KOMENTARZ PRAWNIKA
Czy opłaca się rejestrować spółki z o.o. elektronicznie, z wykorzystaniem systemu udostępnionego na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości? Jest to rozwiązanie, które niewątpliwie pozwala oszczędzić czas i pieniądze, ale niesie ze sobą sporo ograniczeń.
System nie wymaga podpisu w formie elektronicznej kwalifikowanej odpowiednim certyfikatem.
On sam generuje podpis elektroniczny, po wprowadzeniu do niego danych osób podpisujących umowę spółki (wspólników) oraz wniosek rejestracyjny (członków zarządu lub pełnomocnika procesowego). Z tej przyczyny, aby dokonać rejestracji spółki z o.o. w systemie informatycznym, przyszli wspólnicy oraz osoby, które w spółce będą pełnić funkcje członków zarządu i ewentualnie rady nadzorczej, muszą zarejestrować się i zalogować na stronie ems.ms.gov.pl.
Zawarty w formularzu rejestrowym wzór umowy nowopowstającej spółki może być modyfikowany jedynie w zakresie podstawowych postanowień.
Takich jak: liczba wspólników, członków zarządu, długość ich kadencji, sposób reprezentacji. Istotne jest prawidłowe określenie przedmiotu działalności spółki, z czym wiąże się wybór właściwych kodów z Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). Należy pamięć, że nie każdy rodzaj działalności może być wykonywany w formie prawnej, jaką stanowi spółka z o.o., a przypisanie błędnego PKD nowo rejestrowanej sp. z o.o. w systemie elektronicznym prowadzi do negatywnego rozpatrzenia wniosku przez sąd i w konsekwencji do przepadku opłaty rejestracyjnej (500 zł). Teoretycznie przedsiębiorcy, którzy po wysłaniu wniosku zorientują się, że popełnili błąd, mogą próbować cofnąć źle wypełniony wniosek przed jego rozpatrzeniem (wtedy opłata rejestracyjna zostanie im zwrócona). Wniosek można cofnąć jednak tylko w zwykłej formie pisemnej, ponieważ system informatyczny nie przewiduje takiej możliwości.
Kolejnym ograniczeniem jest brak możliwości pokrycia wkładów na kapitał zakładowy w formie niepieniężnej (w formie aportu). Wspólnik, który chciałby objąć w spółce zakładanej w formie elektronicznej udziały za np. wnoszony na własność do spółki samochód — nie może tego uczynić na tym etapie. Wniesienie aportu do spółki zakładanej w systemie elektronicznym jest możliwe dopiero poprzez zmianę umowy spółki polegającą na podwyższeniu kapitału zakładowego, co odbywa się w tradycyjny sposób przed notariuszem.
Warto ponadto pamiętać, że przy okazji rejestracji elektronicznej nie funkcjonuje zasada „jednego okienka”. System elektroniczny nie daje możliwości złożenia wraz z wnioskiem o rejestrację spółki w KRS wniosków o nadanie spółce numerów NIP (warto złożyć wówczas również wniosek o rejestrację VAT), REGON oraz zgłoszenia jej do ZUS. Te czynności należy wykonać bezpośrednio przed właściwymi urzędami, pamiętając również o tym, aby do każdego wniosku załączyć odpowiednie dokumenty. Zatem, jak widać, zakładanie spółki przez internet — mimo że tańsze — nie zawsze jest procedurą prostszą i mniej kłopotliwą.