmie szybko się zwróci. Chodzi o uwolnienie kreatywności. Niech personalni wykażą się w sferach, które wymagają inwencji, fantazji i empatii – tłumaczy Stanisław Syty.
Czy pracodawcy będą kontynuować informatyzację kadr? Wbrew temu, czego się spodziewano, 38 proc. przedsiębiorstw w dobie pandemii utrzymało swoje budżety IT – wynika z międzynarodowego raportu spółki Yellowbrick. Odsetek deklarujących chęć dalszej digitalizacji z każdym miesiącem rośnie. Dotyczy to także segmentu MŚP.
– Firmy niechętnie obcinają dziś wydatki na inwestycje w technologię. Nic dziwnego, skoro to ona głównie odpowiada za efektywne dysponowanie budżetem – tłumaczy Piotr Prajsnar, prezes Cloud Technologies.
Spodziewajmy się dużej fali wdrożeń, która obejmie również HR.
Alicja Ulanowska